Суточные являются одной из статей командировочных расходов сотрудников, подлежащих обязательному возмещению. Именно их выплата и её оформление обычно вызывают больше всего вопросов у руководителей предприятий и сотрудников бухгалтерии. В частности, возникают сложности с определением их размера, удержанием налогов, подтверждением затрат и т. п. Однако на все эти вопросы действующее законодательство даёт чёткие ответы, знание которых сэкономит работодателю массу нервных клеток.

Что такое суточные и каков их предельный размер при командировках по стране и за границу

Суточными принято называть дополнительные расходы командированного работника, которые он несёт вследствие пребывания по служебной надобности вне местности, где живёт.

Человек на фоне поезда РЖД

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая проведенные в пути

Именно так трактуются они в редакции абз. 3 ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса (ТК) РФ, обязывающей работодателя возмещать работнику эту разновидность командировочных расходов.

В конце 2017 года появилась информация, что с 2018 суточные отменяются. Однако подтверждения она не нашла. Соответствующие положения законодательства изменений не претерпели, а значит, суточные в 2018 году по-прежнему должны выплачиваться.

Предельный размер суточных в поездках по России и за рубеж

Максимальная сумма суточных законодательно определена в Налоговом кодексе (НК) РФ. Они обозначены в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ и составляют:

  • 700 рублей в сутки в поездках по России;
  • 2,5 тысячи рублей в сутки при загранкомандировках.

Работодатель вправе установить размер суточных для своих работников как меньше, так и больше этих пределов. Однако с их превышением он обрекает себя на дополнительные бюрократические издержки, связанные с налогообложением этих сумм.

Размер суточных определяется финансовыми возможностями работодателя. Хотя в отдельных случаях ключевое значение могут иметь, что греха таить, его жадность и наплевательское отношение к персоналу. Но с точки зрения закона придраться будет не к чему.

Я работала в крупной компании и как раз оформляла командировочные удостоверения по всем рамкам законодательства РФ. А на основании их [сотрудникам] в бухгалтерии выдавали выплаты. В каждой компании они свои.

В моей компании командированные ездили по области — в среднем 100 – 200 км от города. В день 1000 рублей на жилье и 300 на питание. За съём жилья нужно было отчитаться и привезти из гостиницы квитанцию, без неё никак.

olga-koshka2

http://www.bolshoyvopros.ru/questions/2177592-na-kakie-traty-vydajutsja-sutochnye-dengi-komandirovannym.html

Для определения размера суточных своим работникам работодатель должен составить локальный акт, где его прописать. Проще всего сделать это, включив соответствующий пункт в Положение о командировках (скачать образец). Но можно оформить и отдельный приказ (скачать образец).

Скрин примера приказа о суточных

Образец приказа об определении размера суточных

На что можно тратить суточные и надо ли их подтверждать документально

Все вопросы, касающиеся суточных, потому и возникают, что это единственная статья командировочных расходов, которая не подлежит документальному подтверждению. Если стоимость проезда и проживания в командировке компенсируется на основании сумм, указанных в билетах и счетах, то на суточные никакие документы не нужны: достаточно отразить эту статью расходов в авансовом отчёте и правильно рассчитать сумму в соответствии с локальным актом и действующими общими правилами, и бухгалтерия компенсирует её по умолчанию.

Если вас командирует ваша фирма в поездку, она оплачивает ваш проезд, проживание в гостинице, за которые вы должны по возвращении отчитаться сдачей в бухгалтерию билетов на транспорт туда и обратно и чек из гостиницы. Суточные же, это ваши карманные деньги, т.е. это вам на еду, местный транспорт и прочее.

dydySacha

http://www.bolshoyvopros.ru/questions/2177592-na-kakie-traty-vydajutsja-sutochnye-dengi-komandirovannym.html

Впрочем, сказать, что суточные совсем уж не подлежат документальному подтверждению, будет погрешить против истины. При выдаче аванса перед поездкой срок пребывания в командировке считается на основании дат в соответствующем приказе, и именно они служат основанием для расчёта общей суммы суточных. Когда же работник отчитывается по возвращении, за основу берутся отметки об убытии и прибытии в его командировочном удостоверении и соответствующие даты в проездных документах (билетах).

