Безответственное отношение сотрудников к трудовым обязанностям — не редкость. Но за одно отношение не наказывают. Проявление же безалаберности — конкретный проступок — факт, не только заслуживающий, но и требующий ответного воздействия. Законодатель предусмотрел сразу несколько вариантов — целую градацию наказаний в зависимости от тяжести совершённого. Самый минимум — замечание.

Замечание как вид трудового «наказания»

Задавшись вопросом об ответственности сотрудников за совершённые виновные ошибки и нарушения распорядка труда, мы в первую очередь обращаемся к Трудовому кодексу (ТК) РФ — нас интересует глава 30, статьи 192 и 193. Именно здесь сконцентрированы основы дисциплинарного воздействия, и представлены они тремя видами мер:

  • замечание — самый минимум воздействия;
  • выговор — мера средняя, но в целом (в оформлении и общих последствиях) ничем, кроме «моральной тяжести», от замечания не отличается;
  • прекращение трудовых отношений — мера исключительная.

Подчеркнём основные принципы применения замечания (они подойдут для любого вида взыскания):

  • справедливость — наказать можно лишь за нарушение обязанности (если сотрудник не сделал что-то, что в его функции не входило, — это не дисциплинарный проступок);
  • виновность — при анализе проступка учитывают не только отношение сотрудника к действию (хотел или не хотел?), но и обстоятельства (мог ли, имел ли объективную возможность сделать?);
  • соразмерность — тяжесть наказания должна соответствовать тяжести совершённой ошибки;
  • возможность реабилитации — существует срок, в течение которого мера актуальна, но кроме того, взыскание может быть погашено и досрочно.

Как видно, необходимость соблюдения принципов справедливости при оценке проступка и выборе меры наказания ставит нанимателя по отношению к работнику в один ряд с судебным органом, даёт ему большие полномочия, но и не меньшую ответственность. О последнем следует помнить особенно — сфера применения наказаний к сотрудникам очень остра и конфликтна, в любой момент в спор может быть привлечён компетентный государственный орган, который станет оценивать каждый шаг нанимателя со всей присущей строгостью и пристрастием.

Мужчины в костюмах стоят друг против друга

Применение мер дисциплинарного воздействия — очень конфликтная и «скользкая» сфера, вмешаться в конфликт вполне могут и государственные органы

О выборе меры воздействия

Оговоримся сразу: все дисциплинарные способы воздействия, обозначенные в ТК, оформляются письменно, с соблюдением установленной процедуры. Устное замечание — не дисциплинарная мера воздействия, никаких последствий, кроме возможных моральных страданий и «обучающего» эффекта, она не влечёт. В правовом смысле слова устное замечание — это не наказание.

Практика показывает, что в качестве адекватной реакции на малозначительный проступок, не повлёкший серьёзных последствий для деятельности и репутации компании (совершённые в первый раз опоздание, несоблюдение установленного дресс-кода, нарушение субординации и пр.), вполне подходит устное замечание (предупреждение). В большинстве случаев мера имеет нужный эффект и проступок больше не повторяется.

Применить же замечание как официальную меру воздействия с соблюдением процедуры и всеми последствиями можно в случае, когда работник неоднократно (после одного или нескольких предупреждений) продолжает нарушать трудовой распорядок или халатно относиться к своим обязанностям, но в целом проступки его малозначительны, не влекут за собой тяжёлых финансовых потерь, не несут ущерба деловой репутации фирмы. Если же компания пострадала значительно, имеет место серьёзная упущенная выгода — выбор склоняется в пользу более строгой меры — выговора. Всё это, однако, лишь общие направления для анализа и принятия решения, в каждом конкретном случае выбор остаётся лишь за нанимателем. Может показаться, что последний управомочен «творить произвол», но это не так — адекватность принятых мер может быть пересмотрена компетентными органами, несоответствие мер воздействия содеянному карается административным штрафом.

Девушки, одна из которых одета в соответствии с дресс-кодом, другая — нет

За однократное нарушение дресс-кода вряд ли справедливо наказывать «настоящим» замечанием, достаточно устного

На практике часто возникают вопросы о применении к одному и тому же работнику сразу нескольких мер взыскания друг за другом. Анализ перечня дисциплинарных мер наталкивает на предположение о возможной последовательности их применения — сначала замечание, лишь потом выговор, а уж затем — прекращение трудовых отношений. Отчасти так и есть, однако это не касается замечания и выговора, определённая «процедура» имеется только для увольнения (чтобы претендовать на эту меру, работник должен уже иметь взыскание, но и в этом правиле есть исключения). Наниматель волен выбирать, учитывая лишь тяжесть совершённого проступка и сложившуюся на момент его совершения ситуацию. Например, за первую виновную ошибку не обязательно может быть применено именно замечание (может и выговор), за выговором вполне может следовать замечание. Кроме того, применять замечания и выговоры в любой последовательности работодатель может неограниченное число раз, не прибегая к следующему, исключительному шагу — расторжению контракта.

