Процедура увольнения сотрудников для работодателя — серьёзная задача. Когда наниматель из-за пренебрежения к нормативно-правовым актам увольняет работников, не соблюдая элементарных норм ТК РФ, обязательно найдётся обиженный или просто грамотный работник, который отожмёт от компании всё, что ему полагается по закону. Известно, что Государственная инспекция по труду и суды чаще всего встают на сторону работника при рассмотрении трудовых споров. Поэтому кадровикам, руководителям и частным предпринимателям, имеющим наёмный персонал, важно найти возможность для полноценного изучения всех нюансов.

Законодательные нормы увольнения

Как гласит статья №77 ТК РФ, прерывание рабочих отношений может пройти как по инициативе нанимателя, так и по волеизъявлению сотрудника. Стороны могут договориться и закончить рабочие взаимоотношения по обоюдному согласию. При этом законодательный акт предусматривает целый ряд оснований аннулирования договорных обязательств сторон.

14 базовых оснований для увольнения работника

Чтобы подойти к процедуре расторжения контракта с наёмным сотрудником, сначала разберёмся: какие существуют законные способы увольнения со службы человека, какие плюсы и минусы есть для обеих сторон в данных эпизодах.

Так, есть объективные и субъективные обоснования при увольнении по инициативе нанимателя. К внешним, независящим от человека основаниям, можно отнести следующие варианты, оговоренные в статье №81 ТК РФ.

Первая причина — ликвидация предприятия, закрытие, банкротство ИП, и, как следствие — роспуск всех сотрудников компании. В данном случае предприятие лишается своего правового статуса и полностью прекращает своё существование без перспективы продолжения деятельности. Такой процесс расторжения договорных обязательств регламентирован статьёй №81 ТК РФ (пунктом №1 первой части).

Наёмные служащие при таком варианте развития событий должны быть предварительно (минимум за 2 месяца) извещены о расторжении с ними трудовых взаимоотношений. Сворачивающий свой бизнес работодатель должен выплатить каждому члену коллектива выходное пособие, сотрудники получают дополнительные преференции от службы занятости.

Знайте: невозможно законно разорвать контракт с работником находящемся в отпуске или на больничном (даже по причине ликвидации компании).

Второе — сокращение штата — актуальная тема, когда при оптимизации производственного процесса уменьшают численность предприятия, увольняют неэффективных работников, возлагая на оставшихся сотрудников дополнительные функции. Это может проходить и при закрытии отдельных направлений, реорганизации бизнеса. Регламентирован этот процесс также статьёй №81 только частью №2 ТК РФ.

Поэтому (аналогично первому сценарию) работника должны:

  • предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении;
  • выплатить все полагающие компенсационные выплаты и отступные;
  • сообщить об увольняемых в центр занятости;
  • известить профсоюз организации.

Обратите внимание: есть здесь ещё несколько подводных камней и законодательно закреплённых моментов, которые гласят, что до совершения окончательного расчёта организация должна предложить сотруднику альтернативное место в штате. Причём нужно учитывать, что в штате могут оказаться работники, которых невозможно уволить по данному основанию, например, беременные.

Человек в костюме за столом, заваленном мятыми бумагами

Если при ликвидации предприятия с увольнением работников всё понятно, то при сокращении штата (или численности) есть нюансы

Ещё одна серьёзная причина — смена собственника. Увольнение в этом случае чаще всего касается руководящего состава: директоров компании, их заместителей, главного бухгалтера. Но, как показывает практика, затрагивает эта процедура и руководителей среднего звена: отделов, подразделений, служб.

