Довольно часто руководству компании приходится командировать своих сотрудников с важными и ответственными поручениями. Если это происходит регулярно, имеет смысл разработать и утвердить внутренние правила о командировках, дабы коллеги были в курсе, какие расходы помимо стоимости билетов и платы за жильё будут компенсироваться компанией.

Понятие и виды расходов на командирование

Командирование сотрудника сопровождается выдачей авансом некоторой суммы, необходимой ему для оплаты дороги до организации, найма жилья, а также других трат в связи с проживанием вне дома. Перечень других расходов определяется руководством, его обычно фиксируют во внутренних документах компании. Следовательно, командировочные расходы делятся на четыре группы:

  • расходы на проезд;
  • расходы на жильё;
  • суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);
  • другие расходы, которые разрешены руководителем и производятся с его ведома.

Примеры других расходов:

  • услуги связи;
  • получение визы и заграничного паспорта.

В п.23 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» отмечается, что при направлении в командировку за рубеж должностному лицу компенсируются траты на:

  • получение визы;
  • оформление заграничного паспорта;
  • оплату платежей и сборов за въезд;
  • медицинскую страховку.

Величина суточных не ограничивается, перечень дополнительных затрат рекомендуется фиксировать в положении компании о командировках. Допускается дифференциальный подход к компенсации иных расходов для различных должностей.

Люди на вокзале

Командировочные выплачиваются до начала командировки

На вопрос «когда выплачиваются командировочные» явного ответа нет, по всей видимости, выдача суммы денег в размере, указанном в смете, в день отправки может считаться нормой. Кроме этого, законом не запрещено переводить аванс на банковскую карточку сотруднику. Таким образом, день и способ выдачи суточных определяет руководство. В идеальном случае эти вопросы должны быть зафиксированы во внутренних документах компании. Выплачивать суточные после командировки неправильно, отправляемый сотрудник должен получить деньги авансом, чтобы на них купить билет.

Расходы на дорогу

Компенсируются траты на оплату проезда в место командирования и обратно, переезды между населёнными пунктами, если это предусмотрено командировочным заданием. Если аэропорт (станция, пристань) находятся за городом, то ещё и проезд общественным транспортом к станции. К расходам на дорогу также относят затраты на оформление документов на проезд и бельё в поездах.

Поезд

Компания компенсирует проезд к месту назначения и обратно, а также дорогу к станции, если она находится вне города

С авансовым отчётом необходимо представить проездные документы, чек об оплате, квитанции об оплате постельных принадлежностей. Если сотрудник покупал электронный билет, то к отчёту прикладывается распечатанный бланк.

Если работник потратил на оплату проезда больше, чем авансом на это ему выдал работодатель (подтверждается соответствующими документами), то последний обязательно должен возместить перерасход по окончании командировки.

Расходы на жильё

Если принимающая сторона не предоставляет жильё, то компания, отправляющая своего сотрудника, выдаёт деньги на съём жилья на весь период командировки.

Затраты на жильё компенсируются, если во время проезда к месту командирования или обратно случилась отмена рейса или сломался транспорт, при этом сотруднику пришлось снять жильё. В описанных случаях к отчёту следует приложить документы, подтверждающие эти расходы.

Такими документами могут быть справка от перевозчика (от администрации железной дороги или от сменного директора аэропорта) или счёт из гостиницы.

Номер в гостинице

Сотруднику компенсируются расходы на жильё в течение всей командировки путём выдачи аванса

Истраченные средства подтверждаются после возвращения чеком или бланком строгой отчётности, выданными при заселении в гостинице. Если потребовалось снимать жильё в частном порядке, к авансовому отчёту прикладывается договор о найме жилого помещения и расписка в получении денег (ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ).

При перерасходе ситуация такая же, как и с транспортными расходами — работодатель обязан всё компенсировать на основании представленных работником подтверждающих документов.

В случае однодневной командировки по России подразумевается возвращение сотрудника домой, что исключает необходимость в снятии жилья.

Вопрос: должен ли работодатель возмещать расходы на аренду жилья при однодневной командировке?

Ответ: должен, если работник не смог вернуться из поездки по независящим от него причинам. Однодневная командировка не предполагает выплаты суточных, да и не требуется снимать жильё. Однако в некоторых случаях происходит вынужденная задержка в пути (отмена рейса, например), и сотруднику необходимо снять жильё. Или в связи с выполнением служебного задания требуется задержаться в месте командировки на некоторое время, что также влечёт за собой необходимость снять жильё. В этих случаях расходы сотрудника будут компенсированы.

