У любого наёмного сотрудника не единожды в процессе трудовой деятельности случается, что внезапно возникшие события из личной жизни не позволяют некоторое время присутствовать на работе. Здоровье, дети, неотложные бытовые нужды в несколько раз перевешивают карьеризм и производственные проблемы в жизни каждого. А ведь оплачиваемый отдых уже заранее распланирован графиком отпусков по организации, а кто-то на него и вовсе права ещё не заработал. Едва ли не единственным вариантом в такой ситуации становится отпуск за свой счёт.

Неоплачиваемый отпускной период — что это по закону

Законодательной основой предоставления трудящимся отпусков без сохранения заработка является ст. 128 Трудового кодекса (ТК РФ). И это единственный прямо посвящённый данному виду отпуска источник правовых норм. Определения рассматриваемого правового явления статья не даёт, однако определяет основные моменты отношений работодателя и сотрудника по поводу такого отсутствия:

  • основание предоставления дней освобождения от работы — соглашение сторон (письменное обращение работающего гражданина и согласие нанимателя);
  • открытый перечень причин;
  • категории сотрудников, которым наниматель не вправе отказать.

Определение неоплачиваемого отпуска можно сформулировать следующим образом. Отпуск без сохранения за сотрудником зарплаты — оформляемый для работника по его заявлению и решению руководства компании неоплачиваемый период освобождения от труда, необходимость предоставления которого повлекла признанная обеими сторонами уважительная причина.

Рукопожатие над документами

В большинстве случаев, решение о предоставлении неоплачиваемого отпуска — результат договорённости между работником и нанимателем

Важный факт №1: длительные неоплачиваемые «каникулы» влияют на ежегодный отпуск

Важные нормы, непосредственно затрагивающие порядок и последствия предоставления рассматриваемого вида отдыха, имеются и в других статьях ТК РФ и даже в других законодательных актах. Так, ст. 121 ТК РФ, описывающая правила исчисления трудового стажа для получения права на оплачиваемые дни отдыха, устанавливает:

  • включение первых 14 дней неоплачиваемого отдыха за индивидуальный рабочий год в этот стаж;
  • исключение из расчёта рассматриваемого стажа числа дней неоплачиваемого отдыха, взятых сотрудником сверх двух полных недель.

Приведём простой пример практического влияния этого незначительного и мельком упоминаемого в законе обстоятельства на основной отпускной период сотрудника. Предположим, что индивидуальный рабочий год сотрудника К — с 01.01.2017 по 31.12.2017. Ежегодный отпуск за этот период он использовал в мае 2017 года полностью. После этого К в июле 2017 года брал 10 дней отпуска за свой счёт для поступления в вуз. При составлении графика отпусков на 2018 год, который утверждался в ноябре 2017 года, К запланировал себе отдых с 06.01.2018 (заранее купив путёвку в жаркие страны). В начале декабря по семейным обстоятельствам К был вынужден оформить ещё 20 дней неоплачиваемого отсутствия на работе. При обращении сотрудника с заявлением на очередной отпуск с 06.01.2018 в отделе кадров ему пояснили, что права на отпуск он пока не имеет:

  1. Всего К использовал за свой индивидуальный трудовой год 30 дней неоплачиваемого отсутствия.
  2. Из них только 14 входят в расчёт стажа, дающего право на отпускной период.
  3. Соответственно, период сдвигается и окончится на 16 дней позже запланированного: 30 — 14 = 16 неучитываемых дней.
  4. Период, дающий право на следующий отпуск, начнётся у К с 17.01.2018.

Опытные кадровики (по крайней мере те, что работают в моей организации) всегда предупреждают работника о последствиях «перебора» дней неоплачиваемого отпуска. Ведь сотрудники не всегда понимают, каким образом формируется право на ежегодный отдых, и уж тем более не связывают это право с тем, что однажды слишком длительно находились в неоплачиваемом отпуске. В итоге у человека могут разрушиться все планы — а это нередко оборачивается стрессом и даже обидой на руководство.

ТК РФ не ограничивает продолжительность неоплачиваемого отпуска — вопрос поиска устраивающего все стороны решения отдаётся на усмотрение работника и нанимателя.

В этом смысле примером «затрагивания» темы неоплачиваемых отпусков другими законодательными актами может послужить Закон №79-ФЗ от 27.07.2004, ограничивающий продолжительность отдыха за свой счёт для государственных и муниципальных служащих одним годом.