Говоря о возможности применить взыскание несколько раз, нельзя не упомянуть очень важный, на первый взгляд простой, но в то же время далеко не однозначный на практике момент — одному проступку должно соответствовать только одно дисциплинарное наказание. Однако не следует путать замечание с применяемыми в связи с ним другими мерами воздействия — так называемыми последствиями — материальными и моральными взысканиями. Они применяются наряду с рассматриваемой мерой, их количество и размеры определены в локальных НПА компании.

О последствиях

Любая мера дисциплинарного воздействия, в том числе и замечание, актуальна (учитывается) лишь на протяжении определённого срока — одного года. Именно в течение года она будет влиять и на выплаты, и на принимаемые руководством в отношении работника решения (учесть наличие замечания могут и при рассмотрении вопроса о наказании за другую провинность, это посчитают «отягчающим» обстоятельством). Все последствия — абсолютно индивидуальный для каждой организации момент, устанавливаются они локальными нормативными актами. Как и любая другая мера, замечание может быть погашено досрочно по особой процедуре, по истечении же строка действия оно погашается автоматически.

Моя практика работы специалистом по работе с персоналом показывает, что сроки действия дисциплинарных взысканий — всё же некая условность. Как правило, финансовые последствия от полученного наказания наступают в первые месяцы его действия (каждая компания сама устанавливает порядок лишения выплат, но лишить можно лишь дополнительных выплат — надбавок и премий, и чаще бывает так, что лишают не на весь год). В нашей организации локальными НПА предусмотрено уменьшение надбавки за профессиональное мастерство на 50% за месяц, в котором объявлено взыскание, частичное лишение некоторых годовых премий. Моральные же последствия наказания установленным годом не ограничиваются — запись о взыскании постоянно сохраняется в карточке работника, и хоть по его прошествии оно и не учитывается в правовом смысле (например, работник снова может быть награждён почётной грамотой и благодарностью по итогам работы за год), но «не имевшим взысканий» по этому месту работы сотрудник не будет считаться уже никогда. Имевшее место замечание то и дело «всплывает» в справке-объективке, а значит, может сыграть свою «злую» роль в момент сравнения при прочих равных.

Женщина в очках достаёт из кошелька купюру

Замечание может отразиться на ежемесячной сумме выплат работнику (впрочем, всё зависит от правил, установленных в компании)

О сроках привлечения к ответственности

Защищая права работника, закон несколько ограничивает нанимателя в сроках принятия и оформления решения по проступку. Срок в данном случае несколько непривычный — он «двойной», есть две точки его отсчёта:

  1. Первая — дата, когда о проступке стало известно. С этого момента до объявления меры работнику остаётся максимум месяц. Но срок может быть продлён, поводы — отсутствие сотрудника по причине заболевания или отпускных дней, необходимость выяснения мнения профсоюза, если тот медлит.
  2. Вторая точка отсчёта — непосредственно дата совершения трудящимся виновной ошибки. С этого момента до наказания может максимально пройти полгода (для общего случая) или два года (для обнаруженного в ходе проверки нарушения). Этот срок не продлевается.

Правильно посчитанный срок учитывает две точки отсчёта, иначе взыскание будет попросту неправомерно наложенным. Нередки и случаи совпадения двух отправных точек (например, работник допустил ошибку, которая сразу стала достоянием общественности и, главное, администрации) — тогда никаких сложностей с подсчётом сроков не возникает.

Особые сроки установлены для правонарушений (нарушений работником соответствующих трудовых функций, если они у него имеются) в сфере противодействия коррупции. С даты совершения ошибки может пройти до трёх лет, срок прерывается периодом, затраченным на следственные действия.

Оформление взыскания

Как отмечалось, дисциплинарные «наказания» — сфера высокой ответственности нанимателя, поэтому от него требуется поистине ювелирная точность в оформлении. Основные этапы следуют из норм ст. 193 ТК:

  1. Фиксация проступка или факта его обнаружения (акт, докладная записка, справка проверки и т. д.). Обязательное наличие такого документа следует из регламентации законодателем чётких сроков привлечения к ответственности.
  2. Истребование у провинившегося пояснений (запрос можно сделать устно или письменно, объяснительная должна последовать обязательно в письменном виде). В случае обнаружения сопротивления зафиксировать этот факт следует соответствующим актом.
  3. Объявление решения руководства приказом.
  4. Ознакомление провинившегося с документом под роспись. В случае отказа — снова акт.
  5. Внесение записей о наличии взыскания в учётные документы (карточку формы Т-2, программные комплексы и т. д.).