Если же работник мог вернуться из поездки в тот же день, но принял решение остаться в месте командировки и снять жильё без согласования с руководством, то такие расходы не считаются командировочными и после возвращения не будут оплачены.

Консультант Плюс

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100097#0

Затраты на заграничную командировку

Направление в зарубежную командировку предполагает оплату проезда, снятия жилья, компенсацию проживания вне дома. Расчёт и выплата суточных для зарубежной поездки имеют некоторые особенности.

  1. За время нахождения за пределами России суточные выплачиваются в иностранной валюте.
  2. Время проезда по России оплачивается в рублях.
  3. При выезде из страны сутки, включающие дату пересечения границы, оплачиваются в валюте, а при въезде обратно — в рублях.
Виза и край паспорта

Суточные в заграничной командировке оплачиваются в иностранной валюте

Дату пересечения государственной границы принято определять по отметкам пограничной службы. Если такая отметка отсутствует, то принимается дата, указанная в проездных билетах.

Однодневная командировка в другую страну будет оплачена в размере 50% от установленного размера для зарубежных поездок.

Если произошла вынужденная задержка в пути, то при предъявлении подтверждающих документов по решению руководителя дни задержки также оплачиваются. Суточные выплачиваются в рублях при вынужденной остановке на территории нашей страны, в иностранной валюте — при задержке в другой стране.

Прикладывая к отчёту о командировке билеты, составленные на иностранном языке, полезно выполнить построчный перевод блоков с данными:

  • фамилией, именем, отчеством пассажира;
  • направлением;
  • номером рейса;
  • датой вылета;
  • стоимостью билета.

Другие командировочные расходы

Вместе с основным статьями расходов при командировании с заданием работодатель может компенсировать и дополнительные — услуги связи, получение визы, оформление заграничного паспорта. Эти расходы оплачиваются при условии, что сделаны они с разрешения руководителя. Разрешение может быть как письменным, зафиксированным в положении о командировках, так и устным. Допустим дифференцированный подход к установлению разрешения на другие расходы в зависимости от занимаемой должности.

Человек с телефоном

Оплата связи в командировке возможна с разрешения руководства

Зарплата на период командировки

В течение командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, выплачивать зарплату в эти дни компания не может. Посмотрим, как считать средний заработок.

Средний заработок = начисления работнику/ отработанные дни в расчётном периоде х дни в командировке

Начисления сотруднику, которые будут учитываться в расчёте среднего заработка, перечислены в Положении. За расчётный период обычно берётся предыдущий отработанный год.

Пример расчёта оплаты служебной командировки:

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля — день выезда в командировку и 14 февраля, день возвращения из командировки приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена пятидневная рабочая неделя. В течение расчётного периода с 1 февраля 2014 по 31 января 2015 г. Иванов А. В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчётного периода отработаны полностью. Иванову А. В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчётном периоде не было.

Заработная плата за не полностью отработанные месяцы составила:

За август 2014 года: 15 714,29 р. ( 30 000 р. / 21 дн. х 11 дн. )

За декабрь 2014 года: 23 478,26 р. ( 30 000 р. / 23 дн. х 18 дн. )

Сумма выплат, учитываемых для расчёта среднего заработка, за расчётный период составила: 339 192,55 р. (30 000 р. х 10 мес. + 15 714,29 р. + 23 478,26 р.)

Количество дней, отработанных в расчётном периоде: 230 дн. (245 – 10 – 5)

Средний заработок за рабочие дни командировки: 7 373,75 р. (339 192,55 р. / 230 дн. х 5 дн.)

Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула): 6 315,79 р. (30 000 р. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)

Итого оплата дней командировки: 15 164,29 р. (7 37,75 р. + 6 315,79 р.)

Марина Баландина

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Командировочные дни, выпадающие на выходной и праздничный день, подлежат оплате как рабочий день в праздник (выходной) в соответствии с ТК РФ. Оплата работы в праздничный день должна быть не менее чем в двойном размере либо в одинарном плюс дополнительный выходной. Начало или окончание командировки в выходной или праздник засчитывается в срок командировки, эти дни оплачиваются как выход на работу в праздничный день. Сотрудник должен письменно подтвердить своё согласие трудиться в дни отдыха (решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002–663).

Видео: оплата командировки в выходной день

Что такое суточные

Компенсацию расходов сотрудника по проживанию вне дома в течение срока командировки называют суточными. Эти денежные средства выдаются под отчёт перед командированием. Суточные в составе аванса выплачиваются по расходному кассовому ордеру 0310002 — форма № КО-2 за каждый день командировки, в том числе праздничные, выходные дни и дни временной нетрудоспособности.