…суточные — это некая сумма, достаточная для того, чтобы человек, находящийся в командировке, смог на них купить себе продукты. Ну или сходить в столовую. Насколько я помню, проживание всегда шло отдельной строкой в авансовом отчёте и в гостинице всегда приходилось брать чеки и подтверждение о том, что ты там жил. На это выделялись отдельные деньги, за которые необходимо было отчитаться после командировки. А за суточные отчитываться было не нужно, — хватало лишь отметки в командировочном удостоверении.

Андрей В. Б.

http://www.bolshoyvopros.ru/questions/2177592-na-kakie-traty-vydajutsja-sutochnye-dengi-komandirovannym.html

По умолчанию считается, что эти деньги должны тратиться на питание сотрудника во время командировки, проезд местным общественным транспортом и т. п. На практике получается, что если у него в итоге что-то осталось на руках от выданной суммы, это его законная прибыль, а когда он в неё не вписался — его проблемы.

Когда работник фактически потратил деньги на какие-либо развлечения — да хоть на интимные услуги, а на питании сэкономил, например, запасшись лапшой быстрого приготовления, работодатель не вправе предъявлять ему претензии. А вред собственному здоровью — личное дело такого работника.

…[суточные] для студентов составляли 50 рублей в сутки (проезд один раз в метро), а для нас с коллегой — 100 р. Сильно на эти деньги не разгуляешься. В общей сложности каждый из нас (включая студентов) потратил по 5000 р. за четверо суток. Эти деньги ушли на питание, проезд по Москве и оплату экскурсий. Вот так заботится о нас родной университет.

Наталья Ю.

http://www.bolshoyvopros.ru/questions/2177592-na-kakie-traty-vydajutsja-sutochnye-dengi-komandirovannym.html

В примере автор в числе трат упоминает экскурсии, которые к командировочным расходам отнести, мягко говоря, затруднительно. Такие затраты работник вправе производить из своих личных средств. А требовать от работодателя их возмещения не может. Аналогично обстоят дела с походами в баню, тренажёрный зал, цирк, зоопарк, театр и т. п. — да мало ли как работник привык проводить свободное время дома и в поездках.

Другой вопрос, что на 50–100 рублей в сутки, о которых говорится в примере, толком и не поешь не только в столице, но и в городах, где цены не столь высоки. Однако если локальным актом работодателя предусмотрена именно эта сумма, тут может быть разве что повод задуматься, не поискать ли другого, более щедрого. А нарушения закона нет.

Анекдот. Работник по возвращении из командировки составляет авансовый отчёт, в числе других статей расходов указывает «девочка в номер — 2 тысячи рублей». Бухгалтер вызывает его и просит воздержаться от столь откровенной формулировки. Сходятся на том, что в новом отчёте работник пишет «забивание гвоздей в номере».

Через некоторое время того же работника отправляют в новую командировку, по возвращении он снова пишет отчёт, где указывает: «…забивание гвоздей в номере — 2 тыс. рублей, починка молотка — 20 тыс. рублей…»

Правила и порядок выдачи суточных в 2018 году

По общему правилу суточные выдаются работнику в полном объёме до его отъезда в командировку. За основу берётся количество дней, на которые его отправляет в поездку работодатель. Считается оно на основании приказа о командировке.

Порядок расчёта суточных в 2018 году

Алгоритм расчёта суточных прост: количество дней, которые работник должен провести в командировке согласно приказу, умножается на размер суточных, предусмотренный соответствующим локальным актом.

Например, если он командируется на семь дней, а размер суточных составляет максимальные по закону 700 рублей, получаем 7х700=4900.

Но тут возникает вопрос — как считать дни пребывания сотрудника в командировке и выплачивать ли суточные за дни отъезда и приезда. Ведь работник мог уехать в командировку поздно вечером, а вернуться рано утром. Вот и зачастую непонятно, как быть с оплатой этих дней. Впрочем, законодательство по этому вопросу занимает чёткую позицию — дни отъезда и приезда даже в такой ситуации всё равно считаются проведёнными в командировке, и за них должны выплачиваться суточные.

