Трудовой кодекс обязывает работодателей вести табель учёта рабочего времени. Но некоторые предприниматели считают это дело весьма хлопотным и ненужным, ведь для них каждая минута драгоценна. Заполнение табеля они принимают за «зря потерянное время». Давайте разберёмся, можно ли проигнорировать ведение табеля. Или всё-таки стоит отвлечься от предпринимательской суеты и завести табель учёта рабочего времени. Как это сделать правильно?

Содержание

Почему табель учёта рабочего времени так важен в 2018 году

Табель учёта рабочего времени считается первичным документом. Поэтому при любой проверке представители налоговой и госинспектора обязательно запросят его у вас.

Почему табель так важен? Этот документ нужен, чтобы корректно расчитать оплату труда и, соответственно, налоги. Ведь в нём ведётся отчётность за фактически отработанный труд. Благодаря этой отчётности бухгалтерия начисляет доплаты, пособия, оплату отпусков, больничных и другие выплаты.

Вести табель учёта рабочего времени нужно обязательно. Эта необходимость касается всех предпринимателей, у которых в подчинении числятся работники: как физических, так и юридических лиц.

Табель учёта рабочего времени пригодится при любых судебных разбирательствах, жалобах, спорных вопросах внутри коллектива. По табелю можно отследить каждый отработанный лишний час, нахождение на работе в праздники или выходные дни. А также по графику можно всегда вычислить прогульщиков и опоздавших сотрудников.

Основываясь на информации табеля, кадровая служба может поощрять или наказывать сотрудников.

Деньги

Денежный бонус за лишний отработанный час всегда приятен

Кто обязан вести график учёта рабочего времени

Давайте разберёмся, кто же должен составлять и вести табель.

В соответствии с «Указаниями применения и заполнения документации первичного учёта», которые действуют в 2018г., бланк обязан заполнять определённый сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Документ должен быть закреплён подписями отдела кадров и начальника.

Жизненный опыт показывает, что частенько руководитель относится к ведению табеля очень поверхностно. Обязанность просто скидывается на первого попавшегося под руку сотрудника, без каких-либо приказов, утверждённых форм, без выплат и поощрений за дополнительную работу. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом берётся за дело. И радостно выполняет чужие обязанности бесплатно. Хорошо, когда у этого сотрудника времени достаточно и он справляется и с ведением табеля, и со своей основной работой. Но обычно неоплачиваемый дополнительный труд только мешает и нервирует.

А некоторые вообще игнорируют ведение табеля. Трудятся, суетятся, им некогда об этом даже думать. «Какой табель? О чём вы? У меня 10 человек всего работает, без табеля справляемся. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать ещё одного сотрудника — невыгодно». Обычно так ведут себя новоиспечённые бизнесмены. У них действительно мало сотрудников на фирме, зарплата всех устраивает, вести табель учёта рабочего времени им, казалось бы, не нужно. Но это до поры до времени. Однажды и сюда приходят госинспектора. Тогда-то предприниматель и начинает понимать всю важность ведения табеля.

В крупных предприятиях график обычно ведёт «табельщик». Если табель находится в распоряжении неуполномоченного лица — это чревато штрафами. А сам учётный табель в таком случае считается недействительным. Только табельщик может законно вести график.

Если организация небольшая, то ответственным за заполнение бланка может быть и другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров, или начальник отдела (ведёт учёт для своего подразделения).

В таком случае должен быть соответствующий приказ от руководителя. И трудовой договор дополняется новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если этих документов нет, сотрудник может отказаться от обязанности вести табельный учёт. А руководитель при этом не имеет права заставить его исполнять эти обязанности.

Только уполномоченный человек несёт всю ответственность за корректность табельных сведений.

График заполняется ежемесячно. После обработки данных в табеле учёта рабочего времени, табельщик и все ответственные лица ставят свои подписи. После документ попадает в ведение бухгалтерского отдела, сверяются все пункты и начисляется зарплата сотрудникам предприятия. Без подписи руководителя табель недействителен.

Заполнение табеля

Труд табельщика должен быть оплачен

Составляем Положение о табеле учёта рабочего времени

Для того, чтобы систематизировать сбор и обработку информации для ведения табельного учёта, составляется «Положение о табеле учёта рабочего времени».

Это Положение является правовым актом. Составить его можно примерно по следующим пунктам:

  1. Общие положения. В данном разделе нужно описать с какой целью создаётся и ведётся документ.
  2. Обязанности. Определяются сотрудники, которым вменены обязанности по его ведению.
  3. Правила заполнения табеля. Утверждается порядок ведения табеля, форма бланка, учитываются особенности организации, описываются нюансы заполнения табеля.
  4. Основные цели и задачи. Порядок передачи документа в бухгалтерию и отдел кадров, даты предоставления табеля руководителю (оговаривается и бумажный и электронный вариант документа).