Важный факт №2: кому компания не вправе отказать в неоплачиваемом отдыхе

Как видно, руководство компании по общему правилу не имеет обязанности отпускать сотрудника в неоплачиваемый «отгул», это только лишь право нанимателя. Вероятно, всё зависит от степени уважительности представленной в обоснование причины и субъективной оценки её значимости конкретным начальником. Как и любое правило, рассматриваемая общая норма имеет исключения. Большая их часть перечислена в той же 128 статье ТК РФ — отказ в подобной просьбе неправомерен в случае с работниками:

  • трудящимися во время нахождения на пенсии по возрасту (не более двух недель такого отдыха в году);
  • относящимися к некоторым категориям близких родственников (супруги, родители) военных, полицейских, пожарных служащих, погибших или раненых в ходе осуществления служебных полномочий (не более двух недель в году);
  • имеющими инвалидность (не более 60 дней в году);
  • обратившимися с просьбой об освобождении от работы в связи с такими знаковыми событиями, как появление на свет ребёнка, собственная свадьба или смерть родного человека (не более пяти дней по каждому случаю).
Папа лежит с новорождённым

Наниматель не вправе отказать в краткосрочном неоплачиваемом отпуске новоявленному отцу

Многие компании сегодня в коллективном соглашении или локальных НПА закрепляют право сотрудников на оплачиваемый отдых в связи со знаковыми событиями.

Имеется в ст. 128 ТК РФ и ещё одна льготная категория сотрудников — участники ВОВ. Однако представляется, что в 2018 году такого рода льгота вряд ли придётся к месту — все граждане, подпадающие под эту категорию, на сегодняшний день уже не работают по причине преклонного возраста.

Работающий пенсионер

Одна из льготных в отношении неоплачиваемого отпуска категорий — работающие пенсионеры

Дополнительно льготные в отношении неоплачиваемого отпуска категории сотрудников называют некоторые другие статьи ТК и федеральные законы:

  • ст. 173–174 ТК РФ дают право на безусловное освобождение от труда гражданам, поступающим в учебные заведения или уже совмещающим работу и учёбу;
  • ст. 286 ТК РФ позволяет не без оснований надеяться на неоплачиваемую часть отдыха сотрудникам-совместителям по дополнительному месту труда, если до полного совпадения количества дней с основным местом отпуска не хватает;
  • ФЗ №44 от 02.04.2014 даёт право дружинникам и внештатным сотрудникам полиции на обязательный для нанимателя, но факультативный для работника неоплачиваемый отдых (не более десяти дней);
  • ФЗ №138 от 26.11.1996, №19 от 18.05.2005 уполномочивают на рассматриваемый вид отпуска членов избирательных комиссий и депутатов (на время выборов) и др.

Статья 263 ТК РФ даёт право нанимателям включать в коллективный договор условие об обязательном предоставлении по требованию периодов непроплачиваемого отдыха некоторым категориям сотрудников, имеющим семейные обязанности (родители двоих малолетних детей, ребёнка с инвалидностью, матери-одиночки и т. д.). Но, в случае отсутствия такого условия в локальных НПА, граждане, имеющие подходящий статус, не вправе претендовать на обязательное удовлетворение своей просьбы о внеплановом отдыхе.

Отпуска (их части), не использованные за год сотрудником, имеющим право на определённый лимит «безусловного» неоплачиваемого отпуска, на следующий год не переносятся.

Важный факт №3: какие причины могут стать уважительными — ТОП-5 успешных

Как отмечалось, закон в случае с неоплачиваемым отпуском прямо указывает лишь на одну уважительную причину — семейные обстоятельства, оставляя перечень возможных поводов открытым. Но указанный в заявлении сотрудника повод — решающий фактор в принятии нанимателем положительного решения.

Итак, какие же причины имеют самые большие шансы на успех? Приведём ТОП-5 самых распространённых и действенных:

  1. Необходимость прохождения срочного или долгожданного (подошла давно занятая очередь) медицинского обследования — лично, с ребёнком, супругом, пожилым родителем.
  2. Тяжёлое заболевание близкого человека (оно часто требует постоянного присутствия, ухода в больнице, приобретения препаратов и других необходимых медицинских приспособлений и пр.).
  3. Чрезвычайные ситуации — затопление, пожар, кража и пр. Как правило, такие обстоятельства требуют присутствия хозяина дома — или для устранения последствий, оформления факта наступления события, вызова ремонтных служб.
  4. Уход сына в армию, свадьба детей или других родственников. Необходимость присутствия родителей на таком мероприятии поймёт любой наниматель.
  5. Обстоятельства, связанные с необходимостью оказания помощи ребёнку — сборы и доставка в лагерь/санаторий, сопровождение на соревнования в другой город/страну, сдача вступительных экзаменов в вуз и т. д.