Особая история — если приезд и или отъезд пришлись на ночь. В этом случае рубиконом служат календарные сутки. Например, сотрудник отправился в командировку поездом (самолётом, автобусом, на корабле или ином транспортном средстве, включая собственный автомобиль), который отправился ночью. Если отправление случилось до 0:00, днём отъезда считается предыдущий день. Если позже — уже следующий.

Например, работник выехал в командировку поездом, отправившимся из начального пункта в ночь на 10 января в 23:59, а по возвращении его поезд прибыл в пункт назначения ровно в полночь в ночь на 12 января. В этом случае, хотя работник находился в пути и пункте назначения своей командировки фактически два дня — 10 и 11 января, суточные ему полагаются за четыре дня, так как днём отъезда будет считаться 9 января, а приезда — 10. А значит, если считать суточные по максимальному для командировок внутри страны пределу в 700 рублей в день, ему причитается 4х700=2800 рублей в день.

Заслуживает упоминания и ситуация, когда пункт отправления транспортного средства, на котором работник отбыл в командировку расположен вне черты населённого пункта, откуда был командирован работник. Например, офис его компании находится в Москве, а в командировку сотрудник убыл на самолёте, вылетевшем в ночь на 11 января уже после ноля часов. Однако чтобы добраться до аэропорта, работнику пришлось воспользоваться аэроэкспрессом, отправившимся из столицы, скажем, в 23:00. Датой начала командировки в этом случае будет 10 января — дата отправления аэроэкспресса. Аналогичным образом обстоят дела, если из командировки работник прилетел 15 января в 23:00, а аэроэкспресс, которым он затем проследовал в Москву, прибыл на столичный вокзал уже после полуночи 16 января. 16 января и будет считаться днём приезда, и суточные работнику полагаются и за этот день.

Ночной самолёт

Если самолёт, на котором сотрудник улетел в командировку, отправился в рейс после полуночи, а аэропорт расположен вне черты города, днём отъезда считается дата отправления транспортного средства, на котором сотрудник добирался в аэропорт

Выплачиваются суточные и за время, которое работник проводит в пути. Например, работодатель направил сотрудника из Москвы в Новосибирск. Непосредственно в городе сотрудник находился три дня, ещё по двое суток в каждую сторону у него ушло на дорогу. Итого получается семь дней, значит, именно этот срок ложится в основу расчёта суммы суточных: 7х700=4900. Если же суточные в компании равны, например, 500 рублей, считаем соответственно: 7х500=3500 рублей.

Рассмотрим совсем экзотический пример. Работник направляется в командировку из Москвы во Владивосток, суточные составляют 700 рублей. Во Владивостоке он должен провести две недели. Если отправить его на поезде, ещё в общей сложности столько же он проведёт в дороге (поезд от Москвы до Владивостока идёт семь дней). Итого получится, что мы будем должны выплатить этому работнику суточные за 28 дней: 28х700=19600 рублей. Поневоле задумаешься, не выгоднее ли оплатить ему самолёт. Ведь, выходит, из этих 28 дней половину он будет маяться дурью в дороге, отчего пользы ни ему, ни компании нет. А мы ему начисляй не только суточные, но и зарплату за все проведённые в поездке дни. Не говоря уж о том, что билет на самолёт из Москвы во Владивосток сопоставим, а то и дешевле, чем купейный на поезд.

При командировках за границу используется тот же алгоритм, но используется утверждённый локальным нормативным актом размер суточных для поездок за рубеж. Единственный нюанс — если часть времени в пути сотрудник следовал по России, за это время ему выплачиваются суточные в размере, утверждённом для командировок внутри страны.

Например, работник был откомандирован в Варшаву, в командировке провёл неделю. Туда и обратно он добирался поездом, который пересёк границу РФ с Республикой Беларусь по пути туда на следующие сутки после отправления, а на обратном — в день прибытия.

