Сокращение штата — пожалуй, самая длительная и сложная процедура для кадровиков и руководителя предприятия. Учесть все нюансы, соблюсти требования законодательства и пройти весь путь так, чтобы у Государственной инспекции по труду не могло возникнуть ни одного вопроса — в этом заключается главная задача кадровой службы компании, по таким процедурам оцениваются компетенции кадровиков. Нужно знать такие детали и частным предпринимателям, у которых есть наёмный персонал. Ведь незнание законов ТК РФ может привести к серьёзным финансовым потерям.

Сокращение штата — процедурные моменты

Расторжение трудового договора при сокращении штатной единицы или численности предприятия — непростая процедура для кадровика. Чтобы сократить количество персонала, нужно провести целый комплекс мероприятий. Увеличиваются при этом не только трудозатраты службы персонала, но и пакет документации. Если юристы или кадровая служба предприятия упустят хотя бы одну серьёзную стадию в этом процессе, это повлечёт за собой признание противоправности увольнения работников и аннулирование всех действий. Один из ключевых этапов этого процесса — формирование и выпуск приказа о сокращении.

Нужно отметить, что понятия: «сокращение численности» и «сокращение штата» — фактически разные вещи:

  • при урезании штатной единицы из расписания организации вычёркивается определённая специальность;
  • при изменении численности нужная для продолжения деятельности компании должность остаётся, а вот количество выполняющих работу штатных единиц уменьшается;
  • зачастую используется работодателями и третий вариант — проходит одновременно и сокращение численности фирмы, и определённых должностей.

Эти разграничения необходимо понимать для правильной формулировки преамбулы приказа о сокращении.

Разберёмся в деталях: например, у частного предпринимателя работают 6 продавцов-консультантов, водитель-экспедитор и бухгалтер. В связи с нестабильными продажами, ИП решает закрыть одну точку и сократить количество продавцов до трёх. В этом случае идёт сокращение численности предприятия. Если же в этом случае предприниматель решил бы убрать из своего бизнеса должность водителя, тогда это бы считалось сокращением штата и изменением штатного расписания. Случается, что оба эти шага проходят одновременно: сокращение численности (продавцов в этом примере) и штата (водителя).

Человек в костюме показывает испуганной девушке бумагу

Неправомочные действия работодателя могут обернуться серьёзными финансовыми потерями и необходимостью восстановления неугодного сотрудника

Что говорят законодательные нормы

При проведении процедуры сокращения сотрудников важно грамотно подготовить и сформировать весь пакет документов, связанных с этим процессом.

Примите к сведению: как разъясняет Постановление Пленума ВС РФ №2 (в редакции от 24 ноября 2015 года) «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ», при обращении уволенного человека в судебную инстанцию или инспекцию по трудовым спорам обязанность доказывать правомочность действий возлагается на работодателя, причём учитываться будут только документальные обоснования.

Игнорируя установленный законодательством порядок, организация может добиться того, что сокращённый сотрудник по суду будет восстановлен на своей должности с полной выплатой зарплаты за всё время вынужденного отсутствия на работе.

Для начала, чтобы разобраться в целях оформления приказа о сокращении, выделим основные постулаты, закреплённые в третьей части статьи №81 ТК РФ:

  1. Работодатель обязан предупредить каждого работника о грядущем сокращении и, главное — ознакомить всех персонально, получив личную визу сотрудника, в срок не менее чем за 2 месяца до увольнения (часть вторая статьи №180 ТК РФ). Поэтому так важно правильно сделать первый шаг — сформировать основной документ по данному мероприятию.
  2. При сокращении штатных единиц или численности компании (частного бизнеса) увольнение сотрудников возможно только при наличии письменного отказа от другой имеющейся у нанимателя работы. При этом человеку можно предложить в том числе более низкооплачиваемую и нижестоящую должность.
  3. Кадровику, директору или индивидуальному предпринимателю в этом случае нужно учитывать так называемое преимущественное право сотрудника на сохранение его на своём рабочем месте (статья №179 ТК РФ). Это требование гласит, что работодатель не имеет права уволить человека по своему предвзятому выбору. В первую очередь, под сокращение должны подпадать работники, имеющую более низкую квалификацию и продуктивность.

Также следует учесть, что если на предприятии есть места, которые совмещают другие сотрудники, это должности считаются законодателями официально вакантными, то есть он должны быть предложены увольняемым, если такая работа подходит человеку по его образованию, квалификации, опыту работы, а также здоровью.

