Субъектам предпринимательской деятельности как налоговым агентам приходится отчитываться за свои действия перед органами ФНС, т. е. подавать в установленные сроки разного рода документы. Нередко формы отчёта подвергаются изменениям на законодательном уровне, и налогоплательщикам в довольно сжатые сроки приходится переходить на иные формы отчётности. Процесс перехода от старого к новому всегда порождает массу вопросов, это относится и к введению декларации 6-НДФЛ.

Что такое декларация 6-НДФЛ и для чего используется

Форма 6-НДФЛ — это вид отчётности, подаваемый в налоговые органы лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность и использующими труд наёмных работников. Аббревиатура НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц».

Человек заполняет документ

Форма 6-НДФЛ, обязательная для всех работодателей, действует с 2016 года

Форма 6-НДФЛ содержит данные обо всех проделанных руководителем вычетах и начислениях по налогам на зарплату работников.

Разработана отчётность для усиления контроля со стороны ФНС за правильностью, полнотой и своевременностью уплаты НДФЛ в бюджет. Данная форма действует с начала 2016 г., но она ни в коем случае не отменила и более раннюю форму 2-НДФЛ. Образец бланка 6-НДФЛ здесь. При возникновении вопросов, связанных с оформлением данной формы отчёта, нелишним будет обратиться к законодательству.

Налоговый кодекс

Одним из основных нормативных актов нашей страны, рассматривающим систему налогообложения, является Налоговый кодекс

Таблица: нормативные акты, регламентирующие деятельность, связанную с НДФЛ

НаименованиеХарактеристика
Налоговый кодекс РФ.Устанавливает систему налогов и сборов в нашей стране.
Приказ ФНС России от 14.10.2015 №ММВ-7–11/450@.Вводит новую налоговую декларацию 6-НДФЛ. С порядком оформления можно ознакомиться здесь.
Информация ФНС от 20.11.2015.Разъясняет правила расчёта НДФЛ коммерсантами.
Письма ФНС России.Затрагивают вопросы оформления декларации 6-НДФЛ и контрольных соотношений.

Основные отличия форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ:

  1. В новой декларации детализируется информация по каждому физическому лицу, который в отчётном периоде получал от субъекта предпринимательской деятельности какие-либо доходы.
  2. В форме 6-НДФЛ отражаются не только начисленные и выплаченные доходы, но и все проведённые вычеты, а также рассчитанные налоги.
  3. Новый отчёт заполняется и подаётся в контролирующий орган по результатам отчётного квартала (2-НДФЛ сдаётся раз в год).
Образец 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ отличается от расчёта 2-НДФЛ не только сроками подачи, но и содержанием

Форма 6-НДФЛ с прошлого года изменений не претерпела. Расчёт 6-НДФЛ может подаваться в электронной форме и в бумажном виде.

Второй вариант используется, если не более 25 человек получили доходы за налоговый период. Отчёт 6-НДФЛ оформляется в том числе и для выплат по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

По договору ГПХ датой фактического получения дохода признаётся день выплаты физическому лицу денег. Причём неважно, аванс это или окончательный расчёт. Каждая такая выплата фиксируется в 6-НДФЛ отдельным блоком и датой.

Налоговый кодекс РФ (пп.1 п.1 ст.223)

С примером заполнения 6-НДФЛ по договору ГПХ можно ознакомиться здесь.

Куда и в какие сроки сдаётся декларация 6-НДФЛ

Декларация сдаётся теми организациями и ИП, у которых есть наёмные работники. Это касается также нотариусов, адвокатов и других лиц, имеющих частную практику. Отчёт предоставляется каждый квартал. При этом необходимо успеть подать его до конца месяца, следующего за отчётным кварталом.

Нередко случается, что день сдачи отчёта приходится на праздник или выходной. В такой ситуации подача документов переносится на ближайший рабочий день, следующий за днями отдыха.

Мужчина в офисе

Индивидуальный предприниматель является одним из налоговых агентов, кто должен сдавать 6-НДФЛ

Таблица: сроки сдачи отчётности в 2017–2018 гг.

ПериодПоследний срок сдачи
Квартал 12 мая 2017 г.
Квартал 231 июля 2017 г.
Квартал 331 октября 2017 г.
Год2 апреля 2018 г.

