В условиях глобализации и открытости границ заграничные командировки работников российских государственных структур и коммерческих компаний давно перестали быть из ряда вон выходящим явлением. Загранкомандировка регулируется в основном теми же правилами, что и служебные поездки внутри страны. Но есть и ряд нюансов, связанных именно с направлением работника в другое государство.

Кого можно отправлять в заграничные командировки, а кого нельзя

Ограничения относительно командировок работников за рубеж действуют те же, что и применительно к поездкам внутри страны.

Категорически запрещается, как и в случае с командировками по России, командировать за границу таких работников:

  • беременных женщин;
  • сотрудников младше 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов;
  • работников на ученическом договоре, если загранкомандировка не связана с ученичеством;
  • инвалидов, если командировка противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
  • зарегистрированных кандидатов на выборах в период проведения последних.
Женщина с детской коляской

Сотрудницу, у которой есть ребёнок младше трёх лет, отправить в загранкомандировку можно лишь с её письменного согласия

Письменное согласие на заграничную или внутрироссийскую командировку требуется от таких категорий работников:

  • женщины, воспитывающие детей до трёх лет;
  • одинокие матери, отцы или опекуны детей до пяти лет;
  • родители или опекуны детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками на основании медицинского заключения.

Все остальные работники могут быть направлены в командировки, включая заграничные, без каких-либо ограничений.

Оформление заграничной командировки

Процедура оформления командировки работника за границу не имеет принципиальных отличий от командировок по России, а в 2018 году законодательные требования к ним минимальны и регулируются в большей степени локальными актами организации или компании, например, положением о командировках, и принятыми в конкретной фирмы стандартами делопроизводства.

Если российская компания имеет филиалы, представительства, дочерние предприятия или иные аффилированные структуры за границей или сама является дочерним предприятием инофирмы, поездки её сотрудников в такие зарубежные структуры считаются полноценными заграничными командировками.

Необходимые документы

Главным и зачастую единственным документом, достаточным, чтобы отправить сотрудника в командировку, включая заграничную, не вызвав чьих бы то ни было нареканий, является приказ руководителя организации.

Являвшиеся ещё несколько лет назад обязательными командировочное удостоверение и служебное задание в 2018 году носят сугубо факультативный характер. Если их оформление предусмотрено локальными актами, регламентирующими оформление командировок, они применяются, и нарушения в этом нет. Если же руководство компании воспользовалось возможностью максимально упростить эту бюрократию, насколько позволяет действующее законодательства, обвинить фирму не в чем.

Приказ об отправке работника в загранкомандировку

Для разработки шаблона приказа на командировку, включая заграничную, достаточно воспользоваться стандартным образцом формы Т9 для отправки одного работника (скачать бланк в форматах Word, Exel, и образец заполнения в формате pdf) и Т9а, используемой, когда в командировку едет группа сотрудников (скачать бланк в форматах Word, Exel и образец заполнения в формате pdf).

Принятая в организации форма приказа о командировке должна быть зафиксирована в Положении о командировках или ином локальном нормативном акте, например, утверждена отдельным приказом.

Приказ рекомендованной формы Т9 или Т9а содержит такие сведения:

  • Название компании и при необходимости структурного подразделения в предусмотренной для этого графе в верхней части документа. Рядом в отдельной графе указывается код ОКПО, полученный компанией при постановке на учёт в органах государственной статистики.
    Приказ о командировке, часть 1

    Верхняя часть приказа о командировке со сведениями о направляющей организации

  • Название (Приказ), номер и дата издания документа.
  • Ф. И. О. работника и его табельный номер, присвоенный ему при приёме в штат, структурное подразделение, где он работает, должность или профессия согласно штатному расписанию компании. Если одним приказом оформляется несколько работников, список оформляется в виде таблицы, а перечисленные сведения приводятся отдельной графой на каждого из них, работники перечисляются пофамильно в алфавитном порядке.
    Приказ о командировке, часть 2

