Оформление командировки начинается с подготовки задания и определения срока. После проверки возможности отправления сотрудника издаётся приказ, оформляется смета, выдаётся аванс под отчёт. Весь период отсутствия на рабочем месте командируемого отмечается в табеле особым образом. После возвращения утверждается авансовый отчёт и выполняется перерасчёт.

Что изменилось в оформлении командировки

Изменения законодательства в части оформления документов при командировании специалистов коснулись заполнения:

  • командировочного удостоверения;
  • журнала регистрации командировок;
  • служебного задания;
  • отчёта о командировке.

Теперь требования их заполнять отменены. ТК РФ и Положение о командировках про эти документы, ранее считавшиеся обязательными к оформлению, ничего не говорят.

Однако если руководитель компании считает необходимым ведение подобной документации и вводит такую норму во внутрифирменное положение о командировках, тогда должны готовиться:

  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • журнал регистрации командировок (делается запись о командируемом).

После возвращения сотрудник сдаёт отчёт о поездке.

Обязательно оформляются:

  • приказ о направлении в командировку;
  • авансовый отчёт о командировке.

Приказ издаёт руководитель, документ подписывает должностное лицо, уполномоченное отправлять работников в командировку. А авансовый отчёт оформляет командируемый после своего возвращения. Важный момент: если меняется срок поездки, то издаётся дополнительный приказ о продлении срока командировки или о её отмене.

Тетрадь с ручкой на столе

Оформлять командировочное удостоверение теперь нет необходимости

С приказами о направлении в командировку, о продлении её срока или об отзыве из командировки сотрудник знакомится под роспись. Перед выпуском приказа работника уведомляют об изменении срока командирования.

Этап 1: подготовка к поездке

Подготовка к отправке в командировку начинается с проверки возможности поручить подобное задание конкретному должностному лицу. Существует целый список запретов и ограничений. В частности, запрещается отправлять в командировку сотрудников младше 18 лет, беременных женщин. Даже если они согласны, командировать их никак нельзя.

Далее, есть категории сотрудников, которых направлять можно, но при этом необходимо получить от них письменное подтверждение согласия на командирование. Вот этот список:

  • женщины с детьми до 3 лет;
  • женщины с медицинскими запретами на командировки;
  • родитель, в одиночку воспитывающий ребёнка до 5 лет (относится и к опекунам);
  • родители, воспитывающие ребёнка-инвалида;
  • сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи;
  • сотрудник-иностранец;
  • высококлассный специалист;
  • сотрудник с инвалидностью;
  • сотрудник, работающий в рамках ученического договора (на период действия договора, если только поездка не связана с ученичеством).

Следовательно, командирование специалиста из указанного перечня начинается с запроса его согласия на отправку. Адресуя вопрос о поездке, необходимо уведомить отправляемого о его праве отказаться от командировки (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Принудительно отправлять перечисленных лиц запрещено, так как это влечёт административную ответственность.

Видео: как направить сотрудника в командировку

Срок командировки

Срок командировки состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.

Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.

Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу о командировании.

Этап 2: оформление документов на поездку

После определения кандидатуры для отправки и расчёта длительности поездки издаётся внутреннее распоряжение в письменной форме — приказ или распоряжение о направлении в командировку.

Приказ может быть оформлен произвольно, важно чтобы из текста было понятно, кто руководитель организации, кого именно направляют, куда и на какой срок. Для издания приказа может использоваться и унифицированная форма № Т-9 (если командируются несколько сотрудников — форма № Т-9а).

Приказ о командировании специалиста

В тексте приказа прописывают срок командировки

В тексте можно прописать цель и задачи поездки. Подписывать приказ вправе тот человек, у которого имеются полномочия отправлять сотрудников в командировку. Ещё нужно, чтобы командируемый ознакомился с приказом под роспись — очень полезно, особенно если сотрудник с низкой исполнительной дисциплиной.

Если внутрифирменное положение о командировках требует оформления служебного задания, то оно может заполняться в свободной форме или по унифицированной форме № Т-10а. В служебном задании указываются:

  • фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника;
  • место и срок поездки;
  • цель и задачи, которые требуется выполнить;
  • содержание отчёта по её итогам.
Служебное задание

В задании указывают цель и задачи командировки

Командировочное удостоверение оформляется по форме № Т-10, в нём делаются записи:

  • о работнике, отправляемом в командировку;
  • о сроке командировки;
  • о месте и цели поездки.

Здесь же делаются отметки о прибытии и убытии в пункты назначения.

Командировочное удостоверение

В удостоверении проставляются отметки о прибытии (убытии) в место назначения

Завершающим этапом составляется смета на поездку, эта бумага подписывается главным бухгалтером и руководителем. По ней оформляется кассовый ордер и выдаётся авансом сумма, необходимая на покупку билета, оплату жилья и проживание в течение всей поездки. Аванс выдаётся перед поездкой, невыдача денег до отправления считается нарушением законодательства.