Мы на предприятии сделали ещё проще: нашли в интернете уже готовое Положение, скачали его. И немного видоизменили документ, адаптировав его под свою организацию.

После того как Положение составили, все задействованные лица должны ознакомиться с ним. А также с приказом о его утверждении, поставить подписи и приступать к своим обязанностям.

Положение о Табеле учёта рабочего времени

Образец Положения приведён не полностью

Как правильно вести табель учёта рабочего времени

Существует 2 варианта ведения табеля: электронный и бумажный.

Электронный вариант применяется чаще, он более удобный и быстрый. К тому же в любой момент можно сделать необходимые изменения или исправления. В отчётный период табельщику нужно всего лишь внести коррективы в электронный табель. Необходимые расчёты программа делает сама.

Самый продвинутый вариант — это пропускная карточная система. Сотрудник приходит на работу (или уходит), проводит карточку, а программа автоматически заносит данные в табель о его фактическом пребывании на рабочем месте.

Чаще всего электронный табель ведут в программах excel и 1С.

Наша организация работает с программой 1С: Камин. Этот вариант ведения табеля очень удобный и простой. Как это делается приведу в примере ниже. Этот способ актуален в 2018 году.

Ведём табель учёта рабочего времени в программе 1С: Камин пошагово

  1. Открыть документ для ввода нужно в ячейке «Расчёт зарплаты».
  2. На панели навигации выбираем команду «Табель учёта рабочего времени» и создаём новый документ.
    Программа 1С

    Кнопка «табель учёта рабочего времени» обведена красным цветом

  3. Нажимаем кнопку «создать».
    Работаем в 1С

    В новом окне находим кнопку «создать»

  4. Вводим в форму дату документа.
    1С:Камин

    Дата и Период расположены рядом

  5. Период документа формируется по дате. Высвечивается окошко с запросом «Изменить период?» Нажимаете «Да». Допустим, если вы введёте дату 30. 04.2018, то период документа формируется за апрель 2018г. В форме «организация» выбираем «сервис». Обычно «сервис» настроен автоматически. В этом случае оставляем без изменений.
    Дата и период

    После ввода даты высвечивается окно «Изменить период документа?»

  6. Добавляем сотрудников в табличную часть. Для этого нажимаем кнопку «подбор» и выбираем сотрудников, работавших в апреле.
    Табель в программе 1С

    Кнопка «подбор» позволяет перейти к списку

  7. Выбираем подразделение. Для этого нажимаем кнопку выбора, затем кнопку «подбор» и выбираем необходимое подразделение. Нажимаем кнопку «подобрать».
    Форма подразделение

    Выбираем подразделение через форму

  8. Наши сотрудники подобрались в табличную часть документа.
    График работы сотрудников

    Высветилась таблица с данными о сотрудниках

  9. Первоначальное заполнение производится на основании данных документа начала месяца по табелю работы сотрудника. При этом определяется дневной ритм: рабочий, выходной, праздничный, предпраздничный, количество рабочих часов, количество рабочих часов в ночное время. Эти данные автоматически открываются в нашей таблице.
    После автоматического открытия таблицы можно вносить новые и изменять существующие значения и коды.
  10. Когда все данные введены, нажимаем на «дискету» (сохраняем документ) и проводим. Для этого есть определённые кнопки.
    Таблица табеля в 1С

    Сохраняем и проводим документ

  11. Нажав кнопку «печать», можно сформировать печатную утверждённую форму № Т — 13 табеля.
    Табель учёта рабочего времени форма Т-13

    Перешли к форме Т-13

    Готовый табель осталось всего лишь распечатать, поставить подписи и направить бухгалтерам для сверки и расчёта заработных выплат сотрудникам.

Основные правила заполнения табеля в 2018 году

Для любой формы табеля в 2018г. по-прежнему существуют определённые требования к заполнению бланка:

  1. Табель по учёту рабочего времени должен содержать в шапке профиля данные о предприятии: её официальное наименование, подразделение, код по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа.

    Обратите внимание! Если организация носит название, к примеру, «Геология», а оформлена как ИП Кирьянов В.С., то в данные табеля заносится «ИП Кирьянов В.С.»

  2. Обозначается тип документа: первичный или корректировочный. Даты начала и окончания учёта.
  3. Сведения о работниках. Должность, Ф.И.О., номер личного дела.

