Планируя отдых, первое, что нужно сделать — написать на имя директора заявление с просьбой «дать вольную». В составлении самого этого документа нет ничего сложного — гораздо важнее понимать свои права и знать, в каких случаях работодатель может отказать, а когда обязан отпустить сотрудника.

Обязательно ли писать заявление на отпуск

Если заглянуть в ст. 123 ТК РФ, можно увидеть, что очерёдность отдыха служащих согласуется заранее — это нужно для бесперебойной работы предприятия. Ещё в середине декабря составляется график, в котором чётко распланировано, кто и когда будет отдыхать в следующем году. Директор организации подписывает этот план, выражая своё согласие.

Таким образом, если вы собираетесь в отпуск по графику, вы вообще не должны никого об этом предупреждать. А вот работодатель, наоборот, обязан сообщить вам о предстоящем отдыхе, и сделать это заранее, минимум за 2 недели. Более того — если вас предупредили позже, вы можете абсолютно законно потребовать сдвинуть начало отпуска (ст. 124 ТК РФ).

Во всех остальных случаях заявление подавать придётся. Это касается всех, кто планирует отдохнуть не по графику. А ещё — тех, кто начал работать на предприятии в начале года. По понятным причинам их фамилий в общем расписании нет. Но при этом уже через 6 месяцев с момента трудоустройства у работника появляется право на 14-дневный отпуск за счёт компании. И при желании он может свободно попросить начальство о заслуженном отдыхе.

Должен ли писать заявление на отпуск генеральный директор компании

В идеале этот момент нужно прописать в уставе. Например, если мы говорим об акционерном обществе, обсуждать такие вопросы может общее собрание учредителей. Соответственно, и заявление руководитель может адресовать председателю собрания.

Образец заявления генерального директора на ежегодный оплачиваемый отпуск

В заявлении указываются даты первого и последнего дня отпуска, а также точное количество календарных дней

Если внутренние акты предприятия этот момент никак не регулируют, начальник может сам выбирать, когда и сколько ему отдыхать. Эта информация тоже вносится в график отпусков. Меняется только одно: если обычно уведомления о начале отпуска через 2 недели на фирме гендир подписывает сам, то ему такую бумагу должен отправить кто-то другой — как правило, это начальник отдела кадров.

Сроки подачи заявления на отпуск

Интересно, что по закону каких-то ограничений в этом плане нет вообще. То есть, теоретически работник может подать заявление хоть за день. Но такие «шутки» работодатель вряд ли оценит. Ведь за такое короткое время, во-первых, он не сможет найти замену отсутствующему специалисту, что может повлечь значительные убытки для бизнеса. Во-вторых, этим сотрудник фактически подтолкнёт начальника к нарушению закона: согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель должен перечислить отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска. А это уже чревато административным наказанием. Рисковать деньгами и репутацией ради нерадивого работника не станет никто, поэтому в такой ситуации большинство руководителей просто откажется подписывать заявление.

Совет: чтобы избежать неприятных ситуаций, лучше всего предупредить начальство за 14–20 дней.

Как пишется заявление на отпуск

Конкретных требований к формату и содержанию таких просьб в законе нет. Заявления пишутся от руки или распечатываются на обычных листах А4. В большинстве фирм используется простой стандартный шаблон:

  1. В правом верхнем углу проставляются реквизиты: кому адресовано заявление (название предприятия, фамилия и инициалы директора), а также должность и Ф. И. О. сотрудника, который желает получить отпуск.
  2. Ниже, в центре листа, строчными буквами указывается название документа («Заявление»).
  3. Основной текст включает в себя просьбу предоставить отпуск, его вид (ежегодный оплачиваемый, дополнительный, отпуск без сохранения заработной платы и т. д.), даты первого и последнего дня отдыха, а также общее количество календарных дней.
  4. Внизу указывается дата подачи заявления, рядом — подпись работника.
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск

Если сотрудник планирует использовать все положенные ему дни отдыха, указывать дату окончания отпуска не обязательно

Некоторые работники, помимо основного отпуска, могут получить ещё несколько свободных дней, которые также оплачивает организация. Это, в первую очередь, представители профессий, связанных с риском для здоровья и жизни, высокими психологическими нагрузками (ст. 116 ТК РФ):

  • следователи и работники полиции, прокуратуры;
  • военнослужащие и космонавты;
  • судьи;
  • сотрудники ОБОП;
  • таможенники;
  • авиадиспетчера;
  • спасатели, сотрудники МЧС;
  • строители, выполняющие работы по капитальному ремонту всевозможных подземных сооружений (шахт, метро и т. п.);
  • инженеры атомной энергетики;
  • работники, занимающиеся добычей полезных ископаемых в шахтах;
  • сотрудники металлургической промышленности;
  • государственные и муниципальные служащие;
  • профессиональные спортсмены, доноры, тренеры, работники системы здравоохранения;
  • лица, подвергшиеся заражению радиацией;
  • работники Крайнего Севера, приравненных к нему регионов;
  • лица, работающие на должностях с ненормированным рабочим графиком.