Суточные равны 700 рублей в день для командировок внутри страны и 2,5 тысячи для заграничных.

Получается, за дни отъезда и приезда ему выплачиваются суточные как при командировке по России, а в оставшиеся пять дней — по заграничной норме:

  • 2х700=1400;
  • 5х2500=12500;
  • 1400=12500=13900.

Итого мы должны заплатить 13900 рублей суточных.

За сколько дней до командировки выдаются суточные

Какого-либо жёсткого регламента в отношении этого срока (скажем, не больше трёх дней до предполагаемой даты отъезда) действующим законодательством в 2018 году не предусмотрено. В законе есть только одно требование — вся сумма предполагаемых командировочных расходов, включая суточные, должна быть выплачена работнику до отъезда, в том числе и непосредственно в день убытия.

Бывают, конечно, исключения. Например, решение о срочной командировке пришлось принимать в субботу, в тот же день работник и выехал. Возможности выплатить ему аванс, скажем переводом на карточку, раньше понедельника нет, и ничего не попишешь. Формально это нарушение, но на практике всё решается на уровне взаимных договорённостей между работодателем и работником, а для последнего ключевое значение приобретает сам факт возмещения ему расходов хотя бы постфактум.

Прочие нюансы остаются на усмотрение работодателя. А тот может предусмотреть дополнительные ограничения. Например, прописать в Положении о командировках или отдельным приказом, что работник обязан вернуть в кассу полученный аванс, если не уехал в командировку в течение, скажем, трёх дней, недели или любого иного срока, определять который волен сам работодатель.

Выплачиваются ли суточные при однодневной командировке

Нет, не выплачиваются. Ключевым признаком названной статьи командировочных расходов считается факт проживания командированного работника вне постоянного места жительства. Под проживанием же на практике подразумевается, что сотрудник за время командировки должен провести как минимум одну ночь в поезде, гостинице, на частной квартире и т. п.

Если же сотрудник вернулся из командировки в день отъезда, это условие считается невыполненным, и суточные не положены.

Скоростной электропоезд «Ласточка» на Курском вокзале в Москве

Электропоезд «Ласточка» позволяет ограничиться однодневными командировками из Москвы в такие города, как Тула, Орёл, Курск, Владимир, Нижний Новогород

Например, фирма командировала сотрудника из Москвы в Орёл. Допустим, он уехал из столицы рано утром 11 января на экспрессе (между Москвой и Орлом курсируют несколько дневных скоростных поездов и электропоезд «Ласточка»). Прибыл туда в обед, за несколько часов завершил все дела и успел вернуться в столицу на скоростном поезде, успевшем прибыть на Курский вокзал Москвы до 23:59 того же дня, суточные ему не выплачиваются.
А вот если он уехал из Москвы вечером 11 января ночным скорым поездом, 12 января провёл в Орле весь день, а в столицу вернулся на ночном поезде, прибывшем в пункт назначения утром 13 января, считается, что он провёл в командировке три дня и должен получить суточные за всё это время.
Такая же ситуация и, например, с Санкт-Петербургом. Ведь из Москвы туда и обратно можно обернуться одним днём на «Сапсане» или самолёте — график движения позволяет.

Как выплачиваются суточные за выходные

Вопрос оплаты суточных за проведённые в командировке выходные часто вызывает ступор у работодателей, впервые оказавшиеся в такой ситуации. Например, работника отправили в командировку на неделю (семь дней), а началась она в среду.

Ведь в выходные люди по умолчанию не работают, а значит, платить как будто не за что. Однако сразу нужно сказать, что такой подход считается грубым нарушением закона.

Пьяный спит на барной стойке

Работодатель обязан оплатить работнику суточные за выходные, проведенные в командировке, даже если уверен, что он в эти дни пьянствовал

И дело даже не в том, что работник по факту мог трудиться и в выходные.

