Учёт отработанного сотрудниками времени важен для всех организаций, имеющих в штате наёмный персонал. Иначе как работодатель сможет насчитать и обосновать заработную плату своим работникам, как рассчитывать сумму компенсаций и выплаты по больничным? Время, которое сотрудник провёл на рабочем месте, должно фиксироваться в определённом документе — табеле учёта рабочего времени.

Табель учёта рабочего времени — важный отчётный документ

Статья 91 ТК РФ чётко определяет, что работодатель должен регулярно вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником организации. Табель — регистр учёта рабочего времени по всем сотрудникам предприятия — первичный документ бухгалтерского и кадрового делопроизводства. Именно на его основе, исходя из отработанных человеко-часов рассчитывается заработная плата по всем работникам компании. По нему расчётный отдел бухгалтерии считает дотации, отпускные выплаты, компенсацию по листам нетрудоспособности и пр.

Необходимость ведения этого документа определяется наличием наёмного персонала в компании вне зависимости от её правовой формы и статуса. Это требование относится и к крупным организациям, и к индивидуальным предпринимателям, у которых числится хотя бы один работник.

Табель является базой для начисления налоговых и страховых сборов. Влияют сведения, указанные в регистре, и на сокращение налоговой нагрузки на бизнес. Поэтому первое, что проверяется фискальными контролёрами или инспекторами по труду, — как ведётся табель.

Основной функционал учётного табеля

К ключевым функциям табеля нужно отнести следующее:

  • корректный расчёт ежемесячных выплат работникам компании;
  • составление отчётности регуляторам и контролёрам;
  • фискальное обоснование расходов на фонд оплаты труда;
  • фиксация фактического нахождения всех сотрудников по определённым видам рабочего времени;
  • трудовой контроль штата;
  • расчёт переработок и корректировка оплаты труда при постоянных нарушениях трудовой дисциплины (кнут и пряник);
  • обоснование правомерности увольнения сотрудника за прогул.

Помимо всего вышеперечисленного, этот документ учёта страхует работодателя в трудовых конфликтах как при обращении сотрудника с жалобой в инспекцию или с иском суд, так и при внутренних спорах.

Табель является неплохим аналитическим инструментом, на основе которого можно ежемесячно наблюдать динамику изменений по рабочим часам по предприятию. Накладывая финансовые показатели, отслеживать эффективность бизнеса и вносить коррективы в график работы и отдыха сотрудников. Это неплохой регистр для кадрового и управленческого учёта.

Видеоинструкция: как организовать табельный учёт

Кто ведёт и визирует табель учёта

Любую документацию, относящуюся к первичному учёту, может оформлять только ответственный работник, за которым закреплена эта функция приказом по предприятию. Ведение табеля сотрудником без его официального назначения неправомерно. Любая проверка признает такой табель недействительным со всеми вытекающими последствиями.

Законодательство не регулирует вопрос, в каком подразделении или статусе должен быть трудоустроен табельщик, он может числиться:

  • в службе управления персоналом (проще — в кадрах);
  • в бухгалтерии;
  • в администрации (например, секретарь);
  • в любом другом структурном подразделении.

Это может быть также руководитель отдела, директор компании или главбух (если предприятие небольшое).

Заметьте, что при наделении работника функциями табельщика работодатель должен внести в трудовой договор сотрудника дополнительный пункт о его полномочиях. Работник имеет право отказаться от ведения кадрового учёта, если в его контракте не закреплён этот пункт либо нет приказа по предприятию, с которым он ознакомлен. Назначенный табельщик должен получать за это доплату (в крайнем случае с человеком нужно договариваться).

Пошаговый алгоритм согласования табеля выглядит так:

  1. Первым шагом подготовки и утверждения документа является заполнение табличной формы табельщиком (вручную или с помощью автоматизированных систем, когда табель надо только распечатать).
  2. Табель подписывается ответственным лицом. После чего документ направляется на проверку и согласование руководителю соответствующего отдела. Как правило, начальник сверяет все заполненные данные по своим подчинённым. Если все они проставлены верно, табель визируется руководителем отдела (компании), если в нём есть ошибки, документ с корректировками возвращается табельщику для внесения исправлений.
  3. Затем табель попадает для визирования в кадры. Как правило, финальную визу на нём ставит начальник службы управления персоналом. Это уже формальная процедура, которая проходит для того, чтобы кадровик зафиксировал факт, что табели в конкретном месяце сформированы по всем подразделениям компании.
    Табель учёта рабочего времени (визы)

    Не обязательно табель должен визироваться всеми тремя должностными лицами, но виза ответственного лици и виза кадровика или гендиректора должны быть

  4. Табели по всем отделам передаются в бухгалтерию (смотри второй абзац раздела 2 указаний, утверждённых Постановлением № 1 Госкомстата РФ от 05.01.2004).