С такой ситуацией не так давно пришлось столкнуться и мне. Собственник крупного производственного предприятия, где я работала, умер от рака, по прошествии шести месяцев все полномочия перешли к его двум дочерям. Как только они вступили в наследство, началась чистка коллектива: первым был уволен генеральный директор завода, в тот же день «ушли» начальника службы безопасности, чуть позже была уволена главбух. За следующие полгода руководящий состав предприятия сменился на 95%. Кто-то уходил по собственному желанию: обстановка на заводе была настолько накалена, что не у всех хватило стрессоустойчивости. Кто ничего не просил, ушёл ни с чем, были у нас и такие, причём директора, которые, видимо, надеялись, что за их многолетний труд собственники сами проявят инициативу и выплатят выходное пособие — не тут-то было. Я написала заявление по соглашению сторон, впрочем, как, наверное, 70% всех уволившихся. В этом случае хоть есть шанс договориться по компенсации (причём очень неплохой). Знайте: если вы юрист организации, работаете в СЭБ или занимаете должность не ниже зама главбуха, отступные вырастают в разы. Я вот продешевила, написав заявление на компенсацию всего двух заработных плат, потом только узнала, что люди получали и по полмиллиона. Настолько новый гендиректор, поставленная новыми собственницами, хотела избавиться от старой команды. Через 9 месяцев из управляющей команды в штате завода не осталось никого, посты заняли родственники, бывший муж, ничего не смыслящий в производстве, и прочие знакомые. Но через год и новая «генеральша» отправилась в свободное плавание, видимо, не оправдав ожиданий владельцев. Нужно отметить, что, как правило, смена собственника — всегда тяжёлый период для компании и коллектива, ведь говорят в народе: «новая метла по-новому метёт».

Но закончим лирику, помимо объективных внешних причин, у увольнения по инициативе нанимателя есть и субъективная сторона. К причинам для расторжения взаимных обязательств в этом случае можно отнести:

  • несоответствие сотрудника;
  • пренебрежение трудовой дисциплиной и интересами нанимателя;
  • совершение преднамеренных преступных шагов на рабочем месте.

Четвёртая нешуточная причина для разрыва рабочих взаимоотношений — несоответствие (полное или частичное) сотрудника занимаемой должности, его некомпетентность при выполнении своих обязанностей (статья №81, пункт 3). Чаще всего это подтверждается результатами инициированной работодателем аттестационной комиссии. Причиной отстранения человека от занимаемой должности может стать также состояние его здоровья. Понятно, что такой способ достаточно скользкий для работодателя и агрессивный в отношении человека, против которого он направлен. Здесь нужно быть особенно осторожным.

Нужно учесть, что в этом случае, как и в варианте с сокращением штата (п. 2), работодатель обязан предложить сотруднику другое место, как обычно это бывает — нижестоящую и нижеоплачиваемую должность.

Одни из самых простых для нанимателя причины при увольнении — серьёзные нарушения работником трудовой дисциплины, даже однократные. Здесь есть целый блок обоснований решения о расставании с сотрудником. Законодательно установленные процедуры прописаны в статье №81 ТК РФ пункте №6:

  • Прогул — если сотрудник отсутствует на рабочем месте без уважительной причины более четырёх часов, его можно сразу уволить «по статье» (п. 6, подпункт «а»). При этом срок, который даётся работодателю на увольнение по этой статье, — 1 месяц с даты его совершения.
  • Пребывание на работе в состоянии алкогольного опьянения или под воздействием наркотиков, других веществ. В этой ситуации увольнение проходит, согласно подпункту «б»: по возможности проводится медицинское освидетельствование, составляется и визируется акт и пр.
  • В случае когда работник сознательно игнорирует правила и нормы охраны труда, что может повлечь тяжёлые последствия как для организации, так и для жизни коллег (такие проступки фиксируются специальной комиссией по охране труда, которая должна быть в каждом предприятии с численностью 10 и более человек).
  • Уволить сотрудника можно при разглашении им коммерческой тайны, которую он узнал, исполняя свои служебные обязанности, особенно если она нанесла финансовый вред организации.
  • Невыполнение работником своих должностных функций, если в его послужном списке уже есть дисциплинарные взыскания.
  • Есть частные случаи, например, когда педагог, воспитатель или тренер, работая с детьми, совершает аморальные проступки, которые несовместимы с его статусом.