В нашей организации процесс наложения дисциплинарного взыскания всегда под самым строгим контролем начальника отдела по работе с персоналом. Ведь именно документы по взысканиям в первую очередь запрашивают проверяющие (в каждом случае проверки — как внутренней, так и внешней). Особое внимание уделяется срокам применения мер, но нередки случаи, когда из-за затянувшихся проверок по факту нарушения службой безопасности приказ издаётся ровно в последний день срока (и то с большим трудом).

Остановимся на каждом из этапов объявления замечания подробнее.

Фиксация факта нарушения

Закон не обязывает нанимателя в случае обнаружения нарушения со стороны сотрудника составить какой-то определённый документ — всё зависит от ситуации и правил, установленных внутри самой компании (ЛНПА или просто традиции). Возможные варианты:

  • Докладная записка начальника структурного подразделения (как вариант — даже не того, в котором трудится работник, возможно, службы безопасности и пр.) или самого работника. Докладная составляется на имя уполномоченного принимать кадровые решения руководителя. В документе излагается суть происшествия и просьба принять меры (возможно, предложения по виду меры взыскания).
    Образец докладной записки

    В докладной записке на имя руководителя подробно описывается происшествие, формулируются просьбы — принять меры, привлечь к ответственности и т. д

  • Акт чаще всего составляется в случае отсутствия сотрудника на работе или появления его там в ненадлежащем состоянии. За подобные нарушения также может быть объявлено замечание (всё зависит от воли руководства), поэтому и такой способ фиксации приемлем.
    Пример акта о дисциплинарном проступке

    Акт может быть составлен в произвольной форме

    Главное отличие акта от других документов — составляется он в присутствии сразу нескольких (лучше — не менее трёх лиц). Кроме того, акт, как правило, не содержит просьбы к руководству о применении меры взыскания, но может быть использован для наложения руководством резолюции самостоятельно или в качестве приложения к докладной записке.

  • Справка проверки. Этот документ составляется уполномоченным должностным лицом в ходе плановой или внеплановой ревизии. Форма справки — произвольная или установленная в организации, к которой относится проверяющий.
    Пример справки проверки

    Справку проверки может составить как государственный орган, так и внутренний проверяющий, уполномоченный на то локальными НПА компании

    В справке проверки могут быть предложены меры воздействия на виновных лиц. По результатам рассмотрения справки руководитель компании выносит резолюцию о запросе пояснений.

Пояснения

Для того, чтобы наниматель мог увидеть объективную картину произошедшего, закон строго обязывает его получить и рассмотреть объяснительную провинившегося сотрудника.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Законодатель

ТК РФ, ч. ст. 193

На практике пояснение запрашивается чаще устно, но в сложных и спорных случаях лучше сделать запрос.

Пример запроса

Запрос можно вручить под роспись, но это не обязательно

Представляется разумным сделать запрос и вручить его под роспись, если предполагается, что сотрудник от дачи пояснений откажется. Это будет доказательством уведомления его о начатом процессе, дополнительно зафиксирует сроки для написания объяснительной.

Объяснительная записка составляется провинившимся собственноручно (от руки или с применением компьютерной техники). В ней он должен максимально подробно описать все свои действия, подвергаемые порицанию, привести доводы в своё оправдание или признать вину.

Пример объяснительной записки

Объяснительная записка пишется на имя руководителя компании, подписывается провинившимся сотрудником собственноручно

Нередки на практике ситуации, когда конфликт по поводу нарушения обострён до предела — сотрудник не желает признавать собственную неправоту и полностью отказывается давать пояснения, расписываться в документах. Если по истечении двух дней с момента затребования пояснений таковых от сотрудника не поступило — время составить акт об отказе. Составление этого документа обязательно — именно он заменит объяснительную записку, засвидетельствует позицию провинившегося работника.

Акт составляется в произвольной форме, главное — чтобы в нём расписались кроме составителя ещё двое свидетелей. Составлять акт лучше в присутствии самого провинившегося сотрудника, огласив вслух обстоятельства дела и ещё раз поинтересовавшись, собирается ли работник давать пояснения. Это нужно, чтобы и свидетели, и он понимали суть происходящего.

Пример акта об отказе от дачи объяснений

Акт об отказе составляется в произвольной форме

Именно на объяснительный документ (или акт) руководитель компании должен наложить резолюцию, содержащую решение по делу — применить к провинившемуся замечание или другой вид дисциплинарного наказания (как вариант — просто лишить премии или устно предупредить о недопустимости подобных действий).