Общие правила ведения табеля

Учётный регистр должен быть открыт в первый рабочий день месяца, причём оформляется он с первого календарного дня (даже если месяц начинается с выходного или праздничного дня). В конце месяца табель закрывается. В некоторых компаниях фиксируются промежуточные результаты после 15 числа, но только если этого требует производственная необходимость.

Ключевые принципы ведения этого документа должны быть задекларированы в локальных нормативных актах (к примеру, в стандартном положении о табельном учёте). И ответственный за табель работник должен руководствоваться этим регламентом. Здесь стоит уточнить и закрепить определённые важные моменты:

  1. Табель можно вести по отдельным структурным подразделениям или же по компании в целом (главное — определить этот момент сразу).
  2. В учёте должно быть определено кодирование по видам рабочего/нерабочего времени.
  3. В табеле должны быть отражены не только отработанные часы, но и время, в которое работник не осуществлял свои трудовые обязанности, хотя и должен был это делать (прогул, нарушение трудовой дисциплины в виде отсутствия на рабочем месте, ранний уход, простои и пр.).
  4. Каждый работник начинает фигурировать в табеле строго после его оформления в кадровом делопроизводстве — есть приказ о трудоустройстве, подписано трудовое соглашение. Аналогично работники и исключаются из табеля — после вступления в силу распоряжения об увольнении.
  5. Как только работник попадает в табель учёта, ему присваивается табельный номер. Причём этот номер не меняется в течение всего его трудоустройства в компании. Если человек переходит на другую должность, его табельный номер остаётся прежним. И даже после увольнения сотрудника его номер не может быть никому присвоен ещё в течение трёх лет.
  6. Наперёд вносить данные в табель категорически запрещается. Заполнять его можно только по факту. Даже если табельщик уверен, к примеру, что в последний день месяца все уже на работе, не факт, что положенные 8 часов всеми будут отработаны. Поэтому правильное оформление табеля требует его заполнения только на следующий день по прошествии месяца.

Способы заполнения табеля

Фактически есть 3 способа ведения табеля:

  • в электронном виде;
  • с помощью автоматизированного учёта;
  • на бумаге.

Конечно, сегодня электронный способ применяется чаще всего. Здесь всегда можно сделать корректировки, ведь часто бывают ситуации, когда табель приходится править.

Наиболее распространённый сегодня простой вариант учёта — ведение табеля фактически вручную в программе excel. Этот способ позволяет с помощью внесённых формул рассчитывать показатели, суммировать их, вести табель в течение года в едином файле. Здесь можно вести статистику как по конкретному сотруднику, так и по подразделению, и по компании в целом. Но всё-таки это довольно трудоёмкий для табельщика процесс, которым нужно регулярно заниматься.

Более удобный и оперативный способ ведения табеля — работа через систему 1С. Она тоже даёт возможность вносить коррективы в электронный документ. Как правило, внутренний онлайн-учёт связывают с пропускной системой.

Мужчина подносит карточку к считывающему устройству

На крупных предприятиях даже для того, чтобы выйти на обед, нужно отметиться, а количество отработанного времени автоматически фиксируется в табеле

На крупных предприятиях, особенно на производстве, с успехом применяются электронные системы учёта и контроля за рабочим временем сотрудников. Фиксируется каждая секунда, когда работник зашёл на предприятие и когда он вышел. К наиболее распространённым видам такого онлайн-наблюдения можно отнести:

  • электронный пропуск, когда работник, проходя через терминал, проводит карточной, после считывания на ней кода информация попадает напрямую в программу учёта;
  • есть терминалы, которые можно пройти только по отпечатку пальца (более серьёзный способ, ведь электронную карточку можно и передать другому лицу для прохождения вахты);
  • сканирование сетчатки глаза — максимальная степень защиты;
  • видеонаблюдение за работниками, которое позволяет в том числе отслеживать сам производственный процесс;
  • включение и начало работы сотрудника на компьютере или выход в онлайн или скайп (особенно это актуально для IT-компаний и интернет-работников, в том числе на удалёнке);
  • фиксация телефонных разговоров (начало/окончание) — для операторов кол-центров или интернет-магазинов.

