Каждый работодатель платит налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с сумм оплаты наёмным работникам. Оплата за время отпуска также облагается НДФЛ. При сдаче отчётности по данному налогу работодатель должен указать и отпускные начисления. Отражение НДФЛ с сумм оплаты отпуска в форме отчётности 6-НДФЛ имеет свои особенности, знать о которых должен каждый бухгалтер.

Содержание

Что отличает отпускные выплаты по части НДФЛ

Право на ежегодное получение оплачиваемого отпуска имеет по закону каждый наёмный работник (ст.114 ТК РФ). Но до того как работник отправится отдыхать, работодатель обязан выплатить ему отпускные. На эту сумму сотрудник в любом случае может рассчитывать для оплаты своих расходов во время отдыха.

Сумму, которую получит работник перед отпуском, наниматель рассчитает исходя из ряда факторов: в первую очередь, это длительность отпуска (ст. 115 ТК РФ) и размер среднедневного дохода работника за 12 месяцев (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

В расчёт принимаются не только основная зарплата, но и начисляемые надбавки, такие как доплата за квалификацию, сложность работы, а также регулярные премии, полученные работником.

Однако не все доходы можно учитывать, начисляя сумму отпускных. Не будут включены выплаты по листам нетрудоспособности, материальная помощь и т. п.

При расчёте среднедневного дохода для оплаты отпуска необходимо разделить фактический заработок за год на 12 и на определённое законом среднемесячное число календарных дней, равное 29,3.

Бывают случаи, когда сотрудник не полностью отработал какой-то месяц (например, он болел и получал оплату по листку нетрудоспособности). За такой месяц средний дневной заработок считают так: делят сумму зарплаты за этот месяц на установленное среднемесячное число календарных дней (29,3) и умножают на дни, отработанные сотрудником в этом месяце.

Зачастую не только работники, но и наниматели сомневаются: правильно ли платить НДФЛ с отпускных? Ведь это не оплата за работу, а что-то вроде пособия. На самом деле они ошибаются. Хотя отпускные не являются платой за выполненную работу, они считаются доходом сотрудника. Поэтому работодатель обязан начислять и уплачивать налог с отпускных (ст. 223 НК РФ).

Оплату за время отпуска выплачивают по крайней мере за 3 дня до ухода в отпуск (ст. 136 ТК РФ). И в тот же день должен быть удержан НДФЛ с суммы отпускных (ст. 226 НК РФ).

Способы выплаты отпускных:

  • из кассы работодателя наличными деньгами из кассовой выручки;
  • из кассы после получения наличных денег с расчётного счёта в банке;
  • путём перечисления с расчётного счёта налогового агента на карточку сотрудника.

От выбранного способа выплаты зависит и последняя допустимая дата перечисления в бюджет суммы НДФЛ:

  • если сотрудник получает средства наличными, то перечисление НДФЛ в казну осуществляется в день выдачи денег;
  • если отпускные перечисляются на карту работника, то расчёт по НДФЛ работодатель осуществляет в день перечисления средств.

В 2017 году у налоговых агентов появилась возможность перечислять НДФЛ с отпускных не позднее конца календарного месяца после начала отпуска.

Иногда работнику, уходящему в отпуск, работодатель осуществляет и другие выплаты:

  • если сотрудник не желает использовать положенные ему дополнительные дни отпуска (сверх 28 дней), ему начисляется сумма компенсации за эту часть отпуска;
  • в фирме установлена дополнительная выплата при уходе в отпуск.

Какой же срок уплаты НДФЛ в казну установлен законодательством для этих дополнительных выплат? Следует помнить, что выплаты в целях НДФЛ не должны считаться отпускными. Поэтому НДФЛ с них нужно уплатить не позднее рабочего дня, следующего за днём выплаты. Причём не имеет значения: выплачивают ли эти дополнительные суммы вместе с основными либо в другое время.

Девушка считает на калькуляторе

Если работник использует очередной отпуск не в полном объёме, а частями, то НДФЛ каждый раз удерживают с суммы фактически начисленных отпускных

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ

В отчётности налоговых агентов по налогу на доходы физлиц существенное место занимает форма 6-НДФЛ. Каждый бухгалтер должен знать, как выглядит и что содержит эта отчётность. Для заполнения формы её можно скачать здесь.

