Когда наступает летняя пора массовых отпусков, те из наёмных работников, чья деятельность связана с кадровым делопроизводством, начинают беспокоиться о правильном и своевременном оформлении документов для предоставления отпуска. Между тем, процедура подготовки отпускных документов на предприятии является стандартизованной и давно отлаженной и, как правило, не вызывает сложностей в практической реализации.

Основание для издания приказа на отпуск

Выпуску приказа об отпуске предшествует подача сотрудником заявления о предоставлении отпуска. Строго говоря, сотрудник не обязан подавать такое заявление, если на предприятии действует заранее согласованный график отпусков. Однако в российской современной практике сложился именно такой подход: сперва отдел кадров должен получить заявление работника, и только после него может быть выпущен соответствующий приказ.

Заявление на отпуск полагается подавать не позднее четырнадцати дней до начала отпуска. После получения от служащего заявления сотрудник кадрового отдела обязан подготовить приказ об отпуске и предоставить его на подпись руководителю компании.

Отпускные заявления могут храниться в специальном журнале заявлений, который каждая компания составляет в том виде, который считает для себя наиболее приемлемым. Вариант оформления журнала приведён на иллюстрации далее.

Журнал учёта заявлений сотрудников об отпуске

Журнал учёта отпускных заявлений можно оформлять различными способами

Приказ на отпуск

Для оформления приказа на отпуск используется стандартизованная форма документа. Приказ может оформляться как на одного сотрудника (форма т-6), так и сразу на группу работников, отправляющихся отдохнуть от рабочих будней (форма т-6а).

Унифицированная форма приказа на отпуск т-6

Стандартный приказ о предоставлении отпуска содержит следующую базовую информацию о сотруднике, отправляющемся в отпуск:

  • ФИО служащего;
  • подразделение, к которому он относится;
  • занимаемую должность;
  • временной период, за который начисляются отпускные дни;
  • число дней основного оплачиваемого отпуска;
  • срок основного оплачиваемого отпуска;
  • число дней дополнительного оплачиваемого отпуска или других видов отпуска (например, учебного, неоплачиваемого и так далее);
  • срок дополнительного отпуска (или прочих видов отпуска);
  • совокупное число дней отпуска;
  • суммарный срок отпуска (основной вместе с дополнительным).

Форма приказа об отпуске входит во все стандартные программы для работы с кадровым документооборотом. Если же по какой-то причине у вас нет доступа к специализированному программному обеспечению, скачать данную форму легко по ссылке.

Каждая организация вправе выработать свой способ нумерации приказов. Как правило, для нумерации используется комбинация из цифр и буквенных знаков. Порядок выполнения нумерации документов закрепляется внутренним актом по предприятию.


Как правильно заполнить форму приказа

Заполнение приказа традиционно не вызывает больших сложностей. В шапке документа полагается указать название предприятия (например, ООО «Дирижабль» или ИП Одуванчиков), следом указываются номер документа, а также дата его формирования. Далее в специально отведённых полях фиксируется базовая информация об отпускнике (ФИО, табельный номер, занимаемая должность и подразделение, в котором он работает). В зависимости от типа предоставляемого отпуска релевантными сведениями заполняются раздел А либо раздел Б, либо оба раздела вместе. В раздел А вносятся сведения о ежегодно предоставляемом оплачиваемом отпуске. Если речь идёт о каком-либо другом виде отпуска, соответствующим образом заполняется только раздел Б. Раздел В содержит итоговую информацию о предоставляемом отпуске. Образец заполнения приказа приведён на иллюстрации далее.

Образец заполнения приказа об отпуске

Приказ об отпуске заполняет сотрудник кадровой службы


Как составить приказ о продлении, переносе, разделении на части и об отзыве из отпуска

В некоторых ситуациях сроки предоставляемого планового отпуска могут быть изменены. К числу таких ситуаций относится, например, случай болезни сотрудника во время отпуска, подтверждённый медицинским бюллетенем. В этом случае служащий вправе предоставить медицинские свидетельства, подтверждающие болезнь в период законного отпуска, с тем, чтобы получить продление отпускного периода. Выйдя на работу, сотрудник пишет заявление с просьбой продлить ему положенный отпуск или перенести отпуск на другое время, а отдел кадров издаёт соответствующий приказ. Определённой формы приказа не существует, поэтому документ выпускается в свободной форме. В фотогалерее далее приведены варианты оформления упомянутых приказов.

Фотогалерея: варианты оформления приказа о переносе либо о продлении отпуска

Дробление положенного по закону отпуска из 28 дней на более мелкие фрагменты также регламентируется ТК РФ. Закон требует, чтобы хотя бы одна часть отпуска была продолжительностью не меньше 14 дней, оставшиеся же дни можно использовать как угодно, хоть по одному. Как такового приказа о разделении отпуска не существует. Каждый раз, запрашивая отпуск, сотрудник пишет соответствующее заявление, в ответ на которое издаётся соответствующий стандартный приказ.