    Сведения о командируемом сотруднике в приказе на командировку

  • Место, куда командируется работник. Могут быть указаны страна, город, название принимающей организации или все эти сведения одновременно. При заграничной командировке желательно указать страну, хотя жёсткого требования и нет.
  • Длительность командировки, даты начала и окончания.
  • Источник финансирования командировки. Это могут быть средства направляющей организации или принимающей стороны, например, клиента.
    Приказ о командировке, часть 3

    Сведения о сроке и цели командировки, источнике финансирования и основании для издания приказа в приказе о командировке

  • Основание для издания приказа. Это могут быть заявление сотрудника, служебная записка руководителя структурного подразделения, где он работает, служебное задание (ранее этот документ был обязательным, но в 2018 году носит факультативный характер).
    Пример служебной записки о необходимости командировки

    Служебная записка как одно из оснований для издания приказа о командировке

  • Подпись руководителя организации с указание должности и расшифровкой и печать.
  • Отметка работника/ов об ознакомлении с приказом.

Фотогалерея: образец заполнения формы Т9а на трёх командируемых сотрудников

Служебное задание и командировочное удостоверение

В 2018 году эти два документа, ранее являвшиеся обязательными составляющими оформления командировки, включая заграничную, носят, как уже было сказано, факультативный характер.

Во многих компаниях Положения о командировках или иные локальные акты аналогичного плана были разработаны ещё в период действия старых требований к оформлению командировок, поэтому служебные задания и командировочные удостоверения уже предусмотрены этим документом. У таких фирм есть два варианта: оставить всё как есть или упростить внутрикорпоративную бюрократию. Но во втором случае придётся внести коррективы в соответствующие локальные акты.

Если же компания, которой разработка нормативных внутренних документов по командировкам только предстоит, по каким-либо причинам предпочитает использовать служебные задания, для разработки их формы она может использовать образец (скачать).

Командировочное удостоверение до 2015 года играло ключевую роль при расчёте суточных в командировках. Ведь даты убытия и прибытия сотрудников для определения срока пребывания в командировке определялись на основании отметок об убытии и прибытии в этом документе. Впрочем, и по старым правилам в случае загранкомандировки командировочное удостоверение считалось необязательным, так как для подсчёта времени пребывания сотрудника в России и за границей можно было опираться на отметки о пересечении границы в его загранпаспорте.

По новым правилам, действующим и в 2018 году, срок нахождения в командировке определяется на основании билетов или маршрутных листов, а командировочное удостоверение стало ненужным.

Однако применительно именно к загранкомандировкам командировочное удостоверение может быть полезным при поездках в страны бывшего СССР, для въезда в которые россиянам достаточно внутреннего паспорта. Ведь отметки о пересечении границы в него не ставятся. А если при въезде в такую страну и выдаётся миграционная карта или её аналог, то при выезде этот документ возвращается пограничникам.

Особого внимания заслуживают в этом контексте командировки в Республику Беларусь. С этим государством Россия состоит в особых отношениях, в результате чего паспортный контроль на границе двух стран не ведётся, и никаких отметок в паспортах не делается. Впрочем, и в этом случае обойтись билетами и маршрутными листами вполне достаточно.

Ну а тем, кто и в 2018 году не хочет отказываться от командировочного удостоверения, есть смысл воспользоваться образцом его рекомендованной формы (скачать).

Длительность командировки за границу

Законодательные требования в отношении командировок и по России, и за рубеж в 2018 году одинаковы и не имеют чётко прописанных рамок. По умолчанию командировка не может быть меньше одного дня и должна иметь конечный срок. Если же его установить невозможно, он определяется приблизительно.

Например, если сотрудник отправляется в командировку, которая может продлиться как неделю, так и месяц, целесообразно изначально оформить командировку на неделю, а впоследствии продлевать по мере необходимости.

Даже если командировка будет оформлена на сто лет, при всей абсурдности такого решения придраться с позиций закона не к чему. Впрочем, сомнительно, чтобы такой вариант был в интересах компании. Ведь выплатить аванс работнику она должна сразу и в полном объёме.