В день убытия в журнале регистрации командировок делается запись об отправляемом сотруднике. Дата отправления и прибытия засчитываются в срок командировки, поэтому присутствие на рабочем месте в эти дни определяется по решению руководства.

В течение всех дней командировки в табеле учёта рабочего времени по форме № Т-13 проставляется отметка (К) или цифровой код (06), отработанные часы не ставятся. Табель на командированного работника заполняется на основании распоряжения о командировании. Нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на даты командировки, отмечаются кодом РВ (или 03). Это необходимо при расчёте оплаты труда в выходные и праздники.

Табель учёта рабочего времени, форма Т-13

Рабочие дни командируемого отмечаются кодом (К), выходные и праздники (РВ)

Этап 3: продление срока командирования

Порядок действий при продлении срока командировки следующий:

  • сотрудника уведомляют о продлении командировки;
  • издают приказ;
  • рассчитывают суточные;
  • выплачивают сотруднику необходимую на дополнительный срок сумму.

Получить письменное согласие необходимо у тех сотрудников, которых отправляют в командировки с их письменного согласия.

Приказ о продлении командировки

О продлении командировки сотрудника уведомляют любым доступным способом

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы — по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Отчёт о служебной командировке

Сотрудник отчитывается о результатах командировки в свободной форме

Командировка на собственном авто

Если работник уезжает в командировку на личном транспорте, с ним заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируется величина компенсации за использование авто, размер амортизации и другие компенсируемые компанией расходы. Вместе с этим указывается порядок компенсации расходов при командировании на личном транспорте. Так как решение руководителя о такой командировке должно быть письменным, этот момент может быть указан в приказе.

По итогам поездки сдаётся служебная записка, в которой следует указать срок командировки. К этому отчётному документу прикладываются маршрутный лист (путевой лист), кассовые чеки, счета, квитанции, подтверждающие маршрут движения авто. Также срок поездки можно определить по документам из гостиницы или договору найма жилья.

Заграничная командировка

Оформление заграничной командировки происходит так же, как и внутрироссийской с тем лишь дополнением, что деньги выплачиваются в иностранной валюте. Тут важно правильно определить, сколько дней оплачивается в валюте, сколько — в рублях. Время нахождения на территории иностранного государства и проезда вне России оплачивается в иностранной валюте, проезд по российской территории — в рублях. Дата пересечения государственной границы оплачивается по-разному: день выезда из России — в иностранной валюте, день въезда в нашу страну — в рублях. Командировочные могут выдаваться через кассу или зачисляться на банковскую карточку.

Командировка и отпуск: такое возможно?

Отпуск — это личное время сотрудника, которым он распоряжается по собственному усмотрению. И уж если возникла такая необходимость, то направлять в командировку можно только с письменного согласия сотрудника.

Важная оговорка — прервать можно лишь ежегодный оплачиваемый отпуск. В таком экстремальном случае компания оформляет отзыв работника из отпуска, затем с его письменного согласия издаёт приказ о командировании.

Девушка в шезлонге на пляже

Совместить по документам отпуск и командировку не получится: либо человек работает, либо отдыхает

Отзыв из командировки или её отмена

Трудовой кодекс не даёт чётких указаний на действия при отмене командировок. Отмена командировки или отзыв раньше срока осуществляется в несколько действий. Перед выпуском приказа сотрудника уведомляют о продлении срока командировки (или об отзыве из неё). Потом издаётся приказ. Далее сотрудника знакомят с этим приказом под роспись, это можно сделать и после возвращения на рабочее место. Если деньги уже выданы, а командировку отменили или прервали, то сотрудник оформляет авансовый отчёт и возвращает ранее выданные и не потраченные денежные средства.

Сколько хранить приказ о командировке

Командировочные документы хранятся 75 лет. Есть послабление для краткосрочных поездок, приказ о них должен храниться 2 года. Однако в законодательстве нет чётких указаний, какую командировку можно считать краткосрочной, поэтому имеет смысл хранить приказы обо всех командировках дольше одного дня в течение 75 лет.

Оформление документов на командируемого специалиста выполняется в пять действий. Вначале определяют, какие именно документы следует готовить (нужно ли командировочное удостоверение и служебное задание). Затем издают приказ. Потом выдают аванс, после этого фиксируют в журнале отправку сотрудника и отмечают в табеле командировочные дни. После возвращения утверждают авансовый отчёт и делают перерасчёт командировочных. Документы можно оформлять в произвольной форме, в том числе и по внутрифирменным стандартам, так как с 1 января 2013 года формы первичных документов для командировок не обязательны к применению.