До 2 апреля 2018 года работодатели должны будут составить и сдать в налоговые органы отчёт по форме 6-НДФЛ за 2017 год. Несмотря на то что бухгалтеры предприятий и индивидуальные предприниматели отчитываются за удержанный и перечисленный подоходный налог уже второй год, всё же налоговые инспекторы находят нарушения в заполнении этой формы и, соответственно, штрафуют за них. ФНС в письме № ГД 4–11/22216@ от 01.11.2017 года отмечает, в числе прочих ошибок, неправильное отражение в форме 6-НДФЛ налога на доходы физических лиц с выплат по больничным листам и отпускным.

Основания для оплаты больничных и отпускных

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей:

  • ст. 114 — предоставлять работникам ежегодно оплачиваемый отпуск;
  • ст. 183 — оплачивать время болезни работников согласно больничным листам.

Положениями гл. 23 НК РФ определено, что все доходы граждан страны, в том числе оплата больничных и отпускных, облагаются налогом на доходы физических лиц. Соответственно, начисление отпускных и больничных, удержание и перечисление с них налога отражаются в отчёте 6-НДФЛ. Из этого правила в Налоговом кодексе исключены выплаты социальных пособий, в том числе пособия по беременности и родам (п.1 ст.217 НК РФ), которые не облагаются НДФЛ.

Требования к налоговому учёту по НДФЛ

Работодатель должен заносить в налоговый регистр сведения по видам начисленных по каждому работнику сумм доходов в соответствии с кодами. Формы регистров в Налоговом кодексе не определены, каждый работодатель обязан самостоятельно их разработать в соответствии со спецификой своей предпринимательской деятельности. Важно, чтобы в налоговом учёте по НДФЛ были сведения:

  • необходимые для идентификации плательщиков налога;
  • суммы дохода, уплачиваемые получателям за вычетом предоставляемых налоговых льгот;
  • даты всех выплат;
  • день удержания и перечисления налога в бюджет.

Эти данные из регистра переносятся в форму налоговой отчётности.

При заполнении декларации 6-НДФЛ необходимо помнить о сроках, установленных статьями НК:

  • ст. 223 — дата фактической выплаты дохода — в случае отпускных и больничных — это день, когда работник реально получил отпускные или больничные;
  • ст. 226 — дата удержания НДФЛ — в тот же день у работника удерживают НДФЛ, то есть работник получает сумму отпускных и пособие по временной нетрудоспособности без суммы удержанного налога;
  • ст. 226.1 — срок перечисления НДФЛ в бюджет — налог, удержанный с отпускных и больничных, необходимо перечислить в бюджет не позже чем в последний день месяца, в котором были выплачены эти пособия.

Видео: правила заполнения формы 6-НДФЛ

Как вносить сведения по отпускным в 6-НДФЛ

Статья 136 ТК РФ требует начислить и выдать отпускные не позже трёх дней до начала отпуска. Рассмотрим пример отражения начисленных отпускных и удержанного налога.

В течение трёх дней с момента подписания заявления на отпуск работодатель начисляет сумму отпускных и выдаёт работнику за вычетом налога на доход. Даты начисления денег и удержания с них налога совпадают.

В разделе 1 отчёта 6-НДФЛ отражаются:

  • сумма отпускных (строка 020), в нашем примере — 470000руб.;
  • исчисленный налог (строка 040) — 60554руб.;
  • удержанный налог (строка 070) — 60554 руб.

В разделе 2 по строкам 100 — 140 суммы отпускного пособия и налога в разрезе видов отражаются в том месяце, в котором были начислены и выданы:

  • 100 вносится дата — день начисления денежного пособия — 19.08.2017;
  • 110 — та же дата, одновременного удержания налога — 19.08.2017;
  • 120 — предельный срок для перечисления удержанного налога в бюджет — 31.08.2017;
  • 130 — сумма отпускных;
  • 140 — сумма налога.
Отпускные в 6-НДФЛ

В форму 6-НДФЛ вносятся данные о сумме и датах выплаты отпускных и налогов

Больничные в 6-НДФЛ

Работодатель в течение 10 дней после предъявления больничного листка работником должен начислить пособие и выдать его вместе с очередной заработной платой. Соответственно, начисление пособия по временной нетрудоспособности и удержание с него налога на доходы физических лиц следует отразить в отчёте 6-НДФЛ.

В разделе 1 суммы начисленных больничных, исчисленного с них налога должны разноситься по строкам 020, 040 и 070 в общей сумме других доходов и удержаний.

В разделе 2 этого же отчёта блок строк 100 — 140 по больничным отражайте отдельно, поскольку у ПВН собственные сроки перечисления удержанного налога.

Например, в фирме NN бухгалтер начислил 15000 рублей пособия по больничному листу, которое было выдано 20.07.2017.

С суммы пособия удержали 13% налога — 1950 рублей в тот же день 20 июля 2017 (п.3 ст.226 НК РФ).

31 июля налог перечислили в бюджет, как требует п. 6 ст. 226 НК РФ. Сведения по-больничному отразили в отчёте 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017г.

6-НДФЛ разд. 2

Начисление больничных и удержание с них налога на доходы физических лиц следует отразить в отчёте 6-НДФЛ

Внесение в 6-НДФЛ информации по переходящим больничным

На практике часто случается, что работник компании болеет в одном квартале, а получает ПВН в другом отчётном периоде, иногда в разные годы.

Например, работник болел в декабре 2017 года. На работу вышел 28 декабря. Больничные в сумме 22000 рублей выплатят в день выдачи очередной зарплаты 14 января 2018 года.

В этой ситуации возникает расхождение между видами учёта: бухгалтерским и налоговым. По правилам бухучёта сумма пособия по временной нетрудоспособности включается в отчётность за 4 квартал 2017 года. В налоговом же учёте, согласно указаниям ФНС в письме № БС-4–11/1249@ от 25.01.2017 года, сумму пособия 22000 рублей, выданную 14 января 2018 года, бухгалтер отразит в отчёте за 1 квартал 2018 года. Заполним соответствующие строки формы 6-НДФЛ:

  • 020 — 22000 — сумма пособия;
  • 040 — 2860 — рассчитан налог с дохода;
  • 070 — 2860 — удержан исчисленный налог;
  • 100 — 14.01.2018 пособие выплачено;
  • 110 — 14.01.2018 удержан налог;
  • 120 — 31.01.2018 перечислен налог в бюджет;
  • 130 — 19140 — сумма фактически выплаченного пособия;
  • 140 — 2860 — сумма удержанного налога.

Разбор ошибок ФНС

В письме № ГД-4–11/22216@ от 01.11.2017года ФНС вновь разъясняет, что в отчёт 6-НДФЛ включаются доходы за тот период, когда денежные средства конкретно выплачены, а не в том периоде, за который начислены.

Выше мы разбирали пример, иллюстрирующий это положение: работник болел в декабре 2017 года, а больничные получит в январе 2018 года. Соответственно, суммы оплаченных больничных, удержанного и перечисленного налога следует отразить в отчёте за 1 квартал 2018 года, а не за 4 квартал 2017 года.

Под «занавес» года ФНС России опубликовала письмо №ГД-4–11//22216@ от 01.11.2017 с анализом наиболее часто встречающихся ошибок при составлении и сдаче формы 6-НДФЛ. В список типичных нарушений входит и отражение выплат пособия по временной нетрудоспособности и отпускных. Их анализ и знание правил помогут правильно заполнять и сдавать без штрафа отчёт по форме 6-НДФЛ.