В советский период центральные газеты могли направлять своих сотрудников за рубеж для работы собственными корреспондентами. Например, в «Комсомольской правде» стандартный срок такой командировки составлял три года.

Основным документом, в котором оговаривается срок поездки за границу, служит приказ о командировке. Именно на основе него рассчитывается аванс, который должен быть выплачен командированному работнику перед убытием.

Оплата и подтверждение расходов в загранкомандировках

Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:

  • изготовление загранпаспорта;
  • расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
  • аэропортовые и портовые сборы.

Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т. п.

Подтвердить такие расходы можно двумя способами:

  • Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.
  • Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.

Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.

Например, работник был откомандирован в Чешскую Республику. Перед поездкой он изготовил загранпаспорт и оформил визу, воспользовавшись услугами визового центра. Все эти расходы он понёс в рублях. Рублями же он оплатил и билет на самолёт туда и обратно. Суточные в Положении о командировках обозначены в долларах. А в Чехии он кронами оплатил гостиницу. Аванс на командировку был перечислен на карточку работника в рублях, обмен он не производил, только снимал наличные или платил карточкой, в том числе и за границей.

В этом случае расчёт проводится по такой схеме:

  1. Все расходы, которые работник, согласно подтверждающим документам, понёс в рублях, признаются в рублях же.
  2. Затраты на гостиницу согласно счёту конвертируются из чешских крон в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  3. Суточные также конвертируются из долларов в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  4. Общая сумма подтверждённых расходов в рублях сопоставляется с выданным авансом.

Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году

В Налоговом кодексе РФ обозначена предельная сумма суточных при командировках за границу, не подлежащая налогообложению, на уровне 2,5 тысячи рублей в сутки. Но это не значит, что выплачивать их сверх названной суммы нельзя. Можно, но будет сопряжено с налоговыми издержками.

Сам же работодатель волен платить своим работникам хоть 1 млн рублей и даже долларов в сутки. Лишь бы в итоге не разорился.

В законодательстве прописано только одно требование к компании в части суточных, в том числе и для командировок за границу — их размер должен быть обозначен в локальном нормативном акте. Обычно для этого используется Положение о командировках, но можно провести и отдельным приказом об утверждении размера суточных.

При этом компания вправе дифференцировать размер суточных в зависимости от ранга сотрудника. Например, 20 долларов в день для рядового специалиста, 35 — для менеджера среднего звена и 50 для топа. Аналогичная политика уместна и, если суточные считаются в рублях.

Есть неофициальная информация, что при поездках за границу одного из депутатов Госдумы прошлых созывов самому народному избраннику суточные начислялись из расчёта 500 долларов в день, а рядовым участникам его свиты — по 100 долларов.

Представляется логичной и дифференциация этих компенсаций в зависимости от страны назначения. Ведь если обозначить одинаковые суточные для Великобритании и Таджикистана, то в свете разницы в ценах между этими странами от желающих поехать в Душанбе и получить шанс привезти львиную долю выделенной суммы назад без обязательства возвращать в кассу не будет отбоя, а вот в Лондон, где на те же деньги не разбежишься, как бы не пришлось отправлять в качестве наказания.

Различные зарубежные деловые издания, например, британское The Economist, регулярно публикуют рейтинги самых дорогих стран и городов мира. На основании этих данных крупные международные компании определяют суммы компенсаций своим работникам, направляемым в разные города и страны как на длительный срок, так и в краткие командировки.

Надо учитывать также, что суточные по утверждённому в компании нормативу для загранкомандировок выплачиваются ровно за те дни, которые сотрудник фактически проводит за пределами России. Так, если он отправился в зарубежный деловой вояж, например, на поезде или личном автомобиле и пересёк границу не в день отправления, за время, пока он ехал по стране, ему полагаются суточные, но по норме для командировок по России.