Вечером пятницы в редакции федеральной еженедельной газеты, выходящей во вторник и сдаваемой в типографию в понедельник, узнали о криминальной истории, мимо которой издание пройти не могло. Единственным выходом было срочно отправить корреспондента в регион с тем, чтобы утром понедельника он уже предоставил готовый репортаж. Сотрудник в тот же день вылетел в командировку и утром субботы поднял на уши всех причастных к истории представителей официальных структур, причастных к этой истории. В итоге ему удалось добиться встречи не только со следователем, но и находившимся в изоляторе временного содержания подозреваемым. Репортаж был своевременно подготовлен, а номер газеты сдан в типографию и вышел в положенный срок. Само собой разумеется, вопрос, чем занимался журналист в выходные, ни перед кем в редакции не вставал.

Но даже если в выходные или государственные праздники, пришедшиеся на командировку, сотрудник действительно бездельничал, выплатить ему суточные и за эти дни работодатель обязан.

Облагаются ли суточные налогами и страховыми взносами

С 2017 года, после того как администратором социальных отчислений за работников во внебюджетные фонды стала Федеральная налоговая служба (ФНС) России, порядок обложения суточных налогами и отчислениями во внебюджетные фонды претерпел изменения. Ранее они не облагались ни тем, ни другим вне зависимости от суммы. А теперь суточные сверх упомянутых выше нормативов, предусмотренных НК РФ (700 рублей в сутки для командировок по России и 2,5 тысячи рублей в день для заграничных командировок), облагаются НДФЛ и взносами во внебюджетные фонды, за исключением отчислений в соцстрах по травматизму. А вот отчисления в Пенсионный фонд (22%), на обязательное медицинское страхование (5,1%) и на социальное страхование в части оплаты больничных и декретных (2,9%) взимаются с этих сумм в полном объёме. Этот порядок действует и в 2018 году.

Например, Положением о командировках организации установлены суточные для поездок по России в размере одной тысячи рублей. Норматив равен 700 рублям. Поскольку размер принятых в компании суточных на 300 рублей превышает эту сумму, с этих самых 300 рублей удерживается НДФЛ по ставке 13% для резидентов РФ и 30% для нерезидентов и удерживаются перечисленные социальные отчисления. Последние составляют в общей сложности 30% от этих самых 300 рублей и уплачиваются работодателем сверх начисленной работнику суммы суточных.

Таким образом, при выплате работнику-резиденту суточных из расчёта одна тысяча рублей в день при командировках по России расчёт будет таким:

  • 1000–700=300 — облагаемая налогом часть суточных;
  • 300х13%=39 — НДФЛ 13% к удержанию в бюджет;
  • 300–39=261 — остаток суммы сверх норматива после удержания НДФЛ;
  • 261=700=961 — всего к выдаче работнику за каждый день командировки;
  • 300х30%=90 — общая сумма отчислений во внебюджетные фонды.
  • Итого работник получит на руки 961 рубль за каждый день командировки, 39 рублей будет удержано НДФЛ, а 90 рублей работодатель перечислит в фонды, в результате чего суточные работника обойдутся ему в 1090 рублей за каждый проведённый тем в командировке день.

Отдельного упоминания заслуживает ситуация с суточными сверх норматива для загранкомандировок, если те были выданы в иностранной валюте, что закон разрешает. Для расчёта страховых взносов они переводятся в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчёта о командировке. А для исчисления НДФЛ — на последний день месяца, в котором был утверждён отчёт. В условиях нестабильности курса рубля производить такие перерасчёты выданных в валюте суточных не будет лишним как минимум для самопроверки и подстраховки.

Несоблюдение этого порядка чревато ответственностью за занижение налогооблагаемой базы, а государство за такие нарушения больно бьёт рублём, добавляя недоплаченным суммам, подлежащим взысканию, пени за каждый день просрочки и штрафы.

Различные нюансы, связанные с оплатой суточных, представляет собой самое настоящее минное поле для работодателя, который только начинает вникать в эти вопросы. Однако знание ключевых требований законодательства позволяет уверенно лавировать между таящимися в этой составляющей производственных отношений подводными камнями, избегая ненужных проблем и спорных ситуаций как с работниками, так и с государством.