Видео: деление отпуска на части

Согласно ТК РФ, работодатель имеет право досрочно отозвать сотрудника из отпуска при наличии производственной надобности и при условии согласия сотрудника. Сам приказ при этом может быть составлен в свободной форме. На иллюстрации далее приведён бланк приказа об отзыве из отпуска.

Приказ об отзыве из отпуска

Работодатель имеет право отозвать сотрудника из отпуска досрочно

Как отменить приказ на отпуск

Иногда обстоятельства складываются таким образом, что нанимателю приходится отменять предстоящий отпуск сотрудника. Стоит отметить, что, согласно законодательству, полностью отпуск не может быть отменён. Скорее, речь идёт лишь о вынужденном переносе периода отдыха на более отдалённое время. В этом случае, после того как сотрудник подаст соответствующее заявление, наниматель издаёт приказ об отмене отпуска. Иначе говоря, изменить сроки предоставления планового отпуска можно только с согласия самого отпускника. Отпуск может быть перенесён на другие дни в пределах текущего календарного года. Приказ может быть выпущен в свободной форме. На иллюстрации далее приведён шаблон подобного приказа.

Шаблон приказа об отмене приказа на отпуск

Стандартизованной формы приказа об отмене приказа на отпуск не существует

Кто подписывает приказ на отпуск работника

Приказ на отпуск готовится сотрудником кадровой службы и подписывается в обязательном порядке руководителем предприятия.

Видео: правила оформления приказа на отпуск


Как ознакомить сотрудника с приказом на отпуск

После того как на приказе появится подпись руководителя компании, с документом должен ознакомиться и сам отпускник. На бланке приказа выделено специальное поле, в котором отправляющийся в отпуск работник должен поставить свою подпись. Если пренебречь этим пунктом при оформлении документов об отпуске, сотрудник может непредумышленно нарушить сроки выхода в отпуск, а при последующих разбирательствах вина за это действие ляжет на компанию, но не на работника. Кроме того, предприятию может грозить и административная ответственность за подобного рода деяния.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Информация обо всех изданных на предприятии приказах об отпуске может храниться в особом журнале регистрации приказов на отпуск. Унифицированной формы такого журнала не существует, поэтому каждая компания вправе принять для себя наиболее удобный формат ведения этого учётного документа. На иллюстрации далее приведён пример оформления названного журнала.

Журнал регистрации приказов об отпуске

Журнал регистрации приказов об отпуске может быть оформлен в свободном формате

Ведение подобного журнала не является обязательным.

Порядок и сроки хранения приказов на отпуск и журнала их регистрации

Правила, определяющие сроки хранения приказов об отпуске, определяются Федеральным законом No 43-ФЗ от 02 марта 2016 года. Документы, подтверждающие предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, полагается хранить пять лет. Этот же срок принят и для хранения документов по учебным отпускам, о переносе очередного оплачиваемого отпуска и об отзыве из него.

Для отпусков, предоставляемых ввиду особых условий, предусмотрен срок хранения в 75 лет. К числу таких условий относятся:

  • работа в опасных условиях;
  • уход за ребёнком;
  • предоставление отпуска без сохранения заработной платы.

Подобная продолжительность хранения документов объясняется тем, что перечисленные обстоятельства непосредственно влияют на продолжительность трудового стажа человека, а также на величину его будущей пенсии.

К хранению приказов об отпуске применимы все те же требования, что и к хранению любых других документов, содержащих персональные данные. Никаких специфических требований закон к хранению этих документов не предъявляет. Организация хранения бумаг на предприятии подчиняется принципам практической целесообразности. Другими словами, хранить документы надо так, чтобы работникам кадровой службы было удобно ими пользоваться при необходимости. Так, например, документы с разными сроками хранения удобнее хранить в отдельных блоках, а сами приказы можно сегментировать в зависимости от основания предоставления отпуска либо по другим критериям.

Журнал, в котором ведётся регистрация приказов на отпуск, полагается хранить на протяжении трёх лет с момента внесения в него последней записи (смотри п.Д ст. 358 Перечня, утверждённого Росархивом от 6 октября 2000 года).

Когда срок хранения документов подходит к концу, назначается экспертная комиссия для проведения оценки бумаг. Приказы, хранить которые больше нет необходимости, разрешается уничтожить согласно акту экспертной комиссии либо по указанию руководителя компании.

Видео: сроки хранения приказов об отпуске

Оформление документов для предоставления служащим различных видов отпусков регламентируется законом. От правильности, своевременности и корректности выпуска кадровой службой этих бумаг зависит не только успешность прохождения компанией проверок контролирующих инстанций. Неверно оформленные документы, к примеру, могут послужить основанием для вынесения судебных решений не в пользу компании при возникновении конфликтов между работником и работодателем. Именно поэтому кадровикам стоит внимательно подходить к своей работе и соблюдать принятые на предприятии процедуры работы с документами.