Поэтому перед составлением документа, извещающего о предстоящем сокращении, работодателю необходимо:

  1. Определить точную дату процедуры.
  2. Провести подготовительную работу, разобрав реестр всех работников с учётом их квалификации, совмещённых должностей, других обстоятельств (например, запрета на увольнение некоторых категорий сотрудников). Чтобы при оптимизации штата, на работе остались именно те люди, которые действительно нужны компании.
  3. Составить список кандидатов на увольнение.

Для информации: при сокращении штата невозможно уволить следующих лиц:

  • сотрудника, когда он находится в отпуске или на больничном (основание — статья №81 ТК РФ);
  • беременных, женщин, ухаживающих за детьми до трёх лет, а также матерей-одиночек (статья №261 ТК РФ);
  • несовершеннолетних можно сократить только при наличии официального разрешения инспекции по труду и комиссии по делам несовершеннолетних (статья №270 ТК РФ).

И последнее, что следует учесть: Глава №27 ТК РФ устанавливает определённые требования к нанимателю при сокращении численности или штата компании по выплате компенсации увольняемому — отступных в объёме среднемесячного заработка. А также на период, пока человек не устроился на другую работу, он должен получать дополнительное пособие, правда, не более двух месяцев (п. 2 части первой статьи №81 ТК РФ).

Не получив положенные выплаты, бывший работник имеет право обратиться в инспекцию по труду, суд или прокуратуру.

Весы Фемиды, молоток и книга

Суды по обыкновению встают на сторону работников при возникновении споров по вопросу увольнения, а у основания «сокращение штата» очень многот»скользких» моментов

Алгоритм выпуска приказа №1 — о сокращении

Первым пунктом для руководства компании при сокращении штата/численности работников становится вынесение данного решения. Как правило, этот вердикт выпускается в виде приказа, завизированного руководителем организации или личной подписью частного предпринимателя (ИП). А когда обстоятельства патовые, бывает, что данное решение закрепляется коллегиальным протоколом регулирующего органа.

Базируясь на этом документе, вносятся корректировки в штатное расписание предприятия, проходит увольнение работников.

Законодательно утверждённого шаблона для подготовки решения о сокращении не существует. Но при его составлении необходимо учесть несколько основополагающих моментов. Итак, полный перечень пунктов приказа о сокращении численности/штата должен содержать следующую информацию:

  • название предприятия-работодателя (или ИП);
  • статус документа — «Приказ»;
  • дата издания бумаги;
  • преамбула, отражающая суть;
  • мотивацию и причины, повлекшие решение;
  • переходный период или точную дату вывода сотрудников из штата;
  • в зависимости от объёма мероприятия, перечень:
    • структурных подразделений;
    • должностей;
    • или штатных единиц, которые будут исключены из штатного расписания (их количество);
    • это могут быть конкретные работники, которых планируется сократить;
  • если предполагается внесение корректировок в штатное расписание, то нужно сделать соответствующее распоряжение и проставить реквизиты этого акта;
  • список лиц, назначенных ответственными за организацию, и основные процедуры, куда могут входить:
    • извещение работников;
    • работа со сбором подписей уведомляемых;
    • подбор вакансий для тех, кто подпадает под сокращение;
  • пункт об организации специальной комиссии (по необходимости);
  • подпись директора или ИП-собственника.

Форма и требования к оформлению приказа

Наниматель может выбрать форму на своё усмотрение, точных правил при оформлении этой бумаги нет. Но то, что приказ должен быть выпущен в письменном виде, — это обоснованное требование закона. В 2018 году уточнений по этому вопросу пока нет.

Разберёмся, как грамотно составить приказ:

  1. В «шапке» документа необходимо указать и полное, и сокращённое наименование компании. Берём те реквизиты, которые указаны в правоустанавливающих документах. После обозначения статуса бумаги (ПРИКАЗ) по требованиям официального документооборота рекомендуется указать дату издания, а также порядковый номер Приказа по внутреннему реестру компании. Ниже можно обозначить место, где находится предприятие.
    Шапка приказа о сокращении

    В шапке приказа о сокращении штата лучше указать развёрнутое название компании, слово «ПРИКАЗ» обычно пишется заглавными