В отличие от квартальной отчётности, срок сдачи годовой декларации всегда приходится на последнее число месяца, первого за отчётным годом квартала.

Если налоговые агенты не успеют вовремя направить форму 6-НДФЛ, то в соответствии с НК РФ будут начисляться штрафные санкции. Работодателям, нарушившим установленные законодательством сроки, придётся заплатить в бюджет 1 тыс. руб. за каждый месяц просрочки.

Кошелёк и деньги в женских руках

За несвоевременную сдачу отчёта 6-НДФЛ предусмотрен штраф

Контролирующие органы наделены полномочиями блокировать расчётные счета тех ИП и коммерческих организаций, которые более чем на 10 дней задержались с подачей отчётности. Если субъекты предпринимательской деятельности подали форму 6-НДФЛ с недостоверными данными, то им грозит штраф в размере 500 руб. за каждый неправильно заполненный отчёт.

Отчёт сдаётся в налоговую инспекцию по месту нахождения организации или месту жительства ИП.

Если у компании есть обособленные подразделения, отчётность подаётся в зависимости от того, где сотрудники получают доход.

Вывеска почты России на здании

Заполненную декларацию 6-НДФЛ можно отправить в ИФНС по почте

Отчёт направляется следующими способами:

  • через интернет (в этом случае датой сдачи является дата отправки письма на электронную почту);
  • по почте с описью вложения (датой сдачи считается день, отмеченный работником почты на квитанции об отправлении);
  • лично или через официального представителя компании (датой сдачи считается дата, проставленная инспектором налоговой службы на втором экземпляре отчёта).

Нулевой отчёт 6-НДФЛ

Если работники в фирме отсутствуют либо компания или ИП не начисляли и не выплачивали доходы физлицам, то форма 6-НДФЛ не сдаётся. Но при этом не исключается представление нулевого отчёта 6-НДФЛ. С образцом можно ознакомиться здесь. Налоговые органы будут ожидать отчёта от фирм и ИП, даже если тем не надо отчитываться перед ними в отношении формы 6-НДФЛ, т. к. инспекторы могут пока не располагать такой информацией. Чтобы в таком случае не произошло начисления штрафа, многие налогоплательщики предпочитают подавать нулевые отчёты.

В связи с этим налогоплательщики могут поступить следующим образом:

  • передать в ФНС письмо о том, что фирма или ИП не обязаны сдавать расчёт 6-НДФЛ;
  • сдать нулевой расчёт 6-НДФЛ.
Калькулятор

Налоговые агенты имеют возможность представить нулевой расчёт 6-НДФЛ

Если налогоплательщики решили отправить нулевой отчёт, то они должны быть готовы к тому, что его придётся направлять по итогам каждого отчётного периода. Титульный лист нулевого отчёта оформляется также, как обычная форма 6-НДФЛ, но в графах раздела 1 и 2 ставятся прочерки.

Видео: процедура сдачи декларации 6-НДФЛ

Процедура заполнения формы 6-НДФЛ

При оформлении декларации 6-НДФЛ стоит обратить внимание на следующие особенности:

  1. При подаче документа в письменном виде отчёт заполняется чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
  2. Строки заполняются слева направо. При отсутствии каких-либо данных в соответствующих им разделах ставится прочерк.
  3. В тех строках, где должны быть значения в цифрах, вместо прочерка ставится «0».
  4. Суммы фиксируются в рублях и копейках. Размер налога округляется до полных рублей.
  5. Запрещаются исправления любого рода.
  6. При обнаружении ошибки отчёт переделывается.
Девушка перед ноутбуком

Форма 6-НДФЛ должна быть заполнена в соответствии с требованиями законодательства

Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов.

Титульный лист заполняется подобным образом:

  • указывается ИНН и КПП юрлица (у ИП — только ИНН);
  • проставляется номер корректировки (для первичного отчёта ставится «000», если сдаётся уже корректировочный отчёт — то «001» и т. д.);
  • ставится код периода, за который составлен отчёт (коды можно посмотреть в Приложениях к приказу об утверждении бланка) и год: если сдаётся отчёт за девять месяцев, то код периода будет «33» и год «2017»);
  • далее указывается код налогового органа, в который отправляется отчёт и код места представления (также можно посмотреть в Приложении): кода отчёт сдаётся по месту учёта юрлица — «212», если по месту жительства ИП — «120»;
  • указывается наименование юрлица или Ф. И. О. ИП;
  • ставится код ОКТМО (общероссийский классификатор территорий муниципальных образований). Если кодов несколько, тогда необходимо заполнить несколько отчётов на каждый код;
  • указывается контактный телефон, проставляется количество страниц отчёта и количество листов приложений к нему, если они имеются.
Образец титульного листа формы 6-НДФЛ

