Налоговые агенты по налогу на доходы физических лиц (далее НДФЛ) отчитываются за получателей доходов. Так определено Налоговым кодексом Российской Федерации (ниже НК РФ). Одним из способов отчётности служит расчёт по форме 6-НДФЛ.

Кто и для чего заполняет

Форма 6-НДФЛ — это бланк для расчёта обобщённых сумм НДФЛ, рассчитанных и удержанных налоговым агентом.

Расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, представляет собой документ, содержащий обобщённую налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (обособленного подразделения налогового агента), о суммах начисленных и выплаченных им доходов, предоставленных налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога, а также других данных, служащих основанием для исчисления налога.

п. 1 ст. 80 Налогового кодекса РФ

Форма 6-НДФЛ содержит обобщённую информацию:

  • за период расчёта:
    • количество физических лиц, получивших выплаты, и общие суммы удержанного, не удержанного и возвращённого налога;
    • по каждой применённой ставке: суммы дохода всех физлиц, вычетов, налога, авансовых выплат;
  • по каждой дате начисления и удержания — соответствующие им суммы.

Форму 6-НДФЛ утвердила ФНС РФ приказом от 14.10.2015 N ММВ-7–11/450@.

По сути — это отчёт налоговых агентов по НДФЛ, содержащий сведения, необходимые для камеральной проверки. Заполняют эту форму при возникновении обязанности по удержанию и уплате НДФЛ.

Куда сдаютдекларацию 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ сдают в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт.

Другие места сдачи установлены, если:

  • индивидуальные предприниматели (далее ИП) применяют определённые специальные налоговые режимы;
  • организации, имеют обособленные подразделения.

ИП, применяющие спецрежимы

Особенности сдачи индивидуальными предпринимателями показаны в таблице.

Таблица: куда сдают ИП на спецрежимах

Специальный налоговый режим Место представления 6-НДФЛ в отношении работников, занятых видами деятельности, переведёнными на спецрежим Основания
система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей по месту постановки ИП на учёт п. 2 ст. 230 НК РФ
упрощённая система налогообложения по месту постановки ИП на учёт п. 2 ст. 230 НК РФ
система налогообложения в виде единого налога на вменённый доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД) по месту учёта ИП в связи с осуществлением деятельности облагаемой единым налогом на вменённый доход для отдельных видов деятельности п. 2 ст. 230 НК РФ
патентная система налогообложения по месту учёта ИП в связи с осуществлением деятельности облагаемой налогом, уплачиваемым в связи с применением патентной системы налогообложения п. 2 ст. 230 НК РФ

Пример 1. ИП Петр Иванович Нектов проживает в Волховском районе, оказывает транспортные услуги по перевозке пассажиров в Лодейнопольском и Волховском районах. В отношении услуг по перевозке пассажиров ИП Нектов в каждом районе применяет ЕНВД. Форму 6-НДФЛ этот предприниматель сдаёт в разные налоговые инспекции: в межрайонную по Лодейнопольскому и Подпорожскому районам — за работников, занятых на транспортных услугах в Лодейнопольском районе; по Волховскому району — в отношении других работников.

Организации с обособленными подразделениями

Расчёт 6-НДФЛ по выплатам, произведённым работникам сдают:

  • российские организации (юридические лица), имеющие обособленные подразделения:
    • по месту учёта головных организаций (в отношении всех выплат кроме, произведённых обособленными подразделениями);
    • по месту учёта обособленных подразделений (в отношении выплат, произведённых работникам обособленных подразделений);
  • обособленные подразделения иностранных организаций — по месту учёта этих подразделений.

Пример 2. ООО «Импульс» зарегистрировано в Волховском районе. С 2017 года ООО «Импульс» зарегистрировало обособленное подразделение в деревне Доможирово Лодейнопольского района. За 2017 год ООО «Импульс» сдаёт форму 6-НДФЛ в разные налоговые инспекции: по Волховскому району; в межрайонную по Лодейнопольскому и Подпорожскому районам.