  2. Первая часть Приказа — констатирующая — здесь важно указать основную тему решения, формулировок может быть 3, в зависимости от содержания: «о сокращении численности и (или) штата работников». По правилам ведения документации точку после темы ставить не нужно. Далее должна идти формулировка причин принятия такого решения. Это может быть реорганизация, оптимизация компании, персональное решение собственника, ухудшение рыночного положения компании и т. п. Основание указывается сжато, общими словами, нет необходимости расписывать в цифрах, насколько упали продажи или почему закрывается конкретное подразделение, но рамочная причина должна быть обозначена.
    Образец преамбулы приказа о сокращении

    Образец оформления преамбулы приказа о сокращении

  3. Вторая часть Приказа — распорядительная — всегда начинается со слова «Приказываю». Здесь по пунктам расписываются сроки, ответственные лица и определённые действия, необходимые для проведения сокращения, указывается конкретная дата проведения мероприятия по корректировкам штата или период, до конца которого необходимо провести сокращение.
    Результативная часть приказа о сокращении

    В результативной части приказа о сокращении указывается всё самое важное

  4. В финальных пунктах документа указывается лицо, которое будет контролировать исполнение Приказа, ставится подпись директора и печать. Можно также указать основание, на чём базируется сокращение. А также если в Приказе перечислены ответственные за выполнение определённых процедур лица, после визы директора должны идти подписи должностных лиц и даты, когда они были ознакомлены с документом.
    Финальная часть приказа

    в

Приказ №2 — об изменении штатного расписания

Когда в компании проходит процедура сокращения, она, как правило, предполагает внесение корректировок в общее штатное расписание. Особенно это актуально при крупной оптимизации численности, реструктуризации предприятия и, как следствие, значительных изменениях в документе, регламентирующем структуру организации. Это серьёзный этап, и он должен проводиться при выполнении определённых требований.

Обычно такие действия оформляются приказом, в котором, помимо основных правил документооборота, о которых было сказано выше, необходимо указать:

  • структурные единицы, которые подлежат сокращению и их количество;
  • фонд оплаты труда, согласно регламенту;
  • конкретную дату, когда корректировки штата вступают в силу.

Если число сокращаемых сотрудников (должностей) незначительно, такое решение может быть объединено с приказом о сокращении. В этом варианте ключевые положения по штатному расписанию прописываются одним или несколькими пунктами.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания выглядит таким образом

Как правильно уведомить работника

Как уже упоминалось выше, согласно требованиям второй части статьи №180 Кодекса, при сокращении численности/штата наниматель должен уведомить сотрудников в срок не позже двух месяцев до увольнения. Сделать это нужно персонально, каждый работник должен расписаться, что он ознакомлен с Приказом о сокращении. Визу необходимо поставить в сопровождающем Приказ индивидуальном Уведомлении. В этой бумаге человеку нужно дать список вакансий на предприятии, которые он мог бы занять, согласно своей квалификации и состояния здоровья, пусть даже менее престижные и с меньшей ставкой.

Напомним ещё раз, что если в компании есть должности, которые совмещает другой сотрудник, работодатель обязан предложить их кандидату на увольнение. Законодательство в этом случае однозначно: при совмещении сотрудник занимает только одну должность, вторая — совмещаемая — считается открытой (вакантной). Последняя судебная практика доказывает это, например, решение Иркутского областного суда от 19.10.2017 по делу №33–9608/2017.

С другой стороны, если работник трудится, совмещая 2 должности, и его нужно уволить, предлагать ему такую должность необязательно. Это законно.

Есть ещё несколько нюансов по срокам уведомления:

  • предупредить о сокращении сезонных рабочих достаточно за 7 дней до прекращения договора;
  • период для «срочников» по контракту (трудоустроенных на период до двух месяцев) — 3 дня до момента увольнения;
  • двух­ме­сяч­ный срок до расторжения трудовых взаимоотношений с работником, внесённым в штатное расписание, может быть сокращён, но толь­ко в единственном слу­чае — если в со­от­вет­ствии с третьей частью статьи №180 ТК РФ ра­бо­то­да­тель предлагает пись­мен­но, в грамотно оформленном уведомлении сотруднику до­сроч­но прекратить трудовой контракт и ра­бот­ник идёт на это. При этом за человеком остаётся право на компенсации и га­ран­тии, которые ему при­чи­та­ю­тся при со­кра­ще­нии, а также вы­пла­чи­ва­ет­ся сверх-ком­пен­са­ция про­пор­ци­о­наль­но вре­ме­ни, остав­ше­му­ся до прохождения двух­ме­сяч­но­го периода извещения об уволь­не­нии.