    Некоторые организации игнорируют раздел «номер личного дела». Но лучше его прописывать, чтобы не было путаницы. Особенно это касается больших организаций, где есть однофамильцы.

  4. Напротив ячеек с фамилиями заполняют столбцы графика, соответствующие дням месяца.
  5. Каждый рабочий день сотрудника отмечают фактически отработанным временем или отклонения от графика.
  6. Все данные о посещении вносятся в виде специальных кодов, предписанных Госкомстатом.
  7. В отдельных графах выносят суммированный итог фактической отработки (вычисляются суммы часов и дней). Также выносится итог праздников и выходных.

Таблица: основные кодовые обозначения

Цифровой шифрБуквенный шифрЗначениеПримечание
01ЯЯвка в дневное времяИспользуется для обозначения фактического присутствия работника
02НЯвка в ночное времяВыполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра
03РВЯвка в праздничное времяВыполнение обязанностей в дни, которые согласно утверждённому графику, являются праздничными
04ССверхурочные часыПри пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считаться сверхурочным периодом
06КПериод командировкиФиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации
09ОТПериод отпускаУказывается время нахождения сотрудника в отпуске
10ОДПериод дополнительного отпускаНекоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством
14РВремя пребывания в отпуске по беременности и родамПри наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период
15ОЖВремя декретного отпускаПроставляется женщинам, изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет
18ДБПериод отпуска за свой счётОбозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы
19БПериод болезниОплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа
20ТВремя нетрудоспособности без оплатыФакт болезни подтверждён справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного
26ВДни выходных или праздниковОтмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие не работает
30НННеявка на рабочее место без объяснения причиныОбычно временное обозначение, когда непонятна причина неявки сотрудника. После объяснения причины, буквенное обозначение может измениться

После того, как табель учёта рабочего времени заполнили и распечатали, его следует отнести на подпись уполномоченным лицам.

Производственный календарь 2018

Ежегодно Минтруда Российской федерации разрабатывает производственный календарь. На его основе и составляется Табель по учёту рабочего времени. В 2018г. суммарное количество выходных и праздников составит — 118 дней, 247 дней считаются рабочими.

Видео: Утверждённый производственный календарь на 2018 год

Варианты заполнения табеля по учёту рабочего времени

Согласно Письму Минифина №02–06–10/32007 от 2 июня 2016г. возможны два варианта заполнения табеля:

  1. Сплошной методзаполняются все ячейки посещения или неявки работника.
    Заполненный табель

    Табель заполнен сплошным методом

  2. Метод фиксирования отклонений от графиказаполняются графы, соответствующие неявкам, прогулам, командировочным дням, отпускам, переработка часов и другие данные. Этот метод актуален, когда ежедневное количество рабочих часов на предприятии неизменно.
    Заполненный табель учета рабочего времени

    В табеле зафиксированы только отклонения от графика

Бланки для ведения табеля учёта рабочего времени актуальные в 2018 году

Госкомстат РФ в 2004 году утвердил для предпринимателей 2 основные формы — Т-12, Т-13.

Форма Т-12 заполняется вручную. Тут есть отдельная графа для расчёта оплаты по фактической выработке часов, внесённой в график. Данный пункт можно оставить пустым в том случае, если подсчёты ведутся отдельно.

Форма Т- 12

Образец заполненного бланка по форме Т — 12

Т-13 представляет из себя электронный вариант документа, заполняется в специальных компьютерных программах. Это более удобная форма, так как информация обрабатывается автоматически. В отчётный период следует распечатать готовый документ и подать на подпись руководителям.

Форма Т-13

Образец бланка табеля учёта рабочего времени Т-13

В 2018 году эти формы носят лишь рекомендательный характер. Министерство финансов дало соответствующее распоряжение, которое вступило в силу первого января 2013 года и действует до сих пор. Унифицированная форма была отменена. Поэтому можно заполнять бланки любой удобной формы.

Однако при проверке «вредные» госинспектора могут придраться и наложить штраф. За то, что не соблюдаются рекомендации Минфина. Рекомендую всё-таки остановиться на унифицированных ранее Госкомстатом формах Т-12, Т-13. Лучше внести необходимые коррективы в данные бланки, если нужно. Тем более что эти формы очень удобны.

Форма 0504421

Иногда в коммерческих организациях используют ещё одну форму бланка ведения отчётности — №0504421. Эта форма утверждена для бюджетных госпредприятий. Но по желанию можно использовать её. Тут можно отмечать дополнительные кодовые знаки: учебные отпуска, выходные по учёбе, замещение по группам продлённого дня.

В 2018г. форма №0504421 особенно актуальна для частных учебных заведений.