Следующий блок, когда наниматель вынужден увольнять работников, совершение умышленных преступных действий наёмным служащим в отношении нанимателя:

  • растрачивание средств, порча собственности предприятия и кражи на фирме — те действия, которые влекут ущерб компании.
  • Утрата доверия (п. 7 первой части статьи №81) — этот момент касается лиц, которые причинили или могли причинить ущерб работодателю, находясь на определённых постах, подразумевающих товарно-материальную ответственность.
  • Ещё один пункт, по которому разорвать контракт со служащим, — предоставление при трудоустройстве ложных сведений о себе или фиктивных документов.

В народе вышеперечисленные субъективные вариации увольнения называют «по статье», что при последующем трудоустройстве может сильно повлиять и на зарплату, и на должностные обязанности. А зачастую людей с аналогичными отметками в трудовой попросту не берут на работу.

Молодой человек с коробкой уходит, остальные с ужасом смотрят на это

Увольнение по несоответствию и по статье обычно проходит тяжело не только для сотрудника, но и для нанимателя

Есть ещё один способ аннулирования обязательств между нанимателем и сотрудником, который стоит особняком в списке оснований для ухода — это расторжение контракта по основанию, предусмотренному пунктом №5 части 1 статьи №77 ТК РФ. Так называемое увольнение сотрудника в порядке перевода, когда заключается трёхстороннее соглашение между предыдущим и новым нанимателем и работником о его гарантированном трудоустройстве. В этом случае есть 2 варианта развития событий:

  • Перевод от одного работодателя к другому по инициативе сотрудника. Когда человек находит для себя новые, более интересные условия труда и заработной платы, а лояльные к хорошему работнику работодатели идут ему навстречу и просто переоформляют документы.
  • Перевод по желанию обоих нанимателей, когда, например, один из работодателей сокращает штатное расписание и хочет трудоустроить хороших сотрудников, в том числе и из соображений собственной экономии (не нужно выплачивать выходное пособие). Либо второй случай — собственник предприятие, чтобы открыть новое, но при этом он хочет оставить работников.

Видео: расторжение по инициативе организации — консультация юриста

Увольнение по инициативе работника — что говорит ст. 80 УК РФ

Причин для увольнения у человека может быть множество, законодательством эти основания классифицированы следующим образом:

  • невозможность осуществления трудовой деятельности на рабочем месте:
    • поступление в ВУЗ, другое образовательное учреждение;
    • призыв в армию;
    • наступление пенсионного возраста;
    • физиологическая нетрудоспособность сотрудника;
    • смерть или отсутствие работника по невыясненным причинам;
  • нарушение нанимателем ТК РФ (других нормативно-правовых актов), например, несогласованный с сотрудником перевод в другой регион;
  • игнорирование условий коллективного договора, когда работник не получает положенных ему льгот (как материальных, так и социальных);
  • окончание срока трудового договора.

В вышеперечисленных случаях работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении сотрудника.

Вопросы расторжения трудовых отношений между предприятием и сотрудником по волеизъявлению наёмного работника регламентированы статьёй №80 ТК РФ, ключевые моменты этого законодательного акта выглядят следующим образом:

  • Первое, что регулирует этот документ, — каждый человек имеет право расторгнуть договор с работодателем, после письменного предупреждения нанимателя не позднее чем за 14 календарных дней. Отсчёт периода отработки начинается на следующий день после подачи заявления об увольнении. Сделать это можно также, находясь в отпуске, на больничном и т. п.
  • Чтобы уйти раньше установленного срока, нужно договариваться с работодателем. Если непосредственный руководитель работника и директор организации считают возможным отпустить сотрудника без отработки, это можно сделать уже на следующий день.
  • Второе требование закона — пока не прошли 14 дней, когда человек передаёт дела, работник имеет право в любой момент отозвать своё заявление. Расторжение трудового договора в этом случае не проходит. Но есть в этом случае важный момент: работник может быть оставлен на работе только тогда, когда на его должность не приглашён другой сотрудник, причём этот факт должен быть подтверждён документами.
  • Отказаться от ухода с работы можно и без отзыва заявления. Для этого достаточно выйти на пятнадцатый день после предоставления бумаги работодателю на своё рабочее место. Если по прошествии 14 дней приказ о расторжении трудового договора не был завизирован обеими сторонами и работник не требует увольнения, то действие трудовых договорённостей продолжаются.