Особенности сдачи 6-НДФЛ юридическими лицами с обособленными подразделениями, в отношении начислений и выплат по договорам гражданско-правового характера, показаны в таблице.

Таблица: куда сдают 6-НДФЛ организации, заключившие договоры гражданско-правового характера

Налоговый агент, заключивший договор гражданско-правового характера и имеющий обособленные подразделения 6-НДФЛ в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, сдают в налоговый орган по месту учёта Основание
российская организация обособленного подразделения, заключившего договор п. 2 ст. 230 НК РФ
российская организация, отнесённая к категории крупнейших
  • обособленного подразделения, заключившего договор;
  • налогоплательщика, в качестве крупнейшего;
  • физического лица по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению).
п. 2 ст. 230 НК РФ

Новое с 2018 года

Организации — правопреемники при непредставлении 6-НДФЛ реорганизованной организацией до момента завершения реорганизации, сдают отчёт по этой форме в налоговую инспекцию по месту своего учёта. Это установлено пятым пунктом ст. 230 НК РФ, введённым Федеральным законом от 27.11.2017 N 335-ФЗ.

В какие сроки и какими способами сдают декларацию

Форму 6-НДФЛ заполняют за:

  • первый квартал,
  • полугодие,
  • 9 месяцев,
  • год.

Таблица: сроки представления, закреплённые п. 2 ст. 230 НК РФ

Период Срок сдачи
1 квартал не позднее 30 апреля отчётного года
полугодие не позднее 31 июля отчётного года
9 месяцев не позднее 31 октября отчётного
год не позднее 1 апреля следующего года

Если последний день срока представления выпадает на нерабочий день, то он автоматически переносится на следующий рабочий.

Пример 3. За периоды 2017 года 6-НДФЛ сдают не позже:

  • 2 мая — за I квартал;
  • 31 июля — за полугодие,
  • 31 октября — за девять месяцев;
  • 2 апреля 2018 года — за год.

Форму 6-НДФЛ направляют в электронном виде по каналам связи. Если количество физлиц, получивших доход в течение года, до 25 человек, то разрешено представлять расчёт на бумаге.

Расчёты на бумаге представляют лично, через представителя или почтой.

В каких случаях не сдают

Расчёт 6-НДФЛ не представляют (статья 226.1 НК РФ) лица, осуществляющие:

  • операции с ценными бумагами,
  • операции с производными финансовыми инструментами,
  • выплаты по ценным бумагам российских эмитентов.

Такой вывод следует из пункта 4 статьи 230 НК РФ, где указано, что при осуществлении этих операций отчёты представляют согласно статье 289 НК РФ, то есть по другой форме.

Все другие агенты представляют 6-НДФЛ в обязательном порядке.

Нулевых расчётов по форме 6-НДФЛ не бывает потому, что отчитываются по ней налоговые агенты, то есть лица, производящие выплаты физическим лицам. В их отчетах сумма доходов всегда больше нуля, и, следовательно, форма 6-НДФЛ не будет нулевой.

Пример 4. ИП Нектов Петр Иванович привлекал наёмных работников в третьем квартале 2017 года, а в первом, втором и четвёртом — работал один. Он обязан сдать два расчёта по форме 6-НДФЛ за 2017 год:

  • за 9 месяцев,
  • за 2017 год.

ИП Нектов в течение полугодия 2017 года не был налоговым агентом. Он стал им с третьего квартала, когда у него появилась обязанность по уплате НДФЛ за наёмных работников. Поскольку налоговым периодом по НДФЛ является год, то став налоговым агентом в 3 квартале 2017 года, ИП Нектов остался им до конца года, хотя в четвёртом квартале 2017 года у него не было обязанности по уплате НДФЛ. Форма 6-НДФЛ за год не будет нулевой, потому, в ней будут указаны общие суммы из первого раздела формы за 9 месяцев 2017 года.