Форма №0504421

Пустой бланк формы №0504421

Упрощённая форма табеля учёта рабочего времени

Для удобства в подразделениях предприятия иногда ведут упрощённые графики, потом сдают их табельщику для заполнения унифицированной формы.

Упрощённый табель можно вести вручную, можно заполнять существующие шаблоны в программе excel (или в любой другой). Или создать самостоятельно в тех же программах.

Графы для ведения графика

Упрощённый бланк табеля ведут для удобства

Исправляем ошибки согласно законодательству

Заполнять табель учёта рабочего времени — ответственная работа. Она требует внимательности ответственного сотрудника. Ведь любая ошибка может привести к неприятным последствиям. Например, если внести неверные данные в графы рабочих дней, то и заработную плату сотруднику насчитают неверно. Могут вспыхнуть споры.

Чтобы внести изменения в табель, соответственно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011, нужно неверные данные зачеркнуть горизонтальной чертой, выше написать верные данные, дальше отметить дату исправления и Ф. И. О. ответственного сотрудника.

Штрафы за ошибки в табеле учёта рабочего времени или его отсутствие в 2018 году

Если при проверке контролирующие органы обнаружили ошибки, то на организацию вправе наложить штраф в размере до 5 тыс. рублей.

Чаще всего это следующие промахи:

  1. Неправильная кодировка, когда сверхурочные часы и переработки не учитываются, или другие.
  2. Заработная плата не соответствует расчётам.
  3. Ошибки при подсчёте оплаты больничного листа.
  4. При сводке табеля с бухгалтерской отчётностью, значения расходятся.

Когда табель вообще не ведётся в организации, то штрафные санкции возрастут до 50 тыс. рублей. Взимается с руководителя.

Видео: как систематизировать работу с табелем учёта рабочего времени

Корректирующий табель

Если, например, сотрудник находился на больничном, принёс справку после отчётного периода, а табельщик уже провёл график с отметками о прогуле болевшего сотрудника, как быть?

В подобных случаях заводится ещё один документ — корректирующий табель. К нему рекомендуется приложить служебную записку сотрудника, который отвечает за ведение табеля. В записке прописываются причины введения дополнительного корректирующего документа и прилагаются соответствующие справки (больничный, расписка сотрудника или другие).

Корректирующий табель необходим для перерасчёта заработной платы.

Корректирующий табель можно заполнять двумя способами:

  1. Повторить все данные первичного табеля, с учётом корректировки.
  2. Внести лишь изменённые данные в соответствующих графах.

Корректирующим табелям присваиваются порядковые номера. Первичный документ не учитывается.

Бланк для заполнения корректирующего табеля применяется тот же, что и для первичного. Только в шапке профиля обозначается, что данный документ «корректирующий».

Когда нужна выписка из табеля учёта рабочего времени

В некоторых случаях может потребоваться выписка из табеля учёта рабочего времени. Например, согласно ТК РФ при увольнении сотрудник имеет право запросить выдачу табеля с другими личными документами. Или табель может понадобиться сотруднице, уходящей в декретный отпуск. По запросу госинспекций также необходимо делать выписку из табеля.

Что она из себя представляет? Это специальный бланк, который заполняется соответственно табелю учёта рабочего времени.

Выписка из табеля

Образец бланка

Выписка должна содержать такую информацию:

  • временной отрезок, за который сделана выписка;
  • номер выписки и дата заполнения;
  • кодовые отметки о посещении сотрудника, соответствующие табелю учёта рабочего времени;
  • итоговые цифры отработки;
  • номер табеля, из которого выписываются данные;
  • название предприятия;
  • Ф. И. О. работника, которому даётся выписка.

В выписке ставится печать предприятия и подпись уполномоченного лица или начальника.

Нужно помнить о том, что Трудовой Кодекс обязывает работодателей выдавать выписку из табеля учёта рабочего времени только работающим сотрудникам на предприятии. Если сотрудник уже уволен, то никто не обязан давать ему этот документ.

Сроки хранения табелей на предприятии

По прошествии отчётного периода табель учёта рабочего времени архивируется. Как и любую документацию, хранить табель следует 5 лет.

Это не касается предприятий, сотрудники которых работают в особых условиях труда: организации Крайнего Севера, условия труда повышенной опасности. В этом случае архивная документация хранится в течении 75 лет.

Видео: Ведём табель учёта рабочего времени правильно

Отнеситесь ответственно к ведению табеля на своём предприятии. Ведь от него зависят заработные платы, налоги, поощрения и наказания сотрудников. Это важный документ для бухгалтера, отдела кадров и самого руководителя.