Структура и периодичность сдачи формы

Все налоговые агенты, осуществляющие выплаты, облагаемые НДФЛ, должны с 2016 года ежеквартально отчитываться по 6-НДФЛ. В 2017 году у налоговых агентов появилась обязанность сдавать и годовую форму 6-НДФЛ.

Раздел 1 в 6-НДФЛ отражает итоговую информацию по облагаемым суммам:

  • сумма дохода, начисленного сотрудникам (в целом по работодателю);
  • сумма исчисленного НДФЛ;
  • сумма удержанного НДФЛ.

Суммы нужно указывать накопительно с начала года по каждой ставке НДФЛ в отдельном листе.

Показатели второго раздела по датам и видам удержанного налога:

  • день фактического получения дохода (отражается по строке 100);
  • день удержания подоходного налога (показывается в строке 110);
  • день, не позднее которого по законодательству следует перечислить удержанный налог в ИФНС (строка 120);
  • сумма дохода до налогообложения (строка 130);
  • сумма удержанного налога (указывается в строке 140).

Начисление отпускных платежей производят, исходя из среднедневного заработка за год, поэтому имеются свои особенности как в расчёте сумм оплаты, так и в порядке удержания НДФЛ и отражения в 6-НДФЛ.

Отпускные, выплаченные отдельно от зарплаты

Для 6-НДФЛ главное отличие отпускных от зарплаты — предельный срок уплаты НДФЛ в казну. Это конец месяца, в котором работнику выплатили отпускные.

Так, если сотрудник получил отпускные в кассе работодателя 15 ноября 2017 года, налог с этой суммы должен быть перечислен не позднее 30.11.2017.

НДФЛ с отпускных не запрещено перечислять и одновременно с выплатой отпускных, но в строке 120 отчёта 6-НДФЛ обязательно нужно проставлять дату последнего дня месяца выплаты отпускных.

Заполнение строк 100–120 по отпускным

Особенность заполнения строк 100–120 формы НДФЛ-6 по отпускным

Если месяц заканчивается выходным или праздничным днём, разрешается НДФЛ перечислять в начале следующего месяца (это должен быть первый рабочий день следующего месяца).

Особый случай для заполнения строки 120, когда последний день оказался выходным в последнем месяце квартала (т. е. в марте, июне, сентябре, декабре). Тогда крайним днём выплаты НДФЛ станет первый рабочий день следующего отчётного периода (например, так было в декабре 2017 года).

Пример начисления отпускных в декабре

В декабре 2017 года в ООО «Альфа» начислены отпускные:

  • И.П. Васильевой — 11.12.2017 – 31000 руб.;
  • А.В. Павловой — 29.12.2017 – 22700 руб.

При начислении был удержан НДФЛ 13%:

  • 31000 х 13% = 4030 руб.;
  • 22700 х 13% = 2951 руб.

Из кассы ООО «Альфа» отпускные были выплачены:

  • И.П. Васильевой — 11.12.2016;
  • А.В. Павловой — 29.12.2016.

НДФЛ в сумме 6981 руб. (4030 + 2951) был уплачен 29.12.2017 с расчётного счёта ООО «Альфа». Учитывая, что 31.12.2017 — выходной день, последним допустимым днём уплаты НДФЛ считается первый рабочий день в январе 2018 года, т. е. 09.01.2018.

Поясним, как отпускные начисления декабря 2017 должны отразиться в 6-НДФЛ. В отчёте за четвёртый квартал данные по отпускным должны быть только в разделе 1.

Начисленные отпускные в сумме 53700 руб. (31000+22700 = 53700 руб.) отражаются в строке 020, начисленный налог в сумме 6981 руб. (4030+2951 = 6981 руб.) проставляется по строке 040, сумма удержания НДФЛ (6981 рублей) — по строке 070.

В разделе 2 отпускные не отображаются, поскольку предельный срок оплаты НДФЛ в 4 квартале 2017 года не наступил.

Форма 6-НДФЛ: отражение отпускных

Отражение отпускных за 4 квартал 2017 года в форме 6-НДФЛ

В отчёте за первый квартал 2018 года суммы по декабрьским отпускным 2017 года в первом разделе не будут отражены, а во втором разделе два начисления отпускных платежей будут отображены следующим образом:

  • стр. 100 — 11.12.2017;
  • стр. 110 — 11.12.2017;
  • стр. 120 — 09.01.2018;
  • стр. 130 — 31000;
  • стр. 140 — 4030;
  • стр. 100 — 29.12.2017;
  • стр. 110 — 29.12.2017;
  • стр. 120 — 09.01.2018;
  • стр. 130 — 22700;
  • стр. 140 — 2951.
Отражение переходящих отпускных в форме 6-НДФЛ

Отпускные за 1 квартал 2018 года в форме 6-НДФЛ

Отпускные вместе с зарплатой и перерасчёт отпускных

На стыке месяцев могут возникать нюансы отражения отпускных в 6-НДФЛ, связанные с необходимостью перерасчёта НДФЛ.