Оформить уведомление несложно, гораздо больше времени займёт процесс проработки кандидатов на увольнение и вакансий, которые им можно предложить, не нарушая их прав. При подготовке уведомления нужно предусмотреть несколько моментов:

  • документ готовится в двух экземплярах, первый — для сотрудника, второй — для архива компании;
  • не поскупитесь вручить работнику экземпляр с оригинальной подписью директора, то есть не делать копию;
  • в самом документе нужно указать:
    • вводные данные действующего Приказа о сокращении;
    • законодательное основание — статьи, регламентирующие информирование, статус, последствия;
    • озвучить должности, которые могут быть предложены увольняемому, и заработок на вакантном месте;
    • финальной частью должны быть слова, что работник ознакомился с документом и предложенными вакансиями, его виза и дата.
Шаблон уведомления о сокращении

В уведомлении о сокращении штата указываются основные данные: основания, предложения по вакансиям и сроки

Если на предприятии в момент сокращения численности нет вакансий, которые можно предложить увольняемому, здесь можно использовать второй вариант формулировки — предупредить об отсутствии подходящих должностей.

Текст может быть следующим:

На сегодняшний день вакансий на предприятии нет. При появлении подходящих вакансий в течение двух последующих месяцев с даты получения настоящего уведомления, они будут предложены.

Если предложенные вакансии вас не устроят, через 2 месяца после получения данного уведомления трудовой договор с вами будет расторгнут, согласно пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ (сокращение численности и штата) с предоставлением всех гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством.

Вы имеете право расторгнуть трудовой договор до истечения двухмесячного срока.

В случае когда получить подпись сотрудника не представляется возможным: человек отсутствует на рабочем месте или отказывается визировать уведомление, на документе ставится соответствующая запись, к процессу привлекаются свидетели (не менее двух человек).

Обратите внимание на грамотное оформление такого отказа. В связи с тем, что каждый работник имеет право обжаловать своё увольнение в судебной или трудовой инстанции, эта процедура несёт важную функцию. На то, чтобы выразить своё несогласие с увольнением, у работника есть всего 1 месяц с момента вручения ему копии финального приказа или трудовой книжки (статья №392 ТК РФ). Поэтому визирование промежуточного документа увольняемым сотрудником — дополнительная страховка нанимателя от судебных разборок и выплат.

Если сотрудник отказывается подписывать и забирать бумагу, кадровик (или предприниматель) имеет право направить уведомление почтой: заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Дата доставки этого письма адресату будет считаться днём получения.

Можно отправить уведомление экспресс-почтой или курьером. Главное, чтобы получатель расписался при доставке.

Знайте: судебная практика встаёт на сторону работодателя, если в личном деле не указан изменённый адрес проживания, считая, что работник обязан своевременно извещать отдел кадров или руководителя при смене места жительства. Если именно по это причине работник не получит уведомление, приказ об увольнении или трудовую книжку, претензий к компании не будет.

Приказ №3 — увольнение работника

В случае если работник не соглашается с предложенными в уведомлении конкретными вакансиями и пишет отказ от них, готовится приказ о его увольнении. Как правило, кадровиками берётся стандартная форма, утверждённая Госкомстатом РФ Т-8 — приказ о расторжении трудового договора. Скачать бланк для заполнения можно, перейдя по ссылке.

При оформлении документа, помимо основных данных: ФИО, должность, табельный номер, дата приёма и увольнения, указываются:

  • формулировка, ссылающаяся на пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ (сокращение штата работников организации);
  • в пункт «основание» нужно, кроме причины увольнения — «сокращение штата работников организации», внести все реквизиты документов, которые имеют отношение к увольнению по данной причине:
    • номер и дата приказа о сокращении штата;
    • указать, что было письменное уведомление работника предприятия о нём, с предложенными вакансиями;
    • отказ от возможных должностей прилагается.

Кадровики, как и в случае с уведомлением, должны ознакомить увольняемого с приказом под роспись. В случае когда визу работника получить не представляется возможным, нужно действовать по стандартному плану (по аналогии с уведомлением).