Такой автоматизированный учёт позволяет нивелировать человеческий фактор и систематизировать процесс.

Данные из онлайн-системы контроля сразу попадают в общую базу и формируют табель в режиме реального времени. Вплоть до того, что непосредственный руководитель может в любой момент посмотреть: во сколько пришёл на работу его подчинённый, чем он занимался на рабочем месте и сколько раз заходил в соц. сети. Некоторые системы позволяют формировать карту рабочего времени сотрудника.

Основное здесь — применение любого из онлайн-способов контроля должно быть закреплено документально в правилах внутреннего распорядка, а также в трудовых контрактах работников. Только в этом случае применение любого вида слежения за рабочим процессом правомерно.

Правильное заполнение табель-учёта: 3 формы, образцы и обозначения

Нужно знать, что с начала 2013 года обязательные для заполнения формы первичного учёта были отменены. Это говорит о том, что законодательство не запрещает организациям и ИП адаптировать существующие шаблоны или даже разрабатывать свои. Но при этом не стоит забывать, что требования, указанные в ФЗ № 40, никто не отменял. Поэтому реквизиты, которые обязательны для табеля учёта, должны присутствовать в отчётности.

Для табеля учёта рабочего времени существуют 3 унифицированные формы, которые рекомендуется использовать:

  1. Форма Т-12 — здесь может быть учтено отработанное время, прогулы, время отдыха и пр., а также начислена заработная плата (информация проставляется на основании «ручного» контроля). Скачать этот шаблон учётного табеля можно по ссылке.
    Форма Т-12 табеля (образец)

    Для заполнения табеля подойдёт стандартная форма Т-12

  2. Более распространённый и применяемый сегодня вариант — форма Т-13. Для скачивания документ доступен по гиперссылке. Этот шаблон не применяется для расчёта зарплаты, он работает только на учёт. Удобна эта форма тем, что успешно применяется и при автоматизированном учёте. Причём заметьте, что это не отменяет её распечатку по окончании месяца и визирование всеми участникам процесса согласования документа.
    Форма Т-13 табеля (образец)

    Форма Т-13 табеля — более полный отчёт по отработанному времени

  3. Форма по ОКУД 0504421. Применяется этот отчётный документ, как правило, в бюджетных организациях и учебных учреждениях. Но законодательство не запрещает использовать её и для коммерческой деятельности (особенно для частных образовательных учреждений). Удобно здесь то, что в форме есть дополнительное кодирование учебных отпусков, замещение по группам продлённого дня.
    Форма по ОКУД 0504421 (образец)

    Табель для бюджетников может использоваться любым предприятием

Есть и ещё один вариант ведения табельного учёта — упрощённый, сформированный в экселе, где просто в табличном виде проставляются Ф. И. О., должность, табельный номер сотрудника и 30/31 календарный день с итоговой суммой, фиксирующей сколько дней и часов отработал человек в отчётном месяце.

Форма табеля в экселе (образец)

Табель, а также диаграммы и аналитику по использованию рабочего времени можно вести в стандартном экселе

Но всё-таки самыми удобными для ведения остаются формы Т-12 и Т-13. Основной аргумент здесь — к ним не придираются регуляторы при проведении проверок. Нормы трудового права не регламентируют применение определённой формы табеля, однако есть ещё и рекомендации Минфина РФ, ссылаясь на которые инспектор может оштрафовать предприятие. Конечно, если посчитает, что учёт ведётся некорректно или с ошибками.