Приказ

Само решение о применении взыскания облекается в форму приказа. Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать чёткое описание произошедшего (за что наказан работник?) и наименование выбранной меры взыскания.

Образец приказа

Приказ подписывает руководитель компании

Важно точно соблюсти сроки ознакомления виновного с приказом — три трудовых дня (срок продлевается, если сотрудник отсутствует). В случае отказа тоже составляется акт.

Пример акта

Акт об отказе от ознакомления с приказом тоже составляется коллегиально

Ознакомлением с распорядительным документом процедура объявления замечания и заканчивается. Кадровику лишь остаётся внести записи в соответствующие документы.

Внесение данных в документы и программные комплексы

Закон не устанавливает обязательного способа учёта замечаний (других дисциплинарных взысканий), однако наличие учёта всё же необходимо в целях неукоснительного применения к работнику последствий взыскания, а также своевременного их снятия.

Вопреки распространённому заблуждению, запись о замечании (или другом взыскании) в трудовую книгу не вносится.

Отсутствует графа для отметки дисциплинарных проступков и в карточке учёта формы Т-2. Но если в организации отсутствуют специализированные кадровые программные комплексы, а учёт данных работников ведётся именно посредством заполнения таких карточек, то сведения о замечании можно разместить в графе «Дополнительные сведения».

Образец бланка карточки формы Т-2 (оборот)

Сведения о взысканиях можно вносить в графу «Дополнительные сведения»

Некоторые организации ведут журнал учёта применённых дисциплинарных мер.

Пример бланка журнала взысканий

Вести журнал взыскания не обязательно, но очень удобно, если в организации отсутствует специализированное ПО

В компании, где работаю я, за всё время существования использовали два вида специализированного программного обеспечения по учёту кадров (АРМ «Кадры», SAP). Обе программы дают возможность эффективно обрабатывать данные о дисциплинарных взысканиях — обязательно «вытягивают» сведения о проступках в справку-«объективку», предупреждают о наличии неснятых наказаний в других отчётах. Система SAP ещё и даёт возможность оформить сам приказ о применении меры автоматически — лишь внеся в комплекс все необходимые данные.

Снятие замечания

Замечание, как и любое дисциплинарное наказание, имеет два способа погашения (ст. 194 ТК):

  • автоматический — с истечением годового срока без всякого документального оформления мера прекращает своё действие (если работник не «заработал» новое);
  • досрочный — в связи с реабилитацией сотрудника по ходатайству непосредственного его руководства, самого сотрудника или профсоюза администрация взыскание может снять, но потребуется оформление.

Оформить досрочное «освобождение» от замечания достаточно просто:

  1. Потребуется докладная записка с описанием всех последних профессиональных достижений провинившегося. В тексте документа хорошо бы подчеркнуть, что виновный свою ошибку признал, исправил (лучше представить доказательства этому факту), не допускает подобного на протяжении длительного периода времени. Записка составляется на имя руководителя, должна содержать просьбу о снятии взыскания. Руководитель же своей резолюцией выражает свою волю — удовлетворить просьбу или отказать в ней.
    Пример докладной записки о снятии взыскания

    В докладной записке о снятии взыскания важно обосновать необходимость «поощрения» сотрудника

  2. Следом за поступлением записки с положительной резолюцией руководства отдел кадров готовит приказ о снятии взыскания. Форма его произвольная. После подписания руководителем работника следует ознакомить с распорядительным документом, однако прямого указания на обязательность ознакомления закон не содержит (но и проблемы с ознакомлением с таким приказом возникнут вряд ли).
    Образец приказа о снятии замечания

    Приказ о снятии замечания составляется в произвольной форме

Если замечание снято автоматически, никаких пометок об этом в документах делать не надо, а вот если досрочно — лучше отметить во всех журналах, карточках и программных комплексах, чтобы не забыть.

Обжалование замечания

Достаточно часто сотрудники бывают не согласны с применёнными к ним мерами взыскания. Ст. 193 ТК предоставляет работнику право обратиться за защитой:

  • в государственную инспекцию по труду — инспекция по жалобе проведёт проверку и может дать обязательное для исполнения нанимателем предписание, наложить на организацию штрафные санкции;
  • в комиссию по трудовым спорам (есть срок — три месяца), созданную на предприятии; решения этой комиссии обязательны для нанимателя;
  • в суд — при несогласии с решением комиссии.

Видео — как наказать работника по закону

Замечание — официальный «минимум» воздействия на недобросовестного сотрудника. Последствия такого вида наказания в каждой организации свои. Это и моральное порицание, и денежное воздействие в разных пропорциях. Сама же процедура наложения взыскания достаточно сложна и строга. Её несоблюдение может привести к отмене взыскания и даже к штрафу для нанимателя.