Решение о выплате выходного пособия — №4

После увольнения человека по восемьдесят первой статье Кодекса у нанимателя остаются ещё определённые обязательства. Тогда как выходное пособие выплачивается уволенному в день выдачи трудовой книжки и подписания приказа о его увольнении, остаётся обязанность — если лицо встаёт в течение месяца на учёт в центр занятости и при этом не может трудоустроиться, организация должна компенсировать ему так называемые отступные. Их объём составляет среднемесячную зарплату. Но выплачиваются они только на протяжении не более двух месяцев.

Все эти моменты и фиксируются в финальном приказе после увольнения человека.

Образец приказа о выплате пособия

Чтобы ему выплатили отступные, человек должен предоставить трудовую и справку из службы занятости

Таблица: этапы процедуры сокращения

Этап / срокдействие
Статья №81 п. 2 ТК РФ сокращение штата/численности
Этап №1 / минимум за 2 месяца до сокращенияВыпуск приказа о сокращении штата/численности (приказ №1 по процедуре)
Этап №2 / одновременно с приказом о сокращенииПриказ о внесении уточнений в штатное расписание, можно оформить отдельным приказом, а можно включить в приказ о сокращении численности/штата (приказ №2 по процедуре необязателен)
Этап №3 / минимум за 2 месяца до сокращенияПодготовка уведомлений для работников, подлежащих сокращению, о грядущем мероприятии с предложением им вакансий
Этап №4Отказ работника от предложенных должностей
Этап №5Формирование и подписание приказа об увольнении (приказ №3 по процедуре обязателен, если работник не выбрал должность из предложенных)
Этап №6 (по требованию сотрудника)Подготовка и выпуск приказа о выплате отступных (приказ №4 по процедуре сокращения)

Правила хранения приказов

Приказ о сокращении штата/численности причисляется к документам, регулирующим основную деятельность предприятия. К таким документам относится и решение-приказ об изменении структуры компании (штата). Все аналогичные нормативные акты нужно хранить на предприятии до момента его закрытия.

Место хранения таких документов определяет руководитель или собственник компании. На практике архивируется такая документация в отделе кадров, так как это именно их компетенция, либо — в бухгалтерии или у секретаря-референта. Если службы управления персоналом или референта нет в компании, например, у ИП, — такая документация может находиться у бизнесмена.

Аналогичный, но более строгий подход должен быть к хранению приказов об увольнении наёмных работников, если ведутся личные дела.

Хранение персональных дел сотрудников — ответственная процедура, так как личные дела содержат конфиденциальные персонифицированные данные человека. Поэтому, если в организации принято вести личный архив (а нужно заметить, что это не регламентировано законодательством для бизнеса), он должен быть организован, согласно требованиям архивирования персональных данных: отдельное помещение или несгораемый шкаф-сейф под ключом.

Личные досье сотрудников должны храниться в архиве нанимателя минимум 50 лет. Но чтобы не нести ответственности за персональные данные человека, наниматель при увольнении имеет право выдать все копии человеку, оставив в папке только оригиналы: заявление о приёме, отказ от должности или заявление об уходе, приказ об увольнении сотрудника.

Стопка скреплённых бумаг

Хранение документации — серьёзный момент в работе фирмы

Если сокращение штата отменяется

Бывают ситуации, когда в силу изменившихся обстоятельств, руководство предприятия решает не сокращать численность и не менять штат. В этой ситуации нормативно-правовые акты не запрещают отменить первоначальный приказ.

Но важно при этом соблюсти определённые процедуры, они во многом дублируют действия при формировании первичного приказа о сокращении штата/численности. Только в основной — результативной — части будет звучать формулировка об отмене ранее принятого решения о корректировках в штате.

Разберёмся, почему так важно заново проходить путь об отмене сокращения. Нужно отдавать себе отчёт, что при аннулировании ранее изданного приказа:

  • трудящиеся с момента подписания и ознакомления с новым решением лишаются права на выходное пособие и выплаты;
  • в этом варианте они могут уволиться только по собственному желанию либо по соглашению сторон.

Поэтому законодатель требует, чтобы все шаги вспять были закреплены всеми процедурными моментами, в том числе ознакомлением каждого с новоиспечённым указом под роспись. Других вариантов нет.

Зная все этапы сокращения численности/штата, соблюдая требования законодателей и грамотно лавируя между скользкими моментами, можно оптимизировать бизнес. Но это требует определённых усилий.