Основополагающий момент для работодателя при увольнении работника вне зависимости от причины — в крайний день присутствия человека на рабочем месте наниматель обязан выдать ему трудовую книжку и полностью с ним рассчитаться.

Женщина в рабочем костюме бросает бумаги

Работник, оформляя заявление на увольнение, не обязан указывать причину ухода

Общий порядок оформления — требования и документы

Для начала необходимо уточнить, что, по большому счёту, есть всего 3 ключевых вариации оформления прекращения трудовых отношений между работником и работодателем.

Порядок увольнения по собственному желанию

Первый вариант — самый распространённый — увольнение с формулировкой в заявлении «по собственному желанию». Как уже говорилось, инициатива может исходить, как от сотрудника, когда он не в состоянии продолжать работу, так и от нанимателя. Во втором случае с работником проводится беседа, где обсуждаются причины, по которым лучше расстаться.

При этом варианте увольнение можно произвести прямо на следующий день. Дату увольнения устанавливает руководитель при визировании заявления. Максимальный срок для отработки в этом случае — стандартные 2 недели.

Алгоритм увольнения здесь следующий:

  1. При увольнении по собственному желанию в обязательном порядке первым делом работником должно быть написано заявление, в котором указывается дата его написания и обоснование («по собственному желанию»). Расшифровывать причины, по которым человек хочет уволиться, необязательно. Это может потребоваться только в случае, если сотрудник не хочет отрабатывать положенные 14 дней.
    Заявление на увольнение по собственному желанию

    Заявление заполняется от руки, ставится дата написания и дата увольнения без приставки «с», в некоторых случаях дата написания и дата увольнения могут совпадать

  2. Как только заявление попадает в службу управления персоналом, готовится приказ об увольнении. Как правило, берётся стандартная форма, утверждённая Госкомстатом РФ, скачать бланк можно по ссылке. В документе даётся формулировка, ссылающаяся на п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ, указываются входные данные заявления уходящего сотрудника. Кадровики должны ознакомить увольняемого с приказом под роспись. В случае когда подпись работника получить не представляется возможным (нет на рабочем месте или он отказывается его визировать), на бланке ставится соответствующая запись. Обратите внимание на грамотное оформление приказа, так как каждый имеет право обжаловать своё увольнение. На это человеку отводится 1 месяц с момента вручения ему копии приказа или трудовой книжки (статья №392 ТК РФ). Поэтому визирование документа увольняемым сотрудником — страховка работодателя от судебных тяжб и излишних компенсаций. Если человек отказывается визировать и получать документ, наниматель имеет право направить копию приказа по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Дата доставки этого письма адресату будет считаться днём получения.
    Образец заполнения приказа о прекращении трудового договора

    Форма №Т-8 приказа о прекращении трудового договора не обязательна, но удобна для оформления и доступна для скачивания

  3. Следующий шаг кадровиков — подготовить трудовую книжку. Заметьте: запись в документе ставится полностью, без сокращений. Указывается конкретная статья ТК РФ, по которой увольняется работник. При этом по указанной выше причине важно, чтобы человек получил трудовую книжку, а работодатель имел на руках доказательство этого. При этом работодатель имеет право направлять трудовую книжку почтой строго с письменного согласия увольняемого. Если сотрудник не даёт согласие, наниматель должен отправить по месту его жительства уведомление с требованием появиться и забрать трудовую. С этого момента организация освобождается от ответственности за задержку документа (статья №62 ТК РФ).
    Запись в трудовой книжке «по собственному желанию»