Правая сторона титульного листа формы 6-НДФЛ заполняется сотрудником налоговой инспекции

Нижние части титульного листа заполняются следующим образом:

  • левая часть — для лица, представляющего отчёт в налоговый орган;
  • правая часть — для работника налоговой инспекции.
Образец раздела 1 налогового отчёта

Раздел 1 формы 6-НДФЛ состоит из двух блоков, один из которых включает строки с 010 по 050, другой — с 060 по 090

Раздел 1 суммарно отражает те доходы, которые получают работники в ходе своей трудовой деятельности. Сюда же входят общие суммы налога, которые будут рассчитаны на основании доходов работника. Раздел 1 условно состоит из 2 блоков.

Таблица: характеристика раздела 1 формы 6-НДФЛ

БлокиСтроки и их заполнение
Первый блок включает строки с 010 по 050Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога:
  • в строке 010 указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%);
  • в строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010;
  • в строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу ст. 217 НК РФ;
  • в строке 040 отражается сумма исчисленного налога;
  • в строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода;
  • в строке 040 и 050 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.
Второй блок включает строки с 060 по 090Независимо от применяемых налоговых ставок заполняется только один раз на первой его странице:
  • в строке 060 указывается общее количество физлиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приёма на работу в течение одного налогового периода одного и того же физлица, количество физлиц не корректируется. Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо;
  • в строке 070 указывается общая сумма удержанного налога;
  • в строке 080 отражается сумма НДФЛ, которая была исчислена, но по каким-то причинам не удержана;
  • в строке 090 отражается сумма налога, которая будет возвращена налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ.

В разделе 2 отражаются показатели, произведённые за последние 3 месяца отчётного периода.

В разделе 2 фиксируются:

  • все действия по начислению доходов, которые будут выплачены в отчётном периоде (в течение квартала) с указанием даты начисления;
  • суммы удержанного налога с каждого выплаченного дохода с указанием даты удержания;
  • дата перечисления НДФЛ в налоговый орган по факту.
Образец раздела 2 налогового отчёта

В разделе 2 формы 6-НДФЛ указываются показатели трёх последних месяцев отчётного периода

Раздел 2 содержит строки 100–140:

  • в строке 100 — дата фактического получения доходов, отражённых по строке 130. Определяется в соответствии со ст.223 НК РФ;
  • в строке 110 — дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отражённых по строке 130. Дата удержания в денежной форме совпадает с датой их фактической выплаты. Дата удержания НДФЛ с доходов в натуральной форме и полученных в виде материальной выгоды совпадает с датой выплаты любых доходов в денежной форме, из которых удерживается такой НДФЛ;
  • в строке 120 — дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
  • в строке 130 — обобщённая сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в дату, указанную в строке 100;
  • в строке 140 — обобщённая сумма удержанного НДФЛ в дату, указанную в строке 110.

Образец заполнения 6-НДФЛ при увольнении сотрудника.

Пример заполнения отчёта при оплате сверхурочных.

Пример заполнения отчёта при задержке заработной платы.

Пример заполнения отчёта при излишне удержанном НДФЛ.

В форме 6-НДФЛ пособие по беременности и родам не фиксируется в силу того, что данные выплаты не относятся к зарплате (или иным доходам) работника.

Видео: правила заполнения декларации 6-НДФЛ

Особенности отражения в 6-НФДЛ выплат «переходящих» периодов

Наиболее спорные вопросы по поводу заполнения расчёта 6-НДФЛ — это выплаты «переходных» периодов. С ними сталкиваются, когда заработная плата или премия начислены в одном отчётном периоде, а выплачены в другом.

«Переходящие» выплаты отражаются в декларации в том отчётном периоде, когда операция завершена.