Следует понимать, что на практике в заявлении причина часто скрывается за словами «в связи с семейно-бытовыми обстоятельствами», однако объявить начальнику конкретный повод всё же придётся. Поэтому подготовится к такому разговору — тщательно продумать все моменты и аргументы — следует заранее.

Важный факт №4: продолжительность неоплачиваемого отпуска высчитывается по-другому

Как отмечалось, в большинстве случаев пределы длительности неоплачиваемого отпуска регулируются исключительно соглашением сторон:

  • наниматель при этом блюдёт интересы бизнеса — производственный процесс не должен пострадать или вовсе остановиться (для этого он чаще всего настаивает на минимальных сроках отдыха, ищет резервы для замены отсутствующего работника — временное замещение, возложение обязанностей, временный перевод и пр.);
  • сотрудник пытается максимально компенсировать свои финансовые затраты получаемой от свободного времени выгодой.

И если, как было отмечено выше, максимальный срок рассматриваемого вида отпуска ограничен лишь для госслужащих (рамки более чем свободные), то минимальный срок также законом не установлен: представляется, что его можно обозначить как один трудовой день. Дело в том, что частичное отсутствие в рамках трудового дня решается другими методами (изменением режима рабочего времени, например).

Как видно, отличия в планировании продолжительности оплачиваемого и неоплачиваемого отпусков разительные. Но это ещё не всё. Согласно правилам подсчёта дней трудового (обычного) отпускного периода, в него засчитываются все дни подряд — будни и выходные, однако и из расчёта убираются «красные» дни календаря — государственные праздники. В случае с неоплачиваемым отпуском последний момент не действует.

С 23.04.2018 в отпуск идут два сотрудника компании — Н и П. Оба написали заявления на 21 день отдыха. В то же время Н берёт отпуск трудовой — оплачиваемый, а П договорился с руководителем об отпуске за свой счёт по причине срочной необходимости пройти объёмное медицинское обследование.

Так как на май и на период отпуска обоих приходится два государственных праздника — 1 и 9 мая (остальные выходные не в счёт), то для Н из расчёта периода эти даты будут исключены. Он будет отсутствовать на работе с 23.04.2018 по 15.05.2018 включительно. Для П расчёт другой — праздники не исключаются — он может отсутствовать на работе с 23.04.2018 по 20.05.2018 включительно, то есть на два дня меньше.

Оформление отпускного периода

Отпуск за свой счёт чаще всего не является абсолютным правом работника — наниматель не обязан его предоставить по первому требованию. Кроме того, отсутствие сотрудника не предусмотрено спланированным и утверждённым графиком отпусков по организации. Следовательно, вопрос возможности предоставления отпуска, его продолжительности, необходимости применения мер по поддержанию в норме рабочего процесса может решаться руководителем по-разному и не одномоментно. А значит, спешить писать заявление не стоит — лучше подойти к уполномоченному принимать решение лицу и заранее обсудить детали — соотнести, так сказать, желания и возможности.

Важный факт №5: заявление обычное

Если консенсус с руководством достигнут — получено разрешение, определены даты, длительность отпускного периода — можно приступать к написанию заявления. В целом этот документ должен соотноситься с общими правилами написания деловых документов подобного рода и правилами написания заявлений в конкретной организации.

Пример заявления на отпуск в связи с рождением ребёнка

В заявлении на отпуск следует обязательно указать конкретную причину, если она является льготной

Как правило, в заявление требуется включить следующие данные:

  1. Наименование структурного подразделения, где трудится работник (в левом верхнем углу).
  2. Должность и Ф. И. О. руководителя, уполномоченного принимать соответствующее решение (в правом верхнем углу).
  3. Название документа — «Заявление» (по центру листа).
  4. Основной текст, содержащий:
    • просьбу о предоставлении неоплачиваемого освобождения от работы;
    • причину-обоснование необходимости отсутствия;
    • дату, с которой должен начаться запрашиваемый отпуск;
    • количество дней, в течение которых планируется отсутствие;
    • если имеется льготное основание, позволяющее не спрашивать разрешения — указание на него (при желании — на правовую норму, установившую льготу).
  5. Наименование должности, подпись, Ф. И. О. заявителя.
  6. Дата составления документа.