Теперь про срок, на который выдаются эти деньги. Длительность поездки включает в себя дни присутствия в месте командирования (в том числе выходные и праздники) и дорогу. Количество оплачиваемых командировочных дней часто определяют датами отправления и возвращения по билетам. Если время оправления поезда 23:10 2.04.18, то суточные будут выплачены за весь день 2 апреля.

Пример. Работник едет в командировку с 31.01.18 до 4.02.18. Рейс отправляется в 0:10 первого февраля, возвращается сотрудник рейсом 4.02.18 в 17:25. Рассчитать суточные.
Расчёт. Срок командировки включает 31 января, так как требуется время на дорогу до аэропорта, который находится за городом, всего срок командировки — 5 дней. В компании суточные составляют 300 рублей, итого авансом будет выдано 300х3=1500 рублей.

Если билеты отсутствуют, установить дату начала и окончания командировки можно по кассовым чекам, выданным в гостинице. Ещё один вариант установить срок при отсутствии билетов и документов из гостиницы — отметка принимающей стороны о прибытии и убытии сотрудника.

Кассовый ордер оформляется на основании поданной сметы, её может составить командируемый самостоятельно в свободной форме. Если командировка продлевается, то на основании приказа о продлении срока и сметы работнику выплачивается дополнительная сумма.

Однодневная внутрироссийская командировка не предполагает компенсации на проживание вне дома. Для однодневной зарубежной командировки суточные выплачиваются в ограниченном размере.

В течение трёх дней после возвращения из поездки работник сдаёт авансовый отчёт и документально подтверждает свои расходы. Если было потрачено больше суммы, выданной в качестве аванса, то компания доплачивает командированному. Иначе работнику необходимо вернуть неиспользованные деньги.

Если работник не вернул в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, последний вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Консультант Плюс

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Видео: суточные в 2018 году

Налоги и взносы в страховые фонды

Максимальные суммы аванса, которые не подлежат налогообложению и уплате страховых взносов (ст. 217 НК РФ):

  • 700 рублей в сутки при внутрироссийской командировке,
  • 2500 рублей при командировании за рубеж.

Учитываются командировочные на дату сдачи авансового отчёта. Все денежные средства, истраченные в поездке свыше установленного лимита, подлежат налогообложению и уплате взносов в страховые фонды.

С аванса на зарубежную командировку, выплаченного в иностранной валюте, суммарно превышающего установленный лимит, также уплачиваются налоги и взносы. Пересчёт валюты в рубли осуществляется по курсу дня выплаты авансовых средств.

Величина взносов в страховые фонды с этих сумм рассчитывается на дату подачи авансового отчёта. Расчёт НДФЛ происходит в последнюю дату месяца, в котором утверждён авансовый отчёт.

Принять к вычету НДС можно лишь траты на дорогу до места назначения (включая оплату белья в поезде) и съём жилья. Остальные суммы к вычету НДС не принимаются.

Налоговый и бухгалтерский учёт командировочных расходов

В справке о доходах физических лиц (2-НДФЛ) и отчёте о доходах нанятых физических лиц (6-НДФЛ) фиксируется только сумма, превышающая предельные размеры суточных. Расчёт НДФЛ выполняется в последний день того месяца, когда был принят отчёт о поездке. Налог можно удержать при начислении зарплаты. Сумма, потраченная в командировке сверх нормы, отражается в справке 2-НДФЛ (код 4800 «Иные доходы») и отчёте 6-НДФЛ (раздел 2).

Человек с ручкой в руке считает на калькуляторе

Налоги и страховые взносы уплачиваются с суточных сверх установленных лимитов

В бухгалтерии суточные учитываются как расходы по обычным видам деятельности.

При выдаче сотруднику под отчёт аванса записывается проводка «Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы».

После утверждения отчётных документов истраченные в поездке деньги учитываются проводками:

  • Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счёт в гостинице (без НДС);
  • Дт 19 Кт 71 — отражён НДС за проезд и жилье;
  • Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
  • Дт 20, 44, 91–2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы ;
  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
  • Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

При превышении лимита по командировочным в конце месяца, в котором утверждён отчёт за поездку, делается проводка «Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных».

Суточные в размере 700 рублей при командировании по стране и 2500 рублей при отправке за рубеж не облагаются налогом и страховыми выплатами. Эти выплаты предусматривают компенсацию платы за проезд, жильё и проживание вне дома. Расходы на связь или оформление визы также могут компенсироваться в виде суточных, но на них следует получить разрешение от руководителя.