Представители бизнеса в процессе осуществления своей деятельности в качестве налогоплательщиков должны отчитываться перед налоговой службой. Многим из них вменена обязанность представлять в предусмотренные законом сроки декларацию о доходах физических лиц. Иногда налоговые агенты не успевают подать отчёт 6-НДФЛ или же неправильно заполняют форму, за что им приходится выплачивать штрафы. В связи с этим необходимо заранее поинтересоваться, в какие сроки подаётся отчётная документация, каким образом корректируется, когда инспекторы вправе не принять отчёт.

Сроки подачи 6-НДФЛ и ответственность за несдачу

Форма 6-НДФЛ — вид налоговой декларации, которую обязаны подавать все работодатели, являющиеся участниками предпринимательской деятельности.

Образец формы 6-НДФЛ

Введена декларация 6-НДФЛ Приказом ФНС от 14 октября 2015 № ММВ-7–11/450@

Подавать отчёт 6-НДФЛ обязаны следующие лица:

  • индивидуальные предприниматели;
  • коммерческие и государственные организации;
  • физические лица, имеющие трудовые взаимоотношения с гражданами нашей страны, но не являющиеся ИП (адвокаты, нотариусы и т. п.).
Мужчина ставит печать на документ

Нотариусы в качестве работодателей также являются налоговыми агентами, обязанными подавать декларацию 6-НДФЛ

Документ составляется по всем гражданам, получившим от налогового агента доходы:

  • заработок по трудовым договорам;
  • вознаграждения по гражданским контрактам;
  • дивиденды и пр.

Таблица: структура декларации 6-НДФЛ

НаименованиеСодержание
Титульный листНа титульном листе отражаются следующие сведения:
  • наименование/полное имя (организации или ИП);
  • ИНН;
  • КПП;
  • отчётный период.
Раздел IВ разделе фиксируется конечная сумма начисленного налога за определённый период и число физических лиц, получивших доход.
Раздел IIОтражаются даты и размеры фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.
Образец титульного листа 6-НДФЛ

На титульном листе фиксируются реквизиты налогового агента

Декларация 6-НДФЛ предоставляет сведения о том, в полной ли мере и своевременно ли налогоплательщики осуществляют уплату НДФЛ. Отсутствие у субъекта предпринимательской деятельности работников предполагает отсутствие необходимости подачи 6-НДФЛ. Однако в таком случае нередко подаётся отчёт с нулевыми показателями.

Налоговая инспекция может не владеть информацией о том, что организация или ИП не являются налоговым агентом, и будет ожидать поступления расчёта 6-НДФЛ. А если он не поступит в течение определённого периода, то последуют штрафные санкции.

В этом случае субъект предпринимательской деятельности может поступить следующим образом:

  • письменно проинформировать налоговую службу о том, что он не обязан сдавать отчёт 6-НДФЛ;
  • подать отчёт с нулевыми показателями.
Образец нулевого отчёта 6-НДФЛ

У плательщиков есть возможность подать нулевой отчёт в целях избежать разного рода проблем с ФНС

Отчётность сдаётся ежеквартально. Предусмотрен крайний срок подачи — последнее число месяца, который следует за отчётным кварталом. Как и во всех подобных случаях, используется правило переноса дня представления отчётности, если он выпадает на выходной или праздничный день. Для сдачи отчётности за год установлен срок: последнее число месяца первого за отчётным годом квартала.

Календарь крупным планом

Законодательством установлены крайние сроки подачи налоговой декларации 6-НДФЛ

Если налогоплательщики не сдали декларацию или не уложились в предусмотренные сроки, к ним будут применяться штрафные санкции в размере 1 тыс. руб. за месяц просрочки.

Мужчина и надпись «штраф»

За несвоевременность подачи отчёта 6-НДФЛ полагаются штрафы, размер которых будет зависеть от количества месяцев просрочки

Отчёт вовсе не будет принят в следующих ситуациях:

  • на титульном листе указаны неверные реквизиты налогового агента (ИНН, наименование, Ф. И. О.);
  • неверно указан код ИФНС;
  • указан неправильный код отчётного периода.

Если субъект предпринимательской деятельности более чем на 10 дней задержал подачу отчётности, то контролирующие органы могут произвести блокировку его расчётного счёта.

Декларация 6-НДФЛ сдаётся в органы налоговой службы:

  • для ИП — по месту их жительства;
  • для организаций — по месту их нахождения.

В каких случаях подаётся корректировка 6-НДФЛ

Какие-либо исправления в отчёте 6-НДФЛ запрещены. Если допущена ошибка, документ оформляется заново. В этом случае подаётся уточнённый отчёт.

Корректировка необходима, если неверно указаны:

  • КПП;
  • ОКТМО;
  • код места учёта отчитывающегося лица;
  • ставка налога;
  • количество лиц, в отношении которых имели место начисления, а также:
    • суммы и даты получения этих выплат;
    • величины налогов;
    • даты их удержания и сроки выплаты.

Видео: особенности подачи корректировки расчёта 6-НДФЛ

Заполнение корректировки по форме 6-НДФЛ

При представлении уточняющего отчёта указывается номер корректировки («001», «002», «003» и т. д.), т. е. цифры соответствуют порядковому номеру уточнения. Номер корректировки заносится в специальное поле на титульном листе. В остальном корректировка заполняется как первичный отчёт.