Суточные по ставке для загранкомандировок начисляются командированному с момента пересечения им границы согласно штампу в загранпаспорте. Даже если при этом он ехал по России весь день, а в иностранное государство въехал в 23:59, всё равно применяется это правило. А вот на обратном пути начиная с даты въезда в Россию суточные начисляются уже внутрироссийские.

Например, 10 января работник выехал из Москвы в командировку в Финляндию на поезде. Границу он пересёк утром следующего дня, пять дней провёл в Хельсинки, а вечером 16 января на поезде же выехал обратно и въехал в РФ утром 17 января. Получается, что всего он провёл в командировке восемь дней — с 10 по 17 января включительно (в загранкомандировке, как и при поездке по России, днями отъезда и приезда считаются календарные сутки отправления и прибытия сотрудника из/в начальный пункт). Из них за два дня — 10 и 17 января — оплачиваются суточными по нормативу для внутрироссийских поездок, а остальные дни — по утверждённой в компании ставке для Финляндии.

Предположим, что суточные в поездках по РФ в компании равны 500 рублей в сутки, а для Финляндии — 2000 рублей.

Значит, расчёт надо вести по такой схеме:

  • 2х500=1000 — суточные за дни отъезда и приезда.
  • 6х2000=12000 — суточные за время, проведённое в Финляндии.
  • 12000=1000=13000 — общая сумма суточных.

Итого, сотруднику полагаются 13 тысяч рублей суточных.

Рассмотрим другой вариант. Московская фирма командировала сотрудника в Братиславу и Вену. Он вылетел из Москвы самолётом в Братиславу, провёл там три дня, вечером третьего дня выехал на поезде в Вену, куда прибыл в тот же день, переночевал в отеле и провёл в австрийской столице три дня, в обед третьего дня вылетев в Москву. Суточные для Словакии в компании равны 40 долларам в день, для Австрии — 50, в поездках по России — 500 рублей в сутки.

Итак, границу со Словакией наш сотрудник пересёк в день вылета. Значит, и суточные за первый день командировки ему полагаются уже по словацкой норме. Аналогичная картина и по следующему дню, который он целиком проводит в Словакии.

А вот вечером третьего дня он отправился в Вену и в тот же день было уже там (езды от одной столицы до другой не более двух часов). Значит, ему полагаются суточные уже по австрийской ставке. Такой же расклад по двум следующим дням.

Исключение составляет последний день командировки — вылетев из Вены самолётом, он в этот день самолётом, наш сотрудник в тот же день был в Москве. А поскольку это случилось на обратном пути, рассчитывать за последний день в командировке он вправе только на внутрироссийские суточные.

Итак, приступим к расчёту:

  • 40х2=80 — суточные по словацкой норме.
  • 50х3=150 — суточные за время пребывания в Вене.
  • 500х1=500 — суточные за последний день командировки, рассчитываемые по внутрироссийской ставке.
  • 80+150=230 — общая суточных в валюте за время фактического пребывания за границей.
  • Итого, мы должны сотруднику 230 долларов и 500 рублей. Дальнейший расчёт зависит от того, в какой валюте мы выдали ему аванс и есть ли у него справка об обмене, если в рублях. Конвертация долларов в рубли для окончательной сверки с суммой рублёвого аванса проводится по курсу, указанному в справке об обмене, или курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.

Стандартный билет большинства европейских железных дорог даёт право только на пребывание в любом поезде в определённый день на оплаченном участке пути следования. А значит, служить подтверждением пересечения границы он не может, ведь время прибытия в нём не указывается. Не помощник нам и загранпаспорт, поскольку Словакия и Австрия входят в шенгенскую зону, и паспортного контроля на границе между ними нет. Для решения проблемы можно рекомендовать сотруднику оформить резервацию конкретного места в конкретном поезде, что делается за отдельную плату (но это тоже командировочные расходы на проезд, которые компания обязана ему возместить) или ехать автобусом — на них билеты продаются на конкретный рейс с указанием времени отправления и прибытия.