    В трудовой книжке полностью прописывается статья ТК, номер и дата приказа, ставится порядковый номер записи, дата увольнения и печать

  4. Вытекающий из вышесказанного шаг кадровиков — зафиксировать факт выдачи трудовой в Книге учёта движения трудовых книжек (её форма утверждена Постановлением Минтруда РФ №69).
    Образец заполнения Книги учёта трудовых книжек

    В Книга учёта движения трудовых книжек ставится виза работника о получении документа или комментарий, каким образом она вручена уволенному

  5. Бухгалтерия (расчётный отдел) готовит расчёт суммы выплаты увольняющемуся сотруднику. Работнику причитается зарплата за все отработанные в текущем месяце дни, а также денежная компенсация за неиспользованные отпуска, другие выплаты, которые предусматриваются внутренним коллективным и трудовым договором.
    Трудовая книжка и пятитысячные купюры

    В последний рабочий день сотруднику должна быть выдана трудовая и произведён расчёт, сделать это можно, как наличными, так и на зарплатную карту

Запомните: если работник не уточнял свои данные в отделе кадров при смене места жительства, его претензии о неполучении им копии приказа или уведомления о явке за книжкой будут расценены судебными инстанциями необоснованными.

Нюансы, которые есть при оформлении увольнения по собственному желанию:

  • следует знать, что есть ситуации, когда в целях экономии средств по выплатам работодатель может предложить работнику взять неотгулянный отпуск, в этом случае датой увольнения считается последний день отпуска;
  • если работник отгулял отпуск авансом, выданная отпускная компенсация вычитается из окончательного расчёта;
  • когда уволенный не получил расчёт из-за личных причин (нет на работе, в отпуске и пр.), он может затребовать положенную выплату в другое время, наниматель обязан выплатить её в течение одного дня;
  • есть исключения из правил о двухнедельной отработке, так, если человек находится на испытательном сроке, максимальный срок для увольнения равен трём дням;
  • если уходит директор предприятия, срок отработки может составить 1 месяц;
  • человек имеет право уволиться по собственному желанию, находясь в отпуске, сотрудник в этом случае пишет заявление и идёт по стандартной схеме, при этом нет необходимости выходить на работу, работодатель не должен отзывать сотрудника из отпуска.

Нужно акцентировать внимание, что для компании увольнение по инициативе сотрудника, — наименее затратный вариант: уволить работника можно за 1 день, компенсационных выплат, помимо отпускных, осуществлять необязательно. Но в случае когда бывший работник не хочет писать заявление «по собственному», а сократить человека нужно, руководство может применить компромиссный вариант. Кстати, сделать это может и работник, если он хочет получить компенсацию от нанимателя.

Преимущества увольнения «по соглашению сторон»

Такая процедура становится оптимальной, когда необходимо уволить сотрудника, но портить отношения и его репутацию не хочется. В этом варианте обе стороны идут в одном направлении при расторжении трудовых обязательств, увольнение проходит на взаимовыгодных условиях.

В этом варианте процедура расставания проходит по вышеуказанному алгоритму: заявление (необязательно, но может быть, если инициатором является работник) или двустороннее соглашение о расторжении трудового договора — приказ — выдача документов — компенсационные выплаты.

Оформляется само соглашение письменно в двух экземплярах, в нём прописываются:

  • дата увольнения;
  • объём компенсации, порядок и сроки по отступным выплатам.

Плюсами данного варианта для работодателя являются:

  • увольнение можно оформить за 1 один день;
  • работник не сможет подать судебный иск за неправомерное увольнение;
  • уволить можно все категории работников (включая мамочек с детьми до трёх лет, несовершеннолетних и беременных).

Работник же в этом варианте получает:

  • помимо всех положенных выплат, дополнительную компенсацию — отступной бонус (чаще всего, это зарплата за 1—3 месяца);
  • возможность встать на учёт в службу занятости и получать пособие.
Прощание с коллегами

Уход «по соглашениию» чаще всего — оптимальный вариант для увольнения и для организации, и для человека

Нюансы оформления увольнения «по статье»

Наиболее жёсткий вариант для обеих сторон — увольнение «по статье».