Потребовать льготный отпуск можно в любое время, подготовив заявление на имя генерального директора. Составляется оно по такому же шаблону.

Образец заявления на льготный отпуск

Если льготный отпуск не присоединен к основному, желательно указать в тексте заявления причину (болезнь родственника, каникулы ребенка и т. д.)

Важно: льготники, которые относятся сразу к нескольким категориям, могут воспользоваться только одним видом доп. отпуска.

Писать причину не обязательно, но желательно. В некоторых ситуациях отказать директор вообще не имеет права. Например, ст. 128 ТК РФ гарантирует, что любой работник может получить 5-дневный отпуск за свой счёт в случае появления на свет ребёнка, собственной свадьбы или гибели кого-то из близких родственников. Если сотрудник предоставил соответствующую справку, начальник обязан подписать заявление — даже когда отпрашивается главный бухгалтер в день налоговой проверки.

Образец заявления на отпуск без содержания

Чтобы воспользоваться правом на неоплачиваемый отпуск по причине рождения ребенка, необходимо приложить соответствующую справку (свидетельство)

Как составить заявление на отказ от отпуска по графику (образец)

Обеспечивать сотрудникам полноценный отдых каждый год — это обязанность компании. Поэтому даже по собственной инициативе полностью отказаться от отпуска нельзя. Более того — разрешив «трудолюбивому» сотруднику работать без перерыва более 2 лет подряд, работодатель рискует пострадать сам. Это считается серьёзным нарушением, за которое трудовая инспекция может оштрафовать фирму на сумму до 70 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если все же по каким-то причинам работник настаивает на своём желании продолжить работу без отпуска или в том случае, когда его уход может нанести значительный ущерб бизнесу (например, появилась срочная работа, которую больше никто не может выполнить) дни отдыха могут быть перенесены на следующий год. Но к работникам младше 18 лет и тем, кто занят на опасных для здоровья производствах это не относится — они должны отгулять положенное в полном объёме. Причём совершенно неважно, насколько это может помешать рабочему процессу.

Важно: чтобы изменить запланированное время отдыха, нужны веские причины. Если же работник просто «идёт на принцип», отказываясь идти в отпуск по графику, это можно смело расценивать как нарушение трудовой дисциплины.

В тексте заявления обязательно указывают:

  • даты отпуска, запланированные по графику;
  • на какой срок переносятся отпускные дни («с XX.XX.XX по XX.XX.XX»);
  • причина переноса.
Образец заявления о переносе отпуска

В тексте заявления на перенос отпуска следует указать причину

А вот сотрудники, которые во время отдыха заболели, могут свободно потребовать у работодателя, чтобы дни, проведённые ими в больнице или дома под амбулаторным наблюдением, не засчитывались вообще, и их можно было отгулять в другое время. Для этого к заявлению следует прикрепить листок о временной нетрудоспособности, полученный в поликлинике.

Образец заявления на перенос отпуска по болезни

В случае болезни перенести часть отпуска можно только при наличии справки из больницы

Как составить заявление на разделение отпуска на части (образец)

По закону после каждого трудового года работнику полагаются 28 дней отпуска. Но многие не видят смысла устраивать себе такие долгие «каникулы», да и для компаний такой вариант невыгоден — особенно если речь идёт о начальниках отделов и ключевых специалистах.

ТК РФ не запрещает дробить отпуск на любое количество частей — главное, чтобы хотя бы одна из них была не короче 14 календарных дней. Как использовать оставшееся время, решает сам работник. Получается что-то вроде «копилки»: можно отгулять ещё 2 недели без перерыва, или взять несколько коротких отпусков по 2–3 дня (например, чтобы отметить дни рождения друзей и близких).

Важно: внутренние документы фирмы не должны ограничивать минимальную длительность отпуска. Незаконны и любые попытки начальства обязать сотрудника разделить отпуск без его согласия.

Просьба разделить отпуск на несколько частей оформляется в виде заявления. В тексте нужно указать, сколько раз вы хотите отдохнуть за год, и прописать желаемые даты отпускных периодов.