Такие особенности чаще всего бывают в случае, когда начало отпуска совпадает с первыми числами календарного месяца. Выплатить отпускные нужно по крайней мере за 3 дня до первого дня отпуска, то есть до конца месяца, предшествующего отпуску.

Допустим, сотруднику предоставили очередной отпуск с 03.04.2017 по 21.04.2017. Отпускные начислили 30 марта и выплатили (или перечислили на банковскую карту) в тот же день, одновременно удержав НДФЛ. Налог перечислили в казну 31 марта.

При начислении 27 000 рублей не был учтён заработок за март. Затем всем сотрудникам была начислена зарплата за март. При этом произвели перерасчёт суммы отпускных. Теперь отпускные — 28 200 рублей, т. е. по отпускным произведено доначисление 2 200 рублей. С этой суммы удержали НДФЛ — 286 рублей.

Доначисленные отпускные будут выплачены одновременно с зарплатой за март. Это произойдёт после возвращения из отпуска, т. е. 24.04.2017.

В 6-НДФЛ за первый квартал пересчитанную сумму отпускных записывают в строку 020 раздела 1.

В разделе 2 заполняют строки 100–140:

  • стр. 100 — 30.03.2017;
  • стр. 110 — 30.03.2017;
  • стр. 120 — 31.03.2017;
  • стр. 130 — 27 000;
  • стр. 140 — 3 510.

В отчёте за второй квартал в разделе 1 суммы, доначисленные по отпуску, не отражают.

В разделе 2 заполняют отдельную группу строк:

  • стр. 100 — 24.04.2017;
  • стр. 110 — 24.04.2017;
  • стр. 120 — 30.04.2017;
  • стр. 130 — 2200;
  • стр. 140 — 286.

Работник заболел во время отпуска — что меняем в 6-НДФЛ

В случае если работник заболел в отпуске, отпуск положено продлить на количество дней болезни (ст. 124 ТК РФ). В этом случае работодатель не обязан пересчитывать отпускные, ведь длительность отпуска не изменится. Листок нетрудоспособности в этом случае будет оплачен обычным порядком (письмо ФСС от 05.06.07 № 02–13/07–4830).

Поэтому данные по отпускным следует отразить в 6-НДФЛ в обычном порядке без перерасчёта отпускных, изменения налогообложения или составления уточнённой формы 6-НДФЛ.

6-НДФЛ: учебный отпуск

Оплату за время учебного отпуска рассчитывают так же, как и для очередных отпусков, т. е. исчисляют средний дневной заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, и умножают на количество дней, подлежащих оплате.

Поскольку согласно п. 3 ст. 217 НК РФ оплату дней учебного отпуска не относят к выплатам, не облагаемым НДФЛ, то НДФЛ удерживают с сумм оплаты учебных отпусков. Такое мнение отражено и в Письме Минфина РФ от 24.07.2007 № 03‑04‑06‑01/260.

Отражение в форме 6-НДФЛ оплаты учебного отпуска ничем не отличается от отражения в отчётности оплаты за период очередного отпуска.

Компенсация за отпуск при увольнении, удержание отпускных за неотработанные дни, отзыв из отпуска

Если сотрудник увольняется, ему необходимо выплатить компенсацию в размере отпускных за все дни отпуска, не использованные им до момента увольнения (ст. 127 ТК РФ). От других компенсаций при увольнении компенсация за отпуск отличается тем, что считается доходом и должна облагаться НДФЛ.

Для такой компенсации не действует основная особенность отпускных в 6-НДФЛ — указание в строке 120 последнего рабочего дня в месяце выплаты. Здесь день перечисления НДФЛ в бюджет такой же, как и для зарплаты — следующий после дня получения.

Дата получения здесь (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ) — день фактической выплаты.