При оформлении расчёта 6-НДФЛ необходимо соблюдать следующие правила:

  • при ручном заполнении допускается применение чернил фиолетового, синего и чёрного цвета;
  • строки заполняются слева направо, начиная с первой клетки. В пустых ячейках проставляются прочерки;
  • показатели доходов отражаются дробными числами в рублях с копейками;
  • сумма налога указывается полными рублями без копеек, округляется по общему математическому правилу;
  • документ составляется по каждому ОКТМО отдельно;
  • нумерация страниц должна быть сквозной начиная с первого листа.

Если у ФНС всё-таки возникли вопросы по представленному отчёту, налоговый агент должен написать письмо-пояснение.

Пояснение должно содержать:

  • объяснение причины возникшей ошибки;
  • реквизиты субъекта предпринимательской деятельности и фамилию руководителя;
  • подтверждающую документацию.
Крупным планом рука мужчины, заполняющего документ

В письме, направленном в ФНС, налоговый агент должен объяснить причину ошибки

Таблица: варианты ошибок в 6-НДФЛ

Описание ошибкиИсправление ошибки
Сумма начисленного дохода по строке 020 раздела I меньше суммы строк «Общая сумма дохода» формы 2-НДФЛСумма начисленного дохода (стр. 020) по соответствующей ставке (стр. 010) должна соответствовать сумме строк «Общая сумма дохода» по соответствующей ставке налога формы 2-НДФЛ с признаком «1», представленных по всем плательщикам этим налоговым агентом, и строк 020 по соответствующей ставке налога (стр. 010) приложений № 2 к ДНП, представленных по всем плательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяют к расчёту за год).
Исчисленный налог по строке 040 раздела I меньше суммы строк «Сумма налога исчисленная» формы 2-НДФЛ за прошлый годСумма исчисленного налога (стр. 040) по соответствующей ставке налога (стр. 010) должна соответствовать сумме строк «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке налога формы 2-НДФЛ с признаком «1», представленных по всем плательщикам этим налоговым агентом, и строк 030 по соответствующей ставке налога (стр. 010) приложений № 2 к ДНП, представленных по всем плательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяют к расчёту за год).
Представление отчёта на бумаге при численности работников 25 и более человекПри численности получивших доходы в налоговом периоде 25 человек и более отчёт сдают в электронной форме по ТКС.
По строке 050 раздела I сумма фиксированных авансовых платежей больше исчисленного налогаСумма фиксированных авансовых платежей не должна превышать сумму исчисленного налога у плательщика.
Раздел I заполнен не нарастающим итогомРаздел 1 заполняют нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
По строке 020 указаны доходы, полностью не облагаемые НДФЛНет необходимости показывать необлагаемые доходы.
Часты ошибки в 6-НДФЛ по строке 070 раздела I. Например, указан налог, который будет удержан только в следующем отчётном периоде (зарплата за март, выплаченная в апреле)По строке 070 раздела 1 указывают общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. Поскольку удержание налога с зарплаты, начисленной за май, но выплаченной в апреле, налоговым агентом должно быть произведено в апреле непосредственно при выплате, то строку 070 за первый квартал 2017 года не заполняют.

Проверка правильности заполнения 6-НДФЛ

Налоговым агентам вменена обязанность правильно заполнять декларацию 6-НДФЛ. Для проверки корректности показателей, внесённых в отчёт, используют контрольные соотношения.

При контроле значения определённой строки должны соответствовать другой строке, сумме строк, быть больше или меньше каких-то показателей. Для этого сравнивают 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и РСВ.

Контрольные соотношения помогают проверить следующее:

  • правильность переноса показателей из регистрирующих документов;
  • полноту указанных доходов;
  • правильность вычислений;
  • наличие всех необходимых вычетов;
  • удержание налога с необходимых сумм и перечисление его в бюджет.

Видео: о проверках декларации 6-НДФЛ

Чем грозят ошибки в 6-НДФЛ

Если ИП или организация подали декларацию с недостоверными данными, то им грозит штраф в размере 500 р. за каждый неправильно оформленный отчёт. В том случае, если налоговый агент успел выявить ошибку и подать корректировочный документ до обнаружения ошибки налоговой инспекцией, штраф начислен не будет.

ФНС вправе снизить штраф в следующих случаях:

  • не произошло занижение налога;
  • не были нарушены права физических лиц.

Если ошибка была допущена организацией, то к руководителю будет применена административная ответственность (от 300 до 500 р. штрафа).

Видео: штрафные санкции за ошибки в 6-НДФЛ

Все работодатели обязаны подавать налоговый отчёт 6-НДФЛ в ФНС ежеквартально, не позднее предусмотренных законодательством сроков. Декларация должна быть заполнена правильно, ошибки и исправления не допускаются. Если налоговая инспекция обнаружит ошибки или несвоевременность подачи документа, по отношению к налоговому агенту будут применены штрафные санкции. У налогоплательщиков есть возможность провести корректировку отчёта, но это должно быть осуществлено в короткие сроки и до того, как инспекция проверит направленный им документ. Корректировка отчётности 6-НДФЛ подразумевает заполнение новой формы. В новую 6-НДФЛ заносятся верные данные, а на титульном листе проставляется номер корректировки.