При увольнении у работника, как правило, прекращаются все официальные отношения с прежним работодателем. При этом на администрации лежит обязанность по выдаче бывшему сотруднику документов, подтверждающих правомерность проведённых с ним расчётов и обеспечивающих возможность воспользоваться на новом месте всеми предусмотренными льготами и правами, подтвердить свой профессиональный статус.

Какие документы должны быть выданы при увольнении

Различают документы, обязательные к выдаче во всех случаях и любой категории сотрудников, и дополнительные документы, обязательные к выдаче в определённых случаях или определённым работникам. Перечень выдаваемых документов одинаков независимо от основания расторжения трудового договора.

Обязательные документы

Обязанность по выдаче конкретных документов и виды обязательных документов предусмотрены ТК и другими правовыми актами. Обязательные к выдаче при увольнении документы передаются в день увольнения.

Трудовая книжка

Трудовая книжка основным является официальным персональным документом, отражающим все трудовые перемещения работника, в т. ч. внутри одной организации. В будущем предполагается отказаться от бумажной формы документа и перейти на электронную, но пока действует прежний порядок.

В книжке должна быть сделана запись об увольнении. Перед выдачей документа все внесённые в неё работодателем сведения заверяются подписью первого руководителя (ответственного кадрового работника), печатью и подписью увольняемого. По непонятным причинам в большинстве случаев кадровики не требуют при увольнении от работника поставить свою подпись, хотя это прямо предусмотрено п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, утв. Пост. ПРВ от 16.04.2003 № 225.

Страница трудовой книжки с записью об увольнении

При увольнении записи в трудовой книжке должен заверить в том числе и работник

Согласно ст. 84.1 ТК заполненная книжка выдаётся в день увольнения. При невозможности выдачи в день увольнения в связи с отказом работника от получения или отсутствии на рабочем месте, администрация уведомляет сотрудника о необходимости личного обращения за документом или выражении согласия на отправку почтой. По письменному заявлению работника, своевременно не получившего трудовую книжку не по вине администрации, выдача осуществляется в течение 3 рабочих дней.

Получение книжки работник подтверждает своей подписью в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей, ведение которой является обязательным согласно п. 40 Правил. Копия уведомления о необходимости получить трудовую книжку, подтверждение вручения (отправки) уведомления, согласие работника на почтовую пересылку документа также хранятся в материалах личного дела.

Расчётный лист

Согласно ст. 136 ТК работнику в письменном виде при каждой выплате зарплаты (ежемесячно) должна предоставляться информация:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  • о размерах и об основаниях произведённых удержаний;
  • об общей сумме, подлежащей выплате.

Документ, содержащий указанную информацию, получил название «расчётный лист». Форма листа и порядок его выдачи законодательно не определены и должны быть установлены локальным актом. В качестве примера можно привести такую расчётку. В бухгалтерское ПО встроены готовые варианты.

Приказ об утверждении формы расчетного листа

Форма расчётного листа и порядок его выдачи определяется работодателем

Расчётный лист вручается работникам ежемесячно и в строгом смысле не является документом, выдаваемым в связи с увольнением. Обязательная выдача при увольнении вытекает из содержания ст. ст. 84.1 и 136 ТК.

Сведения персонифицированного учёта

Ч. 4 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает обязанность работодателя передать работнику при увольнении сведения о персонифицированном учёте. Сведения сводятся в формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Последняя справка является нововведением, отчётность по этой форме впервые предоставляется в 2018 г. за предыдущий год. В выдаваемой справке не должно быть сведений о других работниках. Выдача документа, отражающего данные на других работников, запрещена. Выдававшаяся ранее справка РСВ-1 в 2018 году не оформляется. Формы необходимы для обеспечения правильности начисления пенсии.

Справка о зарплате за два года

В соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 ФЗ от 29.12.2006 N 255-ФЗ, в целях обеспечения прав работника на выплаты в системе ОСС (пособия по временной нетрудоспособности, материнские выплаты) при трудоустройстве на новом месте, работодатель обязан выдать справку за два предшествующих и текущий год, содержащую сведения:

  • о сумме заработка, на которую начислялись страховые взносы;
  • о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в соответствии с законодательством не начислялись.

Медицинская книжка

Для некоторых категорий работников предусмотрено обязательное оформление медицинской книжки. В период работы документ хранится в личном деле сотрудника или выдаётся ему на руки по требованию. При прекращении трудовых взаимоотношений медкнижка должна быть выдана увольняемому в день увольнения.