При этом варианте развития событий обязательно чёткое следование всем формальностям. Для этого в ТК РФ есть определённая статья №192 — «Дисциплинарные взыскания», в ней к таковым причисляются:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

Чтобы уволить работника под таким предлогом, необходимо создать документально обоснованные предпосылки для расторжения договора. Это могут быть все вышеперечисленные объективные и субъективные причины расставания по инициативе работодателя:

При этом если работодатель хочет уволить сотрудника «по статье» все проступки должны быть зафиксированы документально, чтобы были свидетели дисциплинарных нарушений. Нужно быть готовым доказать, что человек не исполнял свои трудовые обязанности, был некомпетентен, нарушал режим или правила техники безопасности на рабочем месте.

Важное уточнение в этом случае — нужно знать, что по инициативе нанимателя невозможно:

  • уволить сотрудника, когда он находится в отпуске или на больничном (основание — статья №81 ТК РФ);
  • беременных, а также женщин, которые ухаживают за детьми до трёх лет и матерей—одиночек (статья №261 ТК РФ);
  • тех, кто объявил забастовку (статья №414 ТК РФ);
  • уволить лиц, не достигших совершеннолетия «по статье» можно только при официальном подтверждении разрешения на это инспекции по труду и комиссии по делам несовершеннолетних (статья №270 ТК РФ).

Таблица: основания по статьям ТК РФ и документы, необходимые для увольнения

Основание увольненияДокументы, необходимые для увольнения
Статья №77 п. 1
ТК РФ
(соглашение сторон)
Двустороннее соглашение о расторжении
трудового договора, приказ об увольнении
Статья №77 п. 3
ТК РФ
(по собственному
желанию)
Заявление работника об увольнении, приказ
об увольнении
Статья №81 п. 2
ТК РФ
(сокращение штата
или численности)
Приказ о сокращении штата (численности),
штатное расписание, уведомление о
предстоящем сокращении с подписью
работника, отказ работника от другой
должности, приказ об увольнении
Статья №81 п. 3 подпункт «б»
ТК РФ
(недостаточная
квалификация)
Заключение аттестационной комиссии,
должностная инструкция, отказ работника от
другой должности, приказ об увольнении
Статья №81 п. 5
ТК РФ
(неоднократное
неисполнение
трудовых
обязанностей)
Акты о совершении дисциплинарных
проступков, докладные работников,
объяснительные работника, приказы о
применении дисциплинарных взысканий, приказ
об увольнении
Статья №81 п.6 пп. «а»
ТК РФ (прогул)
Акт об отсутствии на работе, объяснительная
работника, акт об отказе работника давать
объяснения, приказ об увольнении
Статья №81 п.6 пп. «б»
ТК РФ
(появление на работе
в состоянии
алкогольного,
наркотического или
токсического
опьянения)
Медицинское заключение, акт о нахождении на
работе в состоянии опьянения,
объяснительная работника, приказ об
увольнении

Пакет документов, который выдаётся работнику

Развёрнутый список по комплекту документов для выдачи при увольнении выглядит следующим образом:

  • приказ об увольнении — главное основание для расторжения трудового договора;
  • трудовая книжка с правильной записью, которая указывает на причину увольнения со ссылкой на соответствующие статьи ТК РФ;
  • справка по форме 2-НДФЛ за отработанный период (количество копий не ограничено, в рамках разумного, конечно);
  • справка о заработной плате и дней нетрудоспособности за 3 месяца до увольнения для службы занятости (это отдельная справка, 2-НДФЛ не подойдёт для биржи);
  • справку о зарплате по форме 182Н;
  • если при приёме на работу сотрудник сдавал работодателю медицинскую книжку, её нужно будет вернуть;
  • человек имеет право запросить у работодателя выписки из отчётности по страховым взносам (СЗВ-стаж, СЗВ-М);
  • данные о предоставленных отпусках;
  • копию приказа о приёме на работу и внутренних переводах (если были);
  • другие документы, касающиеся рабочих моментов, например, если у работодателя в личном деле сотрудника есть оригиналы сертификатов о прохождении тренингов и пр.;
  • человек может запросить у руководителя рекомендательные письма для предоставления на собеседовании.