Образец заявления на разделение отпуска по инициативе сотрудника

При составлении заявления нужно учитывать, что хотя бы один из отпускных периодов должен быть не короче 14 календарных дней

Работодатель может предложить свой вариант разделения отдыха. В этом случае он сам составляет расписание отпускных периодов и отправляет сотруднику уведомление. Вносить изменения в график отпусков в одностороннем порядке директор не имеет права. Это возможно только в случае, если работник сам согласен отгулять положенное за несколько «подходов».

Образец заявления о согласии на разделение оплачиваемого отпуска

В заявлении о согласии на разделение отпуска обязательно указывается номер и дата получения работником соответствующего уведомления

Как составить заявление на внесение изменений в график отпусков (образец)

График отпусков, который составляется в декабре, на практике обычно является ориентировочным. На практике что-то всегда меняется: кто-то заболевает прямо накануне отдыха, кто-то вынужден остаться на работе, чтобы доделать важный проект и т. д. Но составлять график все равно нужно. Если такого документа нет либо кадровики неправильно его составили, компании грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

График отпусков составляется по форме Т-7. По сути, это таблица, которая состоит из 9 столбцов:

  1. Название структурного подразделения (отдела, службы).
  2. Должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием.
  3. Ф. И. О. работника.
  4. Табельный номер.
  5. Количество отпускных дней, отведённых работнику на текущий год.
  6. Планируемая дата начала отпуска.
  7. Дата фактического ухода сотрудника в отпуск.
  8. Основание для переноса отпуска (название и номер документа).
  9. Предполагаемая дата начала отпуска (если был перенесён).
  10. Примечание.
График отпусков (форма 7-Т)

При внесении изменений в график отпусков соответствующие пометки проставляются в 8, 9 и 10 столбцах

Хотя при составлении графика кадровики стараются учитывать пожелания других сотрудников, всегда находятся те, кого запланированное время отдыха не устраивает. Особенно это касается крупных организаций, в которых работает несколько сотен человек. Любой работник может попросить разрешения отдохнуть раньше или позже положенного. А некоторым директор не имеет права отказать в подобной просьбе вообще.

  • работники младше 18 лет;
  • беременные женщины;
  • мужья в период нахождения их жён в отпуске по беременности и родам;
  • работники, усыновившие детей в возрасте до 3 месяцев;
  • работницы, имеющие двух и более детей младше 12 лет;
  • почётные доноры России;
  • некоторые категории чернобыльцев и т. д.
Пример заявления о внесении изменений в график отпусков

Изменение графика отпусков может негативно отразиться на работе фирмы, поэтому без уважительной причины менять запланированные даты отдыха работодатель не станет

Заявления сотрудников рассматривает директор или его заместители. Если у начальства нет возражений, оформляется приказ и вносятся соответствующие изменения в график.

Пример приказа о внесении изменений в график отпусков

Даже если отпуск переносится по просьбе сотрудника, он должен подписаться, подтверждая свое согласие с внесением изменений в график

Как руководитель ставит резолюцию на заявлении на отпуск

Все заявления регистрируются в журнале внутренних документов фирмы. После этого их передают на рассмотрение руководителю, который решает, отпускать сотрудника или нет, и проставляет соответствующую пометку.

Резолюция — это сделанная директором от руки запись, которая содержит указание по исполнению или использованию документа. По ГОСТ Р 6.30–2003 такие пометки должны включать:

  • фамилии и инициалы исполнителей;
  • суть поручения (что нужно сделать);
  • сроки исполнения;
  • личную подпись руководителя;
  • дату.

Совет: используйте конкретные требования; глаголы в неопределённой форме (например, «Подготовить приказ»).

Образец резолюции руководителя на заявлении на отпуск

Текст резолюции должен быть максимально конкретным, понятным и не дублировать содержание самого заявления

Если руководитель согласен предоставить отпуск, но меньшей продолжительности или в другие даты, эти корректировки тоже можно указать в резолюции.

Пример: готовясь сдавать вступительные экзамены в университет, сотрудник попросил дать ему отпуск на месяц. Но по ст. 212 ТК РФ работодатель в таком случае обязан освободить его только на 15 дней. То есть, директор может подписать заявление, но при этом указать в резолюции, что в приказе на отпуск нужно проставить другие даты.

Своё решение руководитель пишет прямо на заявлении, в левом верхнем углу или на другом свободном участке листа (кроме полей). После этого документ передаётся в отдел кадров для подготовки соответствующего приказа.

Можно ли отозвать заявление на отпуск

Бывает и так, что уже получив согласие начальства, сотрудник меняет своё решение и хочет продолжить работу. Отталкиваться в такой ситуации нужно от того, успел ли отдел кадров издать приказ о предоставлении отпуска. Если нет, достаточно будет написать на имя руководителя новое заявление с просьбой считать предыдущее недействительным и указанием причины (какие обстоятельства изменились).