Ключевые требования к заполнению табеля в 2018 году

Для любой из форм табельного учёта, принятой на предприятии, есть основополагающие принципы оформления, которые нужно соблюдать:

  1. В шапке учётного документа должна быть указана следующая информация:
    • название предприятия — именно так, как оно указано в учредительных документах или в ЕГРИП (если это ИП). К примеру, если частный бизнес ИП работает под названием «Добрый магазин», то в табеле всё равно должно стоять наименование при регистрации — ИП Иванов И. И.;
    • если на предприятии есть несколько структурных подразделений — отдел, по которому ведётся конкретный табель. Соответственно, табелей в компании будет столько, сколько служб;
    • код по ОКПО (по классификатору);
    • порядковый номер документа;
    • первичный или корректировочный документ;
    • даты начала и окончания учёта;
    • дата составления документа.
  2. В сводной таблице отчёта вписываются все Ф. И. О. сотрудников. Указывается их должность по штатному расписанию, номер личного дела, табельный номер.
  3. В табличной форме по строке каждого работника указываются 2 показателя:
    • отметка по каждому дню месяца (работал человек в это время, отдыхал, находился на больничном и пр.);
    • количество часов, которые он находится на рабочем месте.
  4. Верхняя часть строки по работнику оформляется с помощью кодов, которые установлены Госкомстатом. Компания самостоятельно выбирает с помощью каких обозначений будет вестись документ — буквенных или цифровых. Причём обратите внимание: в своём Письме под номером 02–06–10/32007 от 02.06.2016 Минфин РФ подтвердил 2 возможных варианта внесения данных в табель:
    • сплошной способ — когда вносятся все данные по каждому дню;
    • способ фиксации отклонений от графика — здесь указываются только данные, которые не относятся к стандартному производственному процессу (отсутствие на рабочем месте, командировка, отпуск, переработки и другие данные).
  5. В итоговых столбцах по каждому сотруднику суммируется количество дней и часов в месяце, когда человек был на работе. Проставляется результат по фактически отработанному времени и отклонениям от графика.

Заполненная форма визируется всеми ответственными лицами, после визы идёт расшифровка подписи и дата, когда был подписан документ.

Особенно внимательными при заполнении табеля нужно быть в ситуации, когда в производственном календаре выставлены праздничные дни. Когда на эти дни у работника выпадает отпуск, отметка в табеле по нему совпадает со всеми остальными тружениками — ставится стандартное «В» («выходной»). Но, заметьте, речь идёт только о праздниках, стандартные выходные отдыхающему работнику относят к коду «ОТ» (отпуск).

Таблица: коды Госкомстата для внесения в табель в 2018

Цифровой шифрБуквенный шифрЗначениеПримечание
01ЯЯвка в дневное времяИспользуется для обозначения фактического присутствия работника
02НЯвка в ночное времяВыполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра
03РВЯвка в праздничный деньВыполнение обязанностей в дни, которые согласно утверждённому графику являются праздничными
04ССверхурочные часыПри пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считается сверхурочным периодом.
06КПериод командировкиФиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации
09ОТПериод отпускаУказывается время нахождения сотрудника в отпуске
10ОДПериод дополнительного отпускаНекоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством.
14РВремя пребывания в отпуске по беременности и родамСтавится при наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период
15ОЖВремя декретного отпускаПроставляется женщинам, изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет
18ДБПериод отпуска за свой счётОбозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы
19БПериод болезниОплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа.
20ТВремя нетрудоспособности без оплатыФакт болезни подтверждён справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного.
26ВДни выходных или праздниковОтмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие или отдельный сотрудник не работает
30НННеявка на рабочее место без объяснения причиныОбычно временное обозначение, когда непонятна причина неявки сотрудника. После объяснения причины буквенное обозначение может измениться.

Корректирующий табель — для чего нужен, нюансы оформления

Пожалуй, каждый табельщик, ведущий кадровый учёт предприятия хотя бы пару месяцев, сталкивался с необходимостью внесения корректировок в уже подписанный документ. В таких и многих других вариантах оформляется дополнительный табель — корректирующий.

Форма такого документа ничем не отличается от первичного, кроме одного пункта — в шапке указывается, что документ корректирующий. Такому табелю также присваивается порядковый номер, причём первичный табель не учитывается.

Рекомендация табельщику: оформляя корректировку, приложите к табелю служебную записку, в которой опишите причины внесения уточнений в первичку, а также дополните свои слова копиями документов, подтверждающих факт необходимости внесения корректировок.