Заявление должно быть завизировано начальником структурного подразделения, где работает заявитель, при наличии — курирующим структурное подразделение заместителем руководителя компании. Резолюцию накладывает уполномоченный руководитель организации.

Заявление на отпуск за свой счёт

В зависимости от установленных в организации правил написания заявления на отпуск за свой счёт элементы документа могут быть расположены по-разному

Резолюция, как правило, звучит следующим образом: «Отделу кадров — в приказ. Дата. Подпись».

Важный факт №6: приказ — самый обычный

Для неоплачиваемого отпуска, как и для обычного трудового, наниматель вправе использовать как самостоятельно разработанную форму приказа, так и типовую его форму для отпусков — Т-6.

Отличие от обычного ежегодного отпуска в данном случае будет состоять лишь в объёме и специфике вносимой информации.

Бланк приказа формы Т-6

Форма приказа для оформления неоплачиваемого отпуска — стандартная — Т-6

Таблица: заполнение типовой формы приказа при оформлении трудового и неоплачиваемого отпусков

Род вносимой информацииОплачиваемый отпускОтпуск за свой счёт
Общая информацияЗаполняются пункты:
  • наименование организации;
  • номер документа и дата составления;
  • Ф. И. О. сотрудника и его табельный номер;
  • структурное подразделение и должность;
  • подпись руководителя компании (внизу).
Блоки информации, отведённые для разных видов отпусковСначала заполняется индивидуальный период — рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Заполняются блоки:
  • А — сведения об основном отпуске: количество дней, период отдыха;
  • Б — сведения о дополнительных отпусках (если они имеются: вид, число дней, период отдыха);
  • В — суммарное количество дней (А + Б) и суммарный период отдыха.
Период, за который предоставляется отпуск, не указывается. Заполняются блоки Б и В.
Образец заполненной формы Т-6

Для оформления отпуска за свой счёт блок информации А формы Т-6 заполнять не надо

Важный факт №7: особое обозначение в табеле

Что касается условного обозначения неоплачиваемого отпуска в табеле учёта трудового времени, то здесь есть несколько вариантов. Всё зависит от того, воспользовался ли сотрудник своим правом на безусловное предоставление отпуска или дело было решено соглашением сторон:

  • 03 (числовой код 17) означает «отпуск по закону» — тот, что предоставляется в определённых пределах льготным категориям работников;
  • ДО или ДБ (16 или 18) — день освобождения от работы, полученный с позволения руководителя.
Табель с отпуском за свой счёт

Условное обозначение неоплачиваемого отпуска по закону в табеле — ОЗ

Важный факт №8: отзыв — для других отпусков

Нередко в связи с изменением производственной обстановки, возникновением срочной необходимости отсутствия у других сотрудников и другими причинами у нанимателя возникает потребность в отзыве отпускника.

Женщина, сидя рядом с рюкзаком, разговаривает по телефону

Отозвать работника могут только из оплачиваемого отпуска

Согласно ст. 125 ТК РФ, посвящённой ежегодным оплачиваемым отпускам, работника можно отозвать из отпуска, предварительно получив его на это согласие (в этом случае оставшаяся часть переносится на более поздний срок). Однако исходя из названия этой статьи, её расположения в структуре главы об отпусках, а также специфики причин неоплачиваемого отпуска, представляется невозможным использование правила об отзыве в рассматриваемой ситуации. Отозвать сотрудника из отпуска, взятого за свой счёт, нельзя.

И напоследок ещё один значимый факт о неоплачиваемом отдыхе. Если в период такого освобождения от работы сотрудник заболел и имеет право на лист нетрудоспособности, оформлять последний смысла нет — он не будет проплачен, и отпуск (в отличие от трудового) не продлится на период болезни.

Видео: «за свой счёт, если договоримся — Елена Пономарёва»

Отпуск без содержания — важный инструмент решения так часто возникающих на практике нештатных ситуаций из личной, семейно-бытовой жизни сотрудников. Однако, для того чтобы без проблем оформить такой отпуск и, кроме того, не разрушить собственные планы на отдых, нужно быть осведомлённым в немалом числе нюансов.