По просьбе сотрудника руководитель также может распорядиться об отмене уже изданного приказа на отпуск.

Образец приказа об отмене приказа на отпуск

Основанием для отмены приказа о предоставлении отпуска является новое заявление сотрудника

Приказ об отмене отпуска распечатывается в 3 экземплярах: один передаётся отделу кадров для хранения в архиве, второй — в бухгалтерию, где производится перерасчёт отпускных, а третий сотрудник получает на руки. На документе обязательно должны быть подписи главного бухгалтера и начальника кадровой службы.

Справка: отозвать заявление на отпуск с последующим увольнением сотрудник может только до его начала и в том случае, если на данную должность не был приглашён другой работник.

Что делать, если работодатель не подписывает заявление на отпуск

В основном это касается отпусков за свой счёт — часто подобные просьбы обрушиваются на директора как снег на голову. Но даже в этом случае есть много нюансов, и отказать работнику можно далеко не всегда. А отменить отдых, запланированный по графику, ещё сложнее. Это разрешается делать только с согласия самого подчинённого и лишь в том случае, если свой прошлогодний отпуск он уже отгулял.

Какие действия работодателя являются незаконными:

  • отказ предоставить минимальный гарантированный законом непрерывный отпуск (14 дней);
  • принуждение к разделению отпуска на части или использованию накопившиеся отпускные дни в выходные;
  • отсутствие графика отпусков в компании — в этом случае работник имеет право самостоятельно реализовать своё право на заслуженный отдых, выбрав удобное для себя время;
  • отказ подписывать заявление несовершеннолетнему сотруднику; женщине до или после отпуска по беременности и родам; сотруднику, усыновившему ребёнка возрастом до 3 месяцев;
  • несвоевременное предупреждение о предстоящем отпуске (менее, чем за 2 недели);
  • отсутствие отпуска в течение 2 лет подряд.

Если переговоры не помогли, у работника остаётся только один вариант — обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда:

  1. Написать заявление. В тексте письма нужно расписать, на какой почве возник конфликт, какие ваши права были нарушены, почему работодатель отказался подписывать заявление. Учтите, что «анонимки» рассматривать никто не будет, поэтому свои Ф. И. О. и другие данные указать придётся. Переживать на этот счёт не стоит, ведь инспектор в любом случае не имеет права рассказать вашему директору, кто именно написал жалобу: по ст. 358 ТК РФ он обязан обеспечить конфиденциальность источника информации.
  2. Заявление можно отдать проверяющему лично в руки либо же отправить по почте заказным письмом.
  3. В зависимости от загруженности инспекторов и сложности ситуации, на рассмотрение может понадобиться до 1 месяца. Но обычно это происходит быстрее, за 10–14 дней.
  4. Если законность действий работодателя вызвала подозрения, в скором времени на предприятие прибудет специальная комиссия. Проверять будут все: как ведётся график отпусков (и ведётся ли вообще), есть ли в архиве соответствующие приказы, кому и почему отказали.
  5. В случае если факт нарушений будет доказан, начальству придётся ответить по ст. 5.27 КоАП РФ. А это, помимо штрафа, означает и требование немедленно отправить в отпуск всех сотрудников, которые имеют на него право.
Образец жалобы в трудовую инспекцию

В заявлении нужно перечислить все нормы трудового законодательства, которые были нарушены работодателем

Но как быть, если инспектор не соглашается рассмотреть вашу жалобу? В этом случае можно обжаловать отказ в Федеральной службе по труду и занятости либо перейти к более радикальным действиям, обратившись в прокуратуру и суд. Вы сможете получить все отпускные дни и денежные компенсации в полном объёме, хотя хорошие отношения с работодателем после судебных разбирательств сохранить вряд ли удастся.

Порядок и сроки хранения заявлений на отпуск

Правила хранения кадровой документации, в том числе заявлений сотрудников на отпуск, регулируются:

Все документы, которые подшиваются в личные дела сотрудников, должны храниться в течение 75 лет. К ним относятся заявления на отпуск:

  • за свой счёт (без содержания);
  • по уходу за ребёнком;
  • написанные сотрудниками, работающими в тяжёлых, вредных или опасных условиях.

Заявления на ежегодный оплачиваемый, дополнительный либо учебный отпуск остаются в архиве предприятия всего лишь 5 лет. Обычно они хранятся в папках-скоросшивателях по годам.

Как видите, в вопросах, связанных с отдыхом, закон в первую очередь защищает интересы работника. Но даже если вам неожиданно понадобился отпуск, не предусмотренный графиком, в большинстве случаев даже с самым строгим руководителем можно договориться и найти вариант, который устроит всех.