Как исправляют сданные расчёты

Налоговые агенты, заметив в сданном расчёте неполное включение необходимой информации или ошибки, повлёкшие искажение сумм налога, подлежащих уплате, подают уточнённые расчёты. В уточнённые расчёты включают данные в отношении тех налогоплательщиков, информация по которым повлекла искажения. Другими словами, уточнённый расчёт представляют на разницу между правильным значением показателя и указанным в предыдущем расчёте.

При заполнении расчётов возникают вопросы

Чтобы правильно заполнить расчёт поформе 6-НДФЛ, необходимо изучить инструкцию по заполнению

Представление уточнённых расчётов освобождает от налоговой ответственности, при соблюдении следующих условий.

  1. Уточнённый расчёт представлен после истечения срока подачи, но до истечения срока уплаты налога.
  2. Уточнённый расчёт представлен после истечения сроков подачи расчёта и уплаты налога при условии, что до его представления налоговый агент уплатил недостающую сумму налога и соответствующие ей пени.
  3. Уточнённый расчёт представлен до момента, когда налоговый агент узнал, об обнаружении налоговым органом погрешностей заполнения, повлекших занижение подлежащей уплате суммы налога либо о назначении выездной налоговой проверки.

Пример 5. ООО «Север» 12 апреля 2017 года сдало расчёт 6-НДФЛ за I квартал 2017 года . 20 мая фирма установила, что не включила в расчёт выплаты А. И. Иксову и соответствующие им суммы НДФЛ — 2000 рублей. 27 мая ООО «Север» уплатило 2000 рублей НДФЛ и пени (со дня, следующего за датой срока платежа, по 27 мая включительно). 28 мая ООО «Север» представило уточнённый расчёт, в котором по соответствующим позициям указало суммы, относящиеся к выплатам, произведённым А. И. Иксову. Поскольку налоговая инспекция до этого момента не обнаружила ошибку в расчёте и не назначила выездную проверку, то ООО «Север» не привлекли к налоговой ответственности.

Каковы последствия нарушения порядка оформления и сдачи

Виды налоговых нарушений, связанные с формой 6-НДФЛ, установленная ответственность и её основания приведены в таблице.

Таблица: налоговая ответственность и 6-НДФЛ

Правонарушение Сумма штрафа, рублей Статья НК РФ
Несоблюдение порядка представления расчёта в электронной форме 200 Ст. 119.1
Неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению Ст. 123
Непредставление расчёта в установленный срок 1 000 — за каждый полный или неполный месяц после даты срока представления П. 1.2 ст 126
Представление документов, содержащих недостоверные сведения.
Освобождают от ответственности, если исправленные документы представили раньше сообщения налоговой службы об ошибках
500 — за каждый документ, содержащий недостоверные сведения П. 1 ст. 126.1

Пример 6. ИП Нектов Петр Иванович за первый квартал 2017 года выплатил заработную плату 27 работникам. Расчёт по форме 6-НДФЛ представил на бумаге. В соответствии со статьёй 119.1 НК РФ его оштрафовали на 200 рублей.

Пример 7. При проверке формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года, сданной ООО «Ветер», выявили, что в результате арифметической ошибки занижена сумма налога на 2000 рублей. Согласно ст. 123 НК РФ ООО «Ветер» начислили штраф в сумме 400 рублей (2000 * 20%).

Пример 8. ООО «Волга» (налоговый агент) не представило расчёт по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года. На основании акта камеральной проверки от 21 августа 2017 года и п. 1.2 статьи 126.1. с ООО «Волга» взыскан штраф в сумме 1000 рублей (за неполный месяц просрочки).

Пример 9. ООО «Север» в форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года указало неверную сумму дохода, что привело к завышению налоговой базы. До проведения проверки ООО «Север» не представило уточнённый расчёт. В результате ООО «Север» оштрафовали на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1).

Расчёт по форме 6-НДФЛ существенно упрощает налоговый контроль и облегчает жизнь налоговым агентам. Правильно составленный расчёт не привлекает внимание контролирующих органов и уменьшает вероятность проведения выездных налоговых проверок.