Медицинская книжка

Для некоторых категорий работников установлено обязательное оформление медицинских книжек

Порядок хранения медицинских книжек нормативно не установлен. Единственное упоминание об обязанности передать работнику медкнижку содержится в справочной информации, приведённой на стр. 30 самого документа. В связи с тем, что форма установлена в соответствии с ТК компетентным и уполномоченным на это органом — Роспотребнадзором (Приказ от 20.05.2005 N 402), обязанность её выдачи можно считать законодательно закреплённой. Такой позиции придерживается Верховный Суд в решении от 24.03.2015 N АКПИ15–272.

Документы, выдаваемые по заявлению работника

Некоторые документы выдаются по мере необходимости по заявлению работника. Общая обязанность администрации выдать по требованию работника в течение 3 рабочих дней документы, связанные с работой, а также их копии, установлена ст. 62 ТК. Используемый в статье термин «работник» в данном случае охватывает и бывших сотрудников. Это вытекает из содержания нормы. В качестве одного из подлежащих выдаче документов в статье указан приказ об увольнении. Учитывая, что документы выдаются в трёхдневный срок, указание на выдачу такого приказа непосредственно работающему заявителю бессмысленно. Такая позиция подтверждается и судебной практикой.

Справка по форме 2-НДФЛ

Традиционно кадровые работники вручают увольняемому справку 2-НДФЛ (новая форма). Обязанность выдачи такой справки по заявлению сотрудника установлена ст. 230 НК. Документ предоставляется в течение 3 дней с момента подачи письменного заявления. Справка может использоваться новым работодателем при расчёте больничного, хотя в этих целях в обязательном порядке должна быть выдана вышеназванная справка о зарплате за два года.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Для исчисления размера пособия по безработице в службу занятости необходимо предоставить справку о зарплате за 3 месяца.

Документы об аттестации

Для отдельных категорий работников законодательно установлена обязанность регулярно проходить аттестацию (педагогические работники, работники культуры и др.). Результаты аттестации оформляются протоколом комиссии, выписка из которого хранится в личном деле сотрудника. Аттестация действительна в течение определённого периода. При трудоустройстве на новом месте для подтверждения соответствия потребуется копия выписки.

Другие документы

В зависимости от обстоятельств сотрудник, в т. ч. бывший, вправе запросить, а работодатель обязан предоставить:

  • копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
  • о периоде работы у данного работодателя;
  • копии приказов о взысканиях, поощрениях;
  • другие документ, связанные с работой.

Иногда может потребоваться характеристика (новому работодателю, в рамках уголовного, административного или гражданского производства, для представления в органы опеки и попечительства и т. д.). Формально характеристика не подпадает под документы, выдача которых обязательна по требованию работника. Здесь потребуется личный контакт с бывшим руководителем.

Оформление передачи документов

Движение некоторых документов должно отражаться в специальных журналах, ответственность за ведение которых несут соответствующие структурные подразделения. Кадровая служба отвечает за отслеживание перемещений трудовой книжки, бухгалтерия контролирует выдачу справок и т. д. Работники подтверждают получение своей подписью в таких журналах. Факт вручения трудовой книжки при увольнении обычно дополнительно подтверждается и собственноручной распиской произвольной формы.

Расписка в подучении трудовой книжки

Получение трудово книжки при увольнении обычно подтверждается собственноручной распиской

По общим правилам делопроизводства, даже если обязанность получателя подтвердить вручение ему документа нормативно не установлена, выдавать документы следует только с подтверждением получения. С учётом того, что при увольнении работнику передаётся пакет документов, в подтверждение передачи целесообразно оформлять соответствующий единый акт.

В акте следует указать:

  • наименование юридического лица, предпринимателя;
  • место и время составления акта;
  • должность, Ф. И. О. передающего лица, получателя;
  • основания передачи;
  • точный перечень передаваемых документов;
  • подписи.

Ответственность за задержку выдачи документов

Работодатель не несёт ответственность за несвоевременную выдачу труд. книжки работнику, не получившему её в день увольнения:

  • с момента направления уведомления о необходимости получения или даче согласия на потовую пересылку;
  • в случаях несовпадения последнего дня работы с днём оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника в связи с прогулом или осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы;
  • при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлён до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам.

При несвоевременно выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику возмещается не полученный им заработок за период с момента увольнения до фактической передачи документа. День увольнения в таких случаях должен быть изменён на дату передачи трудовой книжки. Помимо этого, работник вправе в судебном порядке взыскать убытки и компенсацию морального вреда. Общая административная ответственность за нарушения норм трудового права, к которым относятся неправомерные задержки и отказы в выдаче необходимых документов, предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Наказание установлено в виде:

  • предупреждения;
  • административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Видео: выдача копий документов при увольнении

Несмотря на кажущуюся простоту процедуры увольнения по собственному желанию, допущенные нарушения могут повлечь негативные последствия как для работника, так и для работодателя. Постоянно меняющееся законодательство обязывает кадровых работников постоянно отслеживать нововведения и изменения.