При увольнении компенсацию за отпуск выплачивают одновременно с полным расчётом по зарплате (ст. 140 ТК РФ) и отражают в 1 и 2 разделах 6-НДФЛ. При этом:

  1. В Разделе 1 компенсация включается в доход по стр. 020, а НДФЛ — в строки 040 и 070.
  2. В Разделе 2 такие компенсации показывают совокупно единой суммой с зарплатой, выплачиваемой в тот же день. Отдельные строки 100 110, 120, 130 и 140 заполнять не требуется. Компенсация отражается единой суммой с зарплатой, выплаченной в день выдачи компенсации.

Особенности отражения в 6-НДФЛ удержания отпускных за неотработанные дни

Такая ситуация возникает в случае, если сотрудник уволился раньше, чем он отработал у последнего работодателя 12 календарных месяцев, а в отпуске он уже был и отпускные получил. Неполный год работы здесь может относиться не только к новичку, но и к сотруднику, отработавшему в фирме не один год.

И.И. Петров начал работать в ООО «Гамма» с 01.02.2010. За это время он ежегодно пользовался правом на очередной отпуск согласно графику отпусков. В 2017 году Петров получил отпуск в августе, а с 20.10.2017 решил уволиться. Но его очередной рабочий год в ООО «Гамма» нужно считать с 01.02.2017 по 01.02.2018. Поэтому сумму отпускных из расчёта за период с предоставленного ему отпуска по 01.02.2018 считается излишне оплаченной и должна быть вычтена из суммы расчёта Петрова при увольнении как оплата отпуска за неотработанные дни.

Соответственно и НДФЛ, удержанный с начисленных работнику отпускных за неотработанные дни, является излишне уплаченным. Об этом Минфин России говорит в письме от 30.10.2015 № 03–04–07/62635. Сумма отпускных, которую Петров фактически возвращает работодателю, не может считаться его доходом, а НДФЛ, уплаченный компанией с этой суммы, является переплатой налогового агента по НДФЛ. Поэтому И.И. Петрову работодатель должен возместить сумму НДФЛ с отпускных за неотработанные дни, а переплату работодателю нужно вернуть из бюджета, обратившись в ИФНС.

В 6-НДФЛ работодатель должен отразить сумму налога, удержанного с суммы отпускных, подлежащую вычету, в строку 090 раздела 1. Аналогично отражают в 6-НДФЛ перерасчёт в случае, если сотрудник был отозван из отпуска.

Видео: заполнение отпускных выплат в форме 6-НДФЛ

Заполнение 6-НДФЛ с отпускными (пошаговая иллюстрированная инструкция)

Начнём с титульного листа — его форму можно скачать здесь. Он содержит только данные о налоговом агенте и ИФНС. На титульном листе указывается:

  • номер корректировки (для первичного отчёта — «000», для корректировочного отчёта – «001» и т. д.);
  • код периода отчёта и год: если сдаётся отчёт за 9 месяцев, то код периода — «33», а год — «2017»;
  • код налогового органа, в который сдаётся отчёт, и код места представления: по месту учёта юрлица — ставится «212», по месту жительства ИП — «120»;
  • наименование юрлица или Ф. И. О. ИП;
  • код ОКТМО;
  • контактный телефон, количество страниц отчёта и количество листов приложений, если они есть.
Титульный лист декларации 6-НДФЛ

Пример заполненного титульного листа 6-НДФЛ для ООО «Гамма»

Содержательная часть формы 6-НДФЛ состоит из разделов 1 и 2.

В разделе 1 содержит итоговые суммы доходов всех наёмных работников и НДФЛ с этих сумм. Строки от 010 по 050 заполняют отдельно по каждой ставке НДФЛ, применённой за год.

В строках 060–090 отражают итоговые данные для всех ставок налогообложения. Эти строки заполняют один раз за отчётный период вне зависимости от количества применённых ставок.

Таблица: как заполнять строки раздела 1

Код строкиПорядок заполнения
010Применённая ставка НДФЛ: как для зарплаты, так и для отпускных — 13%.
020Доход по всем сотрудникам с января отчётного года отражается по следующим правилам:
  • учитываются только выплаты, подлежащие обложению НДФЛ (оплата за работу повременная и сдельная, премиальные выплаты, отпускные, листки нетрудоспособности по болезни и уходу за больным);
  • включаются все суммы начислений с начала года независимо от момента выплаты (например, зарплату за сентябрь, выплачиваемую в октябре, также нужно включать в строку 020 за 9 месяцев);
  • Исключаются выплаты, не подлежащие обложению НДФЛ (определены в ст. 217 НК РФ).

