Каждому наёмному работнику положено минимум раз в год получить отпуск и основательно отдохнуть. Работодатель должен не только предоставить ему такую возможность, но и выплатить отпускные. Их расчёт производится строго по закону и отражается в документах.

Как правильно рассчитать отпускные: порядок и правила расчёта, что изменилось в 2018 году

В современном обществе отпуск наёмным работникам положен практически в каждом государстве. Но его продолжительность отличается в разных странах. Российское законодательство в этом плане одно из самых лояльных.

Продолжительность оплачиваемых ежегодных отпусков в разных странах (в календарных днях)

Продолжительность оплачиваемого отпуска в разных странах отличается

В Трудовом кодексе (ТК) РФ вопросы продолжительности отпуска, продления или разделения его на части установлены в главе 19. Там же регулируется и длительность работы в компании, достаточная для получения отпуска.

Количество отпускных дней

Статья 115 ТК даёт каждому наёмному работнику право раз в год отдыхать 28 календарных дней. Если среди этих дней оказываются государственные праздники, то они исключаются из расчёта и отпуск становится немного длиннее.

Для отдельных профессий и отраслей деятельности (ст. 120 ТК РФ) предусматривается более длительный отпуск или дни, присоединяемые к основному отпуску.

Таблица: кому положен дополнительный ежегодный отпуск

НаименованиеОснованиеКоличество дополнительных календарных дней отпуска
Ненормированный рабочий деньст. 119 ТК РФ3
Условия труда в результате спецоценки признаны вредными или опаснымист. 117 ТК РФне менее 7
Работа на Крайнем Северест. 321 ТК РФ24
Работа в местности, приравненной к районам Крайнего Севераст. 321 ТК РФ16
Врачи общей практики, непрерывно отработавшие 3 годаПостановление Правительства РФ от 30.12.1998 N 15883
Инвалидыст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗосновной отпуск до 30 календарных дней
Отдельные категории сотрудников на усмотрение работодателяч. 2 ст. 116 ТК РФ, локальные нормативные актыпо решению работодателя
В связи с профзаболеваниемпп. 10 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗна весь период лечения и время проезда к месту лечения и обратно
Младший медицинский персонал, ухаживающий за ВИЧ-инфицированнымиПостановление Правительства РФ от 30.12.1998 N 158814
АвиадиспетчерыПостановление Минтруда СССР № 11 от 29.05.1991до 33 рабочих дней
Донорыст. 186 ТК РФпо 1 дню за каждый день сдачи крови (если не использован сразу)
КосмонавтыПостановление Правительства № 455 от 17.05.1993ежегодно до 45, после полёта — дополнительно — 30 суток
Лица, подвергшиеся радиационному воздействиюзакон 2-ФЗ от 10.01.0214
Муниципальные служащиезакон 25-ФЗ от 02.03.07до 30 всем
Прокуроры, следователи, научные и педагогические работники ведомствазакон 2202–1 от 17.01.199230
Педагогические работники разных уровнейПостановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466продолжительность отпуска — 42 или 54 дня по группам работников
Работники здравоохранения, имеющие риск инфицирования туберкулёзомПриказ Минздрава, Минобороны, МВД, Минюста, Минобразования, Минсельхоза и ФПС от 30.05.03 № 225/194/363/126/2330/777/29214
Работники здравоохранения, участвующие в оказании психиатрической помощиПостановление Минтруда от 08.07.93 № 13330
Работники на горных работах по разведке и добыче урановой, бериллиевой, ториевой руд в атомной энергетикеПостановление Госкомтруда СССР от 05.02.91 №24от 7 до 42 дней по категориям работников
Работники металлургической и горнодобывающей промышленностиПостановление Госкомтруда СССР от 05.02.91 №2328
Работники угольной, сланцевой промышленности и шахтного строительстваПостановление СМ СССР и ВЦСПС от 02.07.90 № 647, Постановление Госкомтруда СССР от 05.02.91 № 27от 7 до 14
Работники ФФОМСПриказ ФФОМС от 01.09.09 № 196от 6 до 21 по категориям персонала
Работники электроэнергетики с вредными и тяжёлыми условиями трудаПостановление Госкомтруда СССР от 05.02.91 № 25от 7 до 14 по категориям персонала
Работники в строительстве, реконструкции, техническом перевооружении и капитальном ремонте подземных сооруженийПостановление Госкомтруда СССР от 05.02.91 № 26от 7 до 14 по категориям персонала
Работники на добыче и транспортировке солиПостановление Госкомтруда СССР от 01.03.91 № 56от 7 до 14 по категориям персонала
Работники на добыче и транспортировке нерудных полезных ископаемыхПостановление Госкомтруда СССР от 05.02.91 № 28от 7 до 28 по категориям персонала
Сотрудники органов внутренних делПостановление Правительства РФ от 23.01.01 № 48, Приказ МВД от 28.12.07 №123615
Сотрудники таможенных органовзакон от 21.07.97 № 114-ФЗ, ст. 36отпуск 30 календарных дней без учёта следования к месту отдыха и обратно
Сотрудники МЧСзакон от 22.08.95 № 151-ФЗ ст. 28от 30 до 40 дней в зависимости от стажа
Спортсмены и тренерыстатья 348.10 ТК РФ4
Судьизакон от 26.06.92 № 3132–1 ст. 1930 рабочих дней и дополнительно с учётом стажа в юриспруденции: 5–10 лет — 5 р. д., 10–15 лет — 10 р. д., больше 15 лет — 15 р. д.

Время предоставления отпуска

Для получения отпуска первый раз на новом месте работы нужно проработать не менее полугода.

ТК предусматривает категории сотрудников, которым можно получить отпуск, не отработав шесть месяцев. Это:

  • работники моложе 18 лет;
  • женщины перед уходом в декретный отпуск или сразу после декретного отпуска;
  • работники, усыновившие ребёнка (детей) в возрасте до 3 месяцев.

Обычно дни отпуска устанавливают по графику, что позволяет сотрудникам планировать свой отдых, а работодателю не допускать критических пробелов в бизнесе при одновременном уходе в отпуск слишком большого числа работающих.

Отпуск несовершеннолетним и занятым на работе с вредными условиями должен предоставляться ежегодно. Остальных запрещается не отпускать в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ). Денежной компенсацией разрешается заменять только часть ежегодного отпуска, превышающую 28 дней (ст. 126 ТК РФ). Работник может использовать очередной отпуск сразу целиком или отдельными частями (ст. 125 ТК РФ). Единственное условие: одна часть отпуска в течение года не должна быть короче 14 календарных дней.

Нестандартным является случай, когда работник заболел, будучи в отпуске, обратился к врачу и оформил больничный. Тогда он может пробыть в отпуске дольше на столько дней, сколько он официально болел (ст. 124 ТК РФ). В этом случае отпускник может договориться с работодателем перенести дни отпуска, которые он проболел, на другой период.

Формула расчёта суммы отпускных

Расчёт сумм для включения в отпускные нужно проводить в соответствии со ст. 139 ТК РФ. Начинаем с определения среднедневного заработка. Для этого:

  • берутся суммы всех начислений оплаты работнику за трудовую деятельность за каждый из 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска;
  • полученную сумму делят на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней. Это число является фиксированным и составляет 29.3 дня;
  • если год отработан не полностью, суммируется весь заработок и делится на количество дней. Оно рассчитывается так:
    • количество полных отработанных месяцев умножаем на 29,3,
    • к этому добавляется количество дней, отработанных в неполных месяцах.
Формулы для расчета отпускных в 2018 году

Для расчёта оплаты отпускных используются специальные формулы

Среднедневной заработок умножают на количество дней отпуска. Это и будет сумма отпускных. Из неё высчитывается подоходный налог, а то, что останется после вычета налога, будет оплатой за дни очередного отпуска, которые и получит работник перед уходом.

Если расчёт проводится для сотрудника из категории персонала, для которого по ТК РФ длительность отпуска определяют в рабочих днях (например, это судьи), то сумму начисленной оплаты делим на рабочие дни шестидневной рабочей недели, установленные рабочим календарём за те же 12 месяцев.

Отметим, что с 1 мая 2018 года изменился порядок расчёта отпускных для низкооплачиваемых сотрудников, которые получали ежемесячный заработок меньше МРОТ. Для таких работников отпускные нужно рассчитывать исходя не из фактического заработка, а из расчёта ежедневного заработка, исчисленного из действующего МРОТ.

С 1 мая размер МРОТ стал равен 11 163 р. Важно, что у всех уходящих в отпуск средний месячный заработок, используемый для расчёта отпускных, с 1 мая должен быть не ниже вновь установленной суммы МРОТ. Это предусмотрено в п. 18 Положения, утверждённого Постановлением № 922 Правительства РФ от 24.12.07. Если у отпускника ежемесячный заработок был меньше нового МРОТ и его отпуск начинался после 1 мая 2018, отпускные он получил в апреле из расчёта ранее действовавшего МРОТ, то затем ему должны начислить доплату к отпускным с учётом нового МРОТ.

Видео: отпускные — расчёт, начисление, выплата

Какие доходы учитываются при расчёте отпускных

Доходы, включаемые в отпускные, подчиняются правилам расчёта средней заработной платы. Они определены в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

При расчёте отпускных учитывают все суммы, которые входят в систему оплаты труда:

  • оклад;
  • оплату сдельной работы;
  • выплаты процентов от продажи товаров или оказания услуг, комиссионные;
  • премии по положению о премировании;
  • регулярные надбавки (региональные, за стаж, квалификацию, вредные условия труда и т. д.);
  • гонорары и авторские вознаграждения;
  • заработную плату, выданную в неденежной форме.

Премии, начисляемые за месяц, включают полностью, а квартальные или годовые премиальные выплаты сначала делят на число дней премиального периода, а затем умножают на дни премиального периода, отработанные сотрудником в месяцы, включённые в расчёт отпускных.

Есть суммы, которые не включают в расчёт отпускных:

  • социальные выплаты и материальную помощь (оплата питания, отдыха, обучения);
  • компенсационные выплаты, например, оплату сотовой связи, проезда и т. д.

Видео: расчёт отпускных по закону

Как рассчитываются отпускные при увольнении

Ст. 127 ТК РФ даёт право каждому сотруднику (кроме тех, кого работодатель увольняет за действия, отражённые в ст. 81 ТК РФ, например, за прогул или хищение) заявить письменно о том, что он намерен уволиться, отгуляв перед этим неиспользованные дни отпуска. Тогда днём увольнения считается последний день отпуска.

Сотрудник может отозвать своё заявление об увольнении. Но сделать это он вправе только до ухода в отпуск и если вместо него уже не принят другой человек.

Если работник просто увольняется по любому предусмотренному ТК основанию, бухгалтер при расчёте производит ему дополнительно начисление оплаты за дни отпуска, которые сотрудник не использовал.

Подготовка к расчёту отпускных начинается с определения количества дней отпуска, уже использованных сотрудником за последний рабочий год. Число неизрасходованных дней отпуска подсчитывают делением длительности отпуска на 12 и умножением результата на число месяцев, оставшихся до конца рабочего года этого сотрудника. Начисляют оплату за неиспользованные дни по таким же формулам, как если бы просто предоставляли отпуск. Отпускные выплачивают сотруднику одновременно с полным расчётом при увольнении.

Если возникла ситуация, когда работник до увольнения израсходовал отпускных дней больше, чем соответствует отработанной им части рабочего года, то при увольнении сумма отпускных за перерасходованные дни вычитается из суммы полного расчёта работника.

Записка-расчёт о предоставлении отпуска

Предоставление работнику отпуска оформляется работодателем внутренним документом. Обычно используют записку-расчёт.

До 1 января 2013 года такая записка имела утверждённую форму Т-60. Сейчас (закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) формы таких документов не являются обязательными и могут разрабатываться работодателем самостоятельно (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Однако рекомендуется заполнять форму Т-60, которая вполне чётко отражает все данные для оформления отпусков наёмного персонала.

Приведём пошаговую инструкцию по заполнению документа на примере записки-расчёта для менеджера отдела рекламы и маркетинга Семеновой Аллы Петровны:

  1. Первый раздел записки заполняет специалист по кадрам. Начинаем с данных, относящихся к работодателю. В строке «наименование организации» заносим название работодателя. Обязательно указываем сокращённо его организационно-правовую форму (ООО, АО, ИП и т. п.). Проставляем порядковый номер и дату заполнения записки.
    Первый раздел Т-60 (шапка документа)

    В шапке документа указываются данные работодателя

  2. Как источник информации о сотруднике в первом разделе записки используем график отпусков, а также приказы директора о предоставлении отпусков персоналу. Заполняем полностью строку «фамилия, имя, отчество». Заносим должность Семеновой А.П. по её трудовому договору. Для рабочего мы здесь указали бы его специальность, разряд, квалификацию. В ячейке «табельный номер» обязательно указываем номер Семеновой А.П. из реестра работодателя. В строке «наименование структурного подразделения» укажем название отдела, где трудится менеджер Семенова.
    Первый раздел Т-60 (кадровые данные по сотруднику)

    В записке-расчёте указываются личные данные работника

  3. Переходим к заполнению данных об отпуске Семеновой А. П. Заносим период, за который она получает отпуск (полностью начало и окончание рабочего года). Указываем полное число календарных дней отпуска и даты первого и последнего дней. Семенова А. П. не относится к категориям сотрудников, имеющим право на дополнительные дни отпуска, поэтому в ячейке «дополнительный отпуск» ставим прочерк и не заполняем таблицу «дополнительный или другой отпуск». Специалист Темникова Т. Н., заполнившая первый раздел записки, в строке «Работник кадровой службы» указывает свою должность, расписывается и ставит расшифровку подписи.

    Первый раздел Формы Т-60 (данные о предоставленном отпуске и подпись кадровика)

    В первом разделе записки вводим данные о предоставленном отпуске

  4. Во втором разделе отразим расчёты бухгалтера о начислении и выплате Семеновой А. П. отпускных. Начинаем с заполнения таблицы «Расчёт оплаты отпуска», содержащей суммы начислений Семеновой за 12 месяцев перед месяцем начала отпуска. Отметим, что у Семеновой за этот период не было месяцев, которые по ст. 121 ТК РФ должны быть исключены из периода расчёта среднедневного заработка. Поэтому в таблице будут отражены данные с июля 2017 года по июнь 2018 года. Заносим в графу 1 номер года каждого из учитываемых месяцев, в графу 2 заносим наименования указанных месяцев; в графе 3 отражаем по каждому месяцу сумму всех выплат, полученных работником и учитываемых при расчёте среднемесячного дохода. В строку «Итого» таблицы «Расчёт оплаты отпуска» заносим сумму всех внесённых выплат Семеновой А. П. из столбца «выплаты» (графа 3). Переходим к расчёту среднедневного заработка: в отдельной вспомогательной табличке отражаем в гр. 4 общее число календарных дней всех месяцев из таблицы «Расчёт оплаты отпуска»; в графе 6 отражаем сумму рассчитанного среднедневного заработка Семеновой, разделив сумму в строке «Итого» в таблице «Расчёт оплаты отпуска» на число дней из графы 4.

    Второй раздел формы Т-60 (расчет среднедневного заработка)

    Во второй раздел записки вводим данные о начислениях отпускнику за год

  5. Таблица «Начислено» отражает выплаты отпускнику с разбивкой на два месяца и с расчётом итога. В гр. 8 вписываем итог умножения среднедневного заработка работника (гр. 6) на количество дней отпуска в первом месяце (гр. 7). У Семеновой в июле 26 календарных дней отпуска, за которые начислено 573,67 р. Х 26 = 14915,42 р. В августе у Семеновой будет 2 календарных дня отпуска, и за эти дни ей положены отпускные: 573,67 р. Х 2 = 1147,34 р. Общая сумма начисленных отпускных за два месяца (гр. 8 + гр. 12) составляет 14915,42 р. + 1147,34 р. = 16062,76 р. Эта сумма отражена в графе 15. Из суммы, отражённой в графе 15, удержим налог на доходы физических лиц (графа 16). Итог после вычитания налога заносим в графу 23 — эта сумма равна 13974,60 р. Эту сумму Семенова А. П. получит в кассе работодателя или на банковскую карту. Эту же сумму нужно обязательно внести и прописью в строку «К выплате сумма».

    Второй раздел формы Т-60 (начислены отпускные)

    Записка-расчёт подписывается исполнителем (бухгалтером)

  6. Далее отражаем номер и дату платёжного кассового документа на выдачу отпускных. Бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой.

Выдавать или перечислять на банковскую карту отпускные работодатель обязан не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В ином случае предусмотрены административное наказание и наложение штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Резерв на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков обязан формировать каждый работодатель, кроме юридических лиц, использующих упрощённую систему бухучета.

Создание резерва имеет два целевых назначения:

  • формирование источника финансов для оплаты отпускных;
  • отражение в учёте работодателя накопленных отпускных обязательств перед наёмными работниками.

Каждая компания сама выбирает, как формировать резерв, и фиксирует этот порядок в учётной политике. Отчисления в резерв делают в последний день того календарного периода, который принят в учётной политике.

Суммы, включаемые в резерв, проводят:

  • по дебету субсчёта «Резерв на оплату отпусков» балансового счёта 96 «Резервы предстоящих расходов»;
  • по кредиту счёта 70 «Расходы на оплату труда».

Если резерв не покрывает потребность в ресурсах для оплаты отпуска, то сумму отражают напрямую по дебету счёта учёта затрат на зарплату конкретного работника (20, 23, 26, 44).

Страховые взносы на рассчитанные отпускные, начисляемые за счёт резерва, относят в кредит счёта 69.

Законодательно утверждённого порядка расчёта резерва нет, поэтому такой порядок разрабатывается работодателем с последующим закреплением в учётной политике. Чаще всего для формирования резерва (кредитовое сальдо счёта 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчёт «Резерв на оплату отпусков») используют следующие способы:

  • резерв рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого работника;
  • порядок расчёта упрощают путём определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы (например, всех сотрудников, чья зарплата проводится по дебету счёта 20);
  • норматив отчислений рассчитывают по итогам прошлого года. Он будет равен доле расходов на отпускные и компенсации за отпуск работникам каждой группы персонала в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Отпуск — важная часть жизни каждого сотрудника, когда он может позволить себе расслабиться, отдохнуть от ежедневных трудовых забот, побывать в новых местах и набраться впечатлений. Отпуск должен быть правильно оформлен, его продолжительность и оплата верно рассчитаны, отпускные вовремя выплачены.