В последнем рассмотренном примере выгоднее для фирмы будет, если сотрудник переночует не в Вене, а в Братиславе, где более дешёвые отели, а в Австрию отправится утром. Это позволило бы сэкономить и 10 долларов на его суточных. Но заставить работника поступать именно так никто не вправе.

Как отразить расходы на командировку за границу в 2018 году в бухгалтерском отчёте

Необходимость отражения в бухгалтерии валютных расчётов представляет самую большую головную боль для работников соответствующих подразделений компании, командирующей работников за границу.

Справиться с этой непростой задачей им помогут рекомендации опытных профессиональных бухгалтеров.

…Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что такая операция не является нарушением валютного законодательства.
Выданная сумма аванса отражается в бухучёте в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н).
Сумма валюты в учёте будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учёта, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчётности (не реже чем один раз в месяц). Организация может закрепить в учётной политике более частые «переоценки» валюты.
В налоговом учёте курсовые разницы относятся к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).
В бухгалтерском учёте операции, связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро):
Дебет 50, субсчёт «Евро»,
Кредит 52
— получена валюта с валютного счёта в банке в кассу;
Дебет 71
Кредит 50, субсчет «Евро»,
— выдан валютный аванс работнику под отчёт (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте);
Дебет 50, субсчет «Евро»,
Кредит 71
— возвращён в кассу остаток неизрасходованных подотчётных средств;
Дебет 91, субсчёт 2 «Прочие расходы»,
Кредит 71
— отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).
Либо:
Дебет 71
Кредит 91, субсчёт 1 «Прочие доходы»,
— отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам.
Отметим, что субсчета к счёту 50 «Касса» открываются по каждой используемой валюте.

Мосбухуслуги

http://www.mosbuhuslugi.ru/material/zagranichnye-komandirovki-uchet-zatrat

Облагаются ли налогами и страховыми взносами расходы на загранкомандировки

Большинство командировочных расходов в связи с поездками за границу не облагаются налогами и социальными отчислениями. Ведь это же не полученный сотрудником доход, а компенсация его фактических расходов.

Исключение составляет часть суточных, превышающая установленные в Налоговом кодексе предел в 2,5 тысячи рублей в день. Например, суточные при поездках в Лондон составляют 100 долларов в день. Такая сумма сполна оправдана дороговизной британской столицы, но налоговое законодательство скидки на это не делает.

Допустим, курс Банка России на последний день месяца, в котором был закрыт авансовый отчёт (пересчёт суточных в рубли для целей налогообложения осуществляется на эту дату) составил 58 рублей за доллар. Значит, суточные в нашем случае составили 5800 рублей в день. Из этой суммы вычитаем предельную в 2,5 тысячи и получаем 3300 рублей. С этой суммы мы должны удержать НДФЛ по ставке 13%, если наш командированный — резидент, и 30%, если он нерезидент. Это будет 429 рублей в первом случае и 990 во втором, ну а сотрудник должен получить на руки (3300–429)+2500=5371 рубль за каждые сутки пребывания в Великобритании, если он резидент РФ, и (3300–990)+2500=4810, если нерезидент.

Но это ещё не всё. Сумма, превышающая 2500 рублей в сутки, облагается также страховыми взносами в Пенсионный фонд (22%), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%) и Фонд социального страхования (2,9%), которые составляют в общей сложности 30%.

При этом конвертация проводится по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта. Предположим, в нашем случае курс на эту дату составлял 57,5 рубля за доллар. Наши суточные для Туманного Альбиона в этом случае равняются 5750 рублей. Вычтем из этой суммы 2500 и получим 3250. Вот с них-то мы и должны уплатить взносы: 5250х30%=1575 рублей за каждый день пребывания в Англии сверх выплаченных ему суточных.

Оформление и проведение по бухгалтерии заграничных командировок сотрудников — задача не из простых. Но если знать основные правила и нюансы, она оказывается вполне посильной.