Денежные купюры в руках человека

Если плата за труд работника начислена в одном месяце, а осуществлена в следующем, в отчёте 6-НДФЛ данная операция отражается как «переходящая» выплата

Таблица: пример заполнения отчёта в отношении «переходящих» выплат

СитуацияКак заполняется форма
Зарплата за март выдана в апреле.Мартовская зарплата, выплачиваемая в апреле, отражается в разделе 1 расчёта за I квартал. Вписывается только начисленный доход, вычеты и налог (строки 020, 030, 040). В строках 070 и 080 ставится «0», т. к. дата удержания налога ещё не наступила. НДФЛ с мартовской зарплаты удерживается только в апреле в момент выплаты. Поэтому она отражается в строке 070 раздела 1, а сама операция в разделе 2 отчёта за полугодие.
Отпускные за апрель выданы в марте.В расчёте за I квартал отпускные отражаются и в разделе 1, и в разделе 2, т. к. доход у сотрудника возник в марте, когда он получил деньги. Рассчитать и удержать НДФЛ с отпускных компания должна будет в день выплаты, а перечислить удержанную сумму в бюджет — не позднее 31 марта.

Проверка правильности заполнения отчётной декларации

В декларации 6-НДФЛ должны указываться только верные показатели. При заполнении формы полезно будет обратиться к контрольным соотношениям.

Контрольные соотношения используются для сверки показателей, т. е. значения одной строки должны соответствовать другой или же быть больше/меньше и т. п.

Контрольные соотношения можно найти в следующих источниках:

  • в письме ФНС России от 10 марта 2016 г. №5С-4–11/3852;
  • на сайте ФНС (https://www.nalog.ru/rn92/).
Документы на рабочем столе

Налоговый агент должен на основании контрольных соотношений проверить, правильно ли заполнен отчёт

При помощи контрольного соотношения проверяется:

  • нет ли ошибок при переносе показателей из регистров;
  • все ли доходы указаны;
  • нет ли ошибок при подсчёте;
  • все ли вычеты предоставлены работникам и нет ли лишних сумм;
  • со всех ли сумм удержан налог и перечислен в бюджет.

Проверка отчётности налоговой службой

Инспекторы налоговой службы проверяют полученные от налогоплательщиков расчёты 6-НДФЛ следующими способами:

  • на основе камеральной проверки — обязательной процедуры, проводимой налоговыми органами;
  • при помощи сверки с совершёнными платежами в бюджет;
  • в соотношении с 2-НДФЛ.

Особенности камеральной проверки заключаются в следующем:

  • запускается проверка только после того, как ИП или коммерческие организации сдали отчёт 6-НДФЛ;
  • продолжительность проверки не может быть более 3 месяцев.
Инспекторы налоговой службы проверяют документы

Камеральная проверка — один из видов налогового контроля декларации 6-НДФЛ

Поэтапные действия сотрудника налогового органа:

  1. Сверяет общую информацию об организации, представленную в форме отчёта (правильно ли указан адрес, ИНН, ответственное лицо и другие параметры).
  2. Отчёт 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, в связи с чем при изучении данных первого и второго разделов инспектор смотрит, чтобы более поздние данные не оказались меньше. Если выяснено несоответствие, то расчёт выполнен неверно.
  3. Сверяет контрольные соотношения. С их помощью инспектор выявляет соответствие отчёта информации, имеющейся в ФНС.
  4. Пересчитывает некоторые параметры с целью выявить возможные арифметические ошибки, допущенные бухгалтером при заполнении формы 6-НДФЛ.
  5. После сдачи годового отчёта налоговый инспектор вновь сверяет контрольные соотношения.
Мужчина рассматривает документ через лупу

Налоговые органы тщательно проверяют поданные декларации на предмет допущенных ошибок налоговыми агентами

Когда в ходе проверки обнаруживаются какие-либо ошибки, о них извещают налогоплательщика. На его адрес направляют требование о предоставлении объяснений по существующим вопросам или для корректировки данных.

Контрольные соотношения, используемые налоговыми органами при проверке:

  • отслеживается дата представления расчёта, зафиксированная налоговым органом на титульном листе. Она не должна быть позже установленной законом;
  • значение в строке 020 должно быть больше или равно значению в строке 030;
  • значение в строке 040 должно быть больше или равно значению в строке 050;
  • необходимо соблюдение следующего равенства: строка 040 = строка 010 * (строка 020 — строка 030).