Знайте: справки о зарплате и прочие документы, которые связаны с выполнением должностных обязанностей, должны быть предоставлены по письменному запросу работника в течение трёх рабочих дней.

Человек в галстуке протягивает документы

При расторжении договора работнику лучше запросить максимально полный пакет справок и документов, кто знает, какие из них могут понадобиться при оформлении пенсии или подтверждении стажа

Как сотрудник должен передать дела

Как правило, все увольняющиеся в последний рабочий день подписывают обходной лист. Список сотрудников, которые должны визировать этот бланк, устанавливается в зависимости от должностных обязанностей, например, если менеджер постоянно работает за компьютером, в списке, помимо непосредственного руководителя, будет руководитель службы IT, если работник был обеспечен спецодеждой — кладовщик и пр.

Обычно, все детали по передаче дел при уходе человека с постоянного места работы регламентированы во внутренних нормативных актах и инструкциях компании.

Главными документами здесь могут быть:

  • положение о порядке приёма-передачи дел при увольнении;
  • инструкция по проведению инвентаризации.

При увольнении материально-ответственных лиц работодатель вправе принять дела после проведения инвентаризации, проверке отчётности и сохранности имущества.

Если на должность не принят другой сотрудник, всё передаётся непосредственному руководителю или уполномоченному на то лицу.

Знайте: наниматель не имеет права вызвать уволенного для передачи дел после расторжения трудовых взаимоотношений.

Архивирование личного дела сотрудника при увольнении

Ведение личных дел работников не является обязательной процедурой для бизнеса, это прерогатива госучреждений и ведомств. Поэтому малый и средний бизнес, чаще всего, обходится без ведения документооборота такого рода либо ограничивается заведением личных дел только на определённых работников:

  • ТОП-менеджмент;
  • руководителей среднего звена;
  • сотрудников, отягчённых материальной ответственностью;
  • сотрудников, которых ожидает серьёзный карьерный рост.

Оформляется такое досье при приёме на работу и дополняется документами по мере поступления, после увольнения работника личное дело архивируется.

Каждое дело размещается в отдельной папке или файле, на титульном листе пишется ФИО работника, дата начала ведения и окончания.

Здесь должны храниться только самые важные документы с персональными данными сотрудниками, обычно в этот перечень входят:

  • реестр документов личного дела;
  • анкета по форме предприятия, которая заполняется при поступлении;
  • ксерокопия паспорта (основной разворот и штамп с регистрацией по месту жительства);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для мужчин);
  • копия диплома, другие документы об образовании;
  • фото работника;
  • если есть, характеристика с предыдущего места службы;
  • заявление о трудоустройстве;
  • копия приказа о приёме на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • копия заявления и приказа на увольнение.

Хранение досье сотрудников — ответственное мероприятие, так как личные дела содержат конфиденциальные данные о человеке. Поэтому, если в организации принято вести личный архив, он должен быть организован, согласно требованиям архивирования персональных данных: отдельное помещение или несгораемый шкаф-сейф под ключом.

Личные дела работников должны храниться в архиве нанимателя минимум 50 лет. Но чтобы не нести ответственность за личные данные человека, работодатель при увольнении имеет право выдать все копии человеку, оставив в папке только оригиналы.

Видео: как грамотно уволить работника

Увольнение — чаще всего это стресс для работника. Не стоит загонять человека в угол и давить даже на самого нерадивого сотрудника. Иначе он начнёт в свою очередь собирать компромат, портить имидж компании, саботировать распоряжения и настраивать коллег против руководства. Как говорят в таких случаях: худой мир лучше доброй ссоры.