2 способа оформления корректировочного табеля:

  • дублировать в табеле данные, которые не нужно менять, и скорректировать только определённый блок;
  • оформить табель, где указаны только изменённые коды.
Корректирующий табель учёта рабочего времени

Корректирующий табель можно сформировать из предыдущего файла — достаточно проставить код и номер корректировки, поменять дату составления и данные в таблице

Жизненные ситуации — как заполняется табель

Каждая отметка в табеле влечёт за собой не только денежное вознаграждение или, напротив, наказание, но может привести и к увольнению человека. Поэтому некоторые ситуации должны быть зафиксированы в отдельных внутренних или внешних документах, и только после этого они могут быть отражены в учётной документации. Сюда относятся докладные и служебные записки, распоряжения, акты, листки нетрудоспособности и пр.

Работник не явился на рабочее место — причина неизвестна

Случается, что работник не выходит на работу и не ставит в известность своего непосредственного руководителя. Первым, самым естественным шагом будет — позвонить человеку и выяснить причину. Ну а если вопрос остался открытым, начальник структурного подразделения, где числится сотрудник, обязан написать докладную и подготовить соответствующий акт, что человек отсутствует на рабочем месте. Документ визируется двумя свидетелями. В этот период до выяснения обстоятельств неявки на работу в табеле проставляется код «НН» (неявка по невыясненной причине).

Как только сотрудник вышел на работу или сообщил о причине по телефону, если это не был больничный лист, от него запрашивается объяснительная, где он должен пояснить причины отсутствия на рабочем месте. Если факт не может быть признан удовлетворительным, в табеле ставится отметка «прогул», за это работника могут и уволить.

Отражение в табеле листка нетрудоспособности во время отпуска

Трудовое законодательство признаёт, что если работник во время отпуска заболевает, наниматель обязан продлить ему отдых на количество дней, указанное в больничном, или сдвигать неиспользованные отпускные дни на другое время. Поэтому важно определить и внести в табель дни, когда у работника шёл б/лист. А для этого у табельщика должен быть документ, подтверждающий нетрудоспособность человека. Как только б/лист предоставляется, в табель вносятся корректировки, где дни, когда человек, находясь в отпуске, был здоров, отмечаются аббревиатурой «ОТ» (отпуск). А дни, на которые есть больничный, соответственно, — «Б». Продлённый сразу после болезни отпуск отмечается «ОТ». А если человек переносит не отгулянный отпуск «на потом», эти дни будут зафиксированы уже в другом табеле.

Командировка в выходной день

Когда работник направляется в командировку и один из дней выпадает на выходной, этот день считается рабочим (даже если человек не трудился в этот день, к примеру, был в дороге). Поэтому в табеле этот день должен быть тоже стандартно отмечен шифром «К» (командировка). А когда сотрудник задерживается в командировке или у него переносится рейс, приходится делать корректировочный учётный документ.

Ответственность и санкции при нарушениях

При камеральной или выездной проверке, отслеживая обоснованность начисления заработной платы, налоговики, как правило, изучают данные, отражённые в табеле. При обнаружении неточностей, фактических ошибок или несостыковок с другой отчётностью налоговый регулятор может определить расходы на выплаты сотрудникам документально необоснованными. А это может означать перерасчёт налогооблагаемой базы по фискальной отчётности: ИФНС вправе просто не учесть ЗП работников в бизнес-расходах.

Некорректное ведение табеля может повлечь за собой административную ответственность для работодателя. Так, нарушителям, которые не считают нужным заполнять табель и/или делают это несвоевременно или неправильно, грозят штрафные санкции по статье 52.7 КоАП РФ:

  • руководителю компании или ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
  • юридическому лицу — 50 000 ₽.

Сроки хранения учётной документации

Как установлено правилами организации государственного архивного дела и как регламентирует часть 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ, документы табельного учёта должны храниться в организации на протяжении не менее пяти лет по окончании отчётного периода.

Табельный учёт — серьёзная, ответственная и регулярная работа, а не отвлечение от должностных обязанностей работника (как считают многие руководители частных компаний). Ведь от корректных данных, которые отражаются в отчётном документе, зависит оплата труда работников, их материальное поощрение или наказание. А из этого уже могут вытекать и трудовые споры, и лояльность к компании, и общая атмосфера в коллективе. Что уж говорить о штрафах фискальных контролёров или трудовых регуляторов. Здесь всё довольно серьёзно, и административные штрафы накладываются в том числе и на руководителя компании.