При осуществлении сверки формы 6-НДФЛ с совершёнными платежами в бюджет сравниваются данные расчёта с КРСБ (карточкой расчёта с бюджетом) по конкретному налогоплательщику:

  • первая проверка: уплаченный НДФЛ с начала года по КРСБ больше или равен разности строк 070 и 090;
  • вторая проверка: дата оплаты налога по КРСБ более ранняя или совпадает с данными в строке 120.

Проверка годового отчёта осуществляется при помощи сверки с 2-НДФЛ. По итогам проверки сумма, которую налогоплательщики отчислили работникам за их трудовую деятельность, должна соотноситься с данными, отражёнными в справках о доходе физлиц.

Как подаётся уточнённый расчёт по форме 6-НДФЛ

Заполнять отчёт 6-НДФЛ надо внимательно, чтобы не возникло ошибок. Ошибки, даже если это помарка, расцениваются как искажение информации. Это ведёт к начислению штрафов. Если декларация содержит ошибки, то на ИП или организацию налагается штраф в размере 500 руб. за каждый документ. Существует возможность избежать административного наказания. Для этого необходимо успеть направить подкорректированный документ раньше, чем инспекторы обнаружат ошибку.

Один человек передаёт другому документ

Если налоговый агент обнаружил ошибку в уже отправленном отчёте, он может попытаться избежать штрафных санкций, подав уточнённый документ

Таблица: особенности уточнённого расчёта

Характер ошибкиКак исправить
Ошибка в реквизитах на титульном листе (некорректный ИНН или название организации).Меняются реквизиты, остальные данные заполняются так же, как и в первый раз.
Не выделены строки 010–050 для каждой ставки налога.При заполнении раздела 1 может быть не учтено, что для каждой ставки налога строки 010–050 заполняются отдельно. В уточнённом расчёте добавляются строки 010–050 для каждой ставки, а в строках 060–090 будут суммарные данные по всем ставкам.
Ошибки в отражении зарплаты, выплачиваемой в следующем периоде.Данные по строкам 040–070 не должны быть равны. Если организация выплачивает зарплату в следующем месяце, то НДФЛ удерживает также в следующем, но начислит в текущем.
Ошибка в количестве физлиц.Исправлению подлежит только некорректное количество физлиц по строке 060. Один и тот же сотрудник не может учитываться дважды.
Ошибка в заполнении строк 100–120.Ошибкой при заполнении строки 100 является указание даты выдачи зарплат вместо последнего дня месяца. А в строке 110 как раз указывается день выдачи зарплаты. В строке 120 указывается дата, когда налоговый агент сделал перевод в бюджет.
Ошибочное указание дохода за вычетом НДФЛ в строке 130.В строке 130 отражается доход до вычета НДФЛ, т. е. начисленный доход. Если будет указана иная сумма, следует подавать «уточнёнку».

При подаче уточнённого расчёта отражается номер корректировки («001», «002», «003» и т. д.). Если у сотрудников налогового органа возникли вопросы к налогоплательщику по представленной декларации, предприниматель или компания должен будет написать письмо-пояснение к расчёту. Форма подаётся в произвольной форме, т. к. утверждённой нормативными документами формы не существует. Образец пояснения тут.

Требования к написанию пояснения:

  • все спорные моменты должны быть пояснены;
  • текст должен быть снабжён аргументами и доказательствами;
  • должны быть указаны реквизиты организации и фамилия руководителя.
Старинные часы в желтой листве

Уточнённый расчёт должен быть подан в установленные законодательством сроки

Направляется уточнённый расчёт в течение 5 рабочих дней. Отсчёт осуществляется с того момента, когда предприниматель или компания лично получили требования о даче пояснений.

Видео: подача уточнённого расчёта

Налоговая декларация 6-НДФЛ — документ, в обязательном порядке заполняемый участниками предпринимательской деятельности (ИП и организациями), у которых есть наёмные сотрудники. Документ подаётся в установленные законодательством сроки. Нарушение этих сроков чревато штрафными санкциями от налоговых органов. Ошибки, допущенные налогоплательщиками в отчёте, ведут к административной ответственности в виде штрафа. Для снижения вероятности ошибок при самостоятельной проверке следует воспользоваться контрольными соотношениями. Если погрешность обнаружена уже после подачи декларации, необходимо отправить уточнённый отчёт. От скорости его отправки зависит, будут начислен штраф или нет.