Отражается величина дохода до удержания НДФЛ.
Зарплату и отпускные можно отражать в строке 020 единой суммой.

025Сумма дивидендов, выплаченных налоговым агентом.
030Вычеты за год всего.
040НДФЛ, рассчитанный по ставке из строки 010 от дохода из строки 020 после уменьшения облагаемого дохода на вычеты.
045НДФЛ от строки 025.
050Фиксированные авансовые платежи НДФЛ.
060Количество налогоплательщиков, получавших облагаемые доходы.
070Итог удержанного НДФЛ без разделения по ставкам.
080НДФЛ, начисленный, но не удержанный.
090НДФЛ, возвращённый работодателем сотрудникам при излишнем удержании (например, уволенному сотруднику, с которого удержаны отпускные за неотработанные месяцы года для оплаты отпуска).

При заполнении строк формы 6-НДФЛ учитываются следующие правила:

  • все числовые показатели вносятся начиная с левой стороны строки;
  • если сумма в строке отсутствует, указывается ноль;
  • строки 060–090 — общие для всех ставок налога, они заполняются на одном листе раздела 1, на втором и следующих ставят прочерки.
Форма 6-НДФЛ: раздел 1

Заполненный раздел 1 формы 6-НДФЛ для ООО «Гамма»

Пример заполнения второго раздела декларации на примере расчётов ООО «Гамма» за третий квартал

В ООО «Гамма» работает 11 человек.

За отчётный период сотрудникам начислялась заработна плата и оплачивали отпускные. При этом:

  1. Общая сумма дохода составила 2550000 руб.
  2. Были предоставлены налоговые вычеты в сумме 15400 руб.
  3. Облагаемая сумма составила 253460 руб.
  4. Все начисления облагались по ставке 13%.
  5. За три квартала удержан НДФЛ 329498 руб.

Эти данные необходимо отразить в разделе 1 формы 6-НДФЛ ООО «Гамма».

Таблица: как заполнять раздел 2

ПолеПоказатель
100Дата получения дохода сотрудниками, определённая в ст. 223 НК РФ по типам дохода:
  • зарплата — последний день месяца;
  • плата за отпуск — день выдачи отпускных.

Для зарплаты и для отпускных заполняют отдельно группы строк 100–140.

110Дата удержания налога — по ст. 226 НК РФ совпадает с днём получения дохода.
120Предельная дата уплаты НДФЛ в казну:
  • по зарплате — следующий день после установленного дня фактической выдачи;
  • по выплатам на отпуск — последний день месяца выдачи оплаты за дни отпуска.
130Итог доходов, которые получены в день, отражённый в строке 100.
140Итог НДФЛ, удержанного в день, из строки 110.

Данные для раздела 1 и раздела 2 суммируют за разный временной интервал: раздел 1 — с начала года, раздел 2 — три последних месяца. В нашем примере — это месяцы с июля по сентябрь.

В разделе 2 отражают итоговую сумму начисления и сумму удержания НДФЛ по оплате труда за июль и за август. В ООО «Гамма» установлено, что заработная плата за месяц должна выдаваться ежемесячно пятого числа следующего месяца. В августе это был выходной, зарплату за июль выдали 04.08.2017, и в этот же день ООО «Гамма» перечислила НДФЛ с июльской зарплаты.

Зарплату сентября во втором разделе отчёта за третий квартал не отражают. НДФЛ с зарплаты сентября нужно уплатить в казну в день выдачи зарплаты, т. е. в октябре. Поэтому во второй раздел эту зарплату включать не нужно. Эти данные будут включены во второй раздел годового отчёта. Важно учесть, что в первом разделе зарплата и НДФЛ за сентябрь отражены, и это правильно.

По отпускным за август вся информация отражена во втором разделе 6-НДФЛ. Последняя допустимая дата уплаты НДФЛ за август — 31.08.2017.

Последний календарный день сентября выходной, поэтому данные по отпускным, выплаченным в сентябре, будут отражены в разделе 2 в годовом отчёте. В нашем примере раздела 2 эти данные не должны отражаться.

Форма 6-НДФЛ: раздел 2

Пример заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ

Отпускные выплаты начисляются ежегодно каждому работнику. С таких выплат работодатель должен удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ, а затем отражать отпускные сумму в налоговой отчётности. Знание нюансов отражения отпускных в форме 6-НДФЛ поможет